continued from previous page

Optimalisasi Penerapan TI: Tanggung Jawab Siapa?

Saya sangat tertarik dengan majalah eBizzAsia yang sangat fokus membicarakan masalah TI dan eBusiness. Namun saya memiliki beberapa pertanyaan, semoga tidak keberatan menjawabnya. Perusahaan kami memang telah menerapkan teknologi informasi, namun saya merasa masih belum optimal, karena masih banyak aspek yang belum terdukung oleh keberadaan perangkat TI tersebut. Pertimbangan apa saja yang mesti kami lakukan untuk benar-benar secara penuh kami bisa meningkatkan bisnis kami melalui penerapan TI? Apakah penggunaan komputer, pada saat yang sama, telah mampu mendukung keberhasilan? Apakah persoalan TI hanya semata-mata persoalan orang-orang EDP? Bagaimana kami harus melihatnya kembali agar penerapan TI bisa lebih memberi manfaat yang optimal?
Kaka Siswoyo, Manager IT, Jakarta

Banyak cara untuk dapat mengetahui dan membuktikan klaim anda sehubungan dengan belum optimalnya penggunaan teknologi informasi di dalam sebuah perusahaan. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan perbandingan dengan perusahaan sejenis (benchmarking) atau belajar dari perusahaan yang dianggap sebagai terbaik dalam menerapkan teknologi informasi pada industri serupa (best practices). Saran saya adalah anda mulai menentukan sebuah konsep pengukuran kinerja teknologi informasi yang dapat menjadi panduan/patokan dalam menentukan apakah dari hari ke hari terjadi peningkatan dalam optimalisasi penggunaan teknologi informasi di berbagai proses dan fungsi terkait dengan bisnis perusahaan anda. Misalnya adalah dengan menggunakan konsep semacam IT Balanced-Scorecard atau IS Maturity Model (seperti COBIT = Control Objectives for Information and Related Technology). Karena ada pepatah mengatakan “something that cannot be measured, cannot be controlled”, dan “something that cannot be controlled, cannot be managed”. Anda harus memiliki ukuran untuk mengukur kinerja teknologi informasi.

Agar penerapan teknologi informasi di perusahaan anda dapat berhasil, dalam arti kata penggunaan komputer dan aplikasinya dapat mendukung keberhasilan usaha, anda harus dapat menemukan konteks yang tepat di dalam mengkaitkan berbagai inisiatif proyek pengembangan dan implementasi teknologi informasi dengan obyektif bisnis perusahaan (yang merupakan ukuran dari penurunan visi dan misi perusahaan).

Hal ini perlu dilakukan karena banyak sekali perusahaan di Indonesia yang gagal dalam menerapkan teknologi informasi karena penerapannya hanya didasarkan oleh sikap latah atau mengikuti trend semata (me too strategy). Perlu diingat bahwa setiap perusahaan adalah unik (tidak ada perusahaan yang identik, walaupun dalam bisnis dan industri sejenis), sehingga kebutuhannya akan teknologi informasi pasti berbeda-beda, dan bergantung pada strategi bisnis yang diterapkan.

Persoalan teknologi informasi bukan hanya merupakan orang-orang EDP (jika hal ini terjadi, berarti kita mundur 40 tahun ke belakang) tetapi merupakan persoalan segenap SDM perusahaan, dari manajemen puncak sampai dengan level staf. Alasannya adalah karena “informasi” telah menjadi sebuah faktor produksi penting yang bersifat krusial bagi perusahaan, sehingga merupakan sebuah entiti yang bernilai strategis – sebagaimana layaknya fungsi darah di dalam tubuh manusia yang mendistribusikan oksigen ke seluruh tubuh (teknologi informasi bertugas mendistribusikan knowledge ke seluruh entiti perusahaan yang membutuhkan).

Agar manfaat optimal dapat diperoleh oleh perusahaan anda, ada baiknya segenap manajemen kunci perusahaan berkumpul untuk meredefinisikan kembali fungsi dan peranan strategis teknologi informasi bagi perusahaan, tentu saja setelah mereka yang bersangkutan memahami berbagai fenomena baru di dalam dunia bisnis akibat kehadiran teknologi informasi.•

Penerapan TI, Meningkatkan Daya Saing

Pak Eko, saya ingin bertanya kepada Bapak berkenaan dengan masalah eBusiness. Dalam penerapan CRM, kabarnya sebagian besar perusahaan mengalami kegagalan. Bagaimana melihat masalah ini secara lebih proporsional? Apakah benar yang justru harus menjadi perhatian kita adalah bagaimana menyesuaikannya dengan tingkat kebutuhan kita? Benarkah memang kita harus masuk ke dalam penerapan eBusiness kalau kita akan berhasil dalam menghadapi persaingan bisnis ke depan? Bisa dijelaskan lebih rinci mengenai hal tersebut.
Nana H, Marketing Manager, Jakarta

Di negara berkembang seperti Indonesia, setiap penerapan berbagai inisiatif konsep teknologi informasi – seperti Customer Relationship Management – harus selalu diiringi dengan program change management atau manajemen perubahan. Kebanyakan kegagalan dalam penerapan CRM terjadi karena manajemen perusahaan hanya menekankan pada aspek teknologinya semata, tanpa menyadari pentingnya mengelola perubahan itu sendiri yang berfokus pada aspek sumber daya manusia. Dalam menerapkan konsep CRM, terlihat adanya dua pihak yang akan berinterksi secara intensif melalui pemanfaatan aplikasi teknologi informasi, yaitu pihak perusahaan - yang diwakili oleh sejumlah representatives seperti customer service, help desk, salesman, dan lain sebagainya - dengan pihak pelanggan atau konsumen itu sendiri. Hubungan yang secara tradisional selalu dilakukan melalui mekanisme pertemuan fisik tersebut (face-to-face) akan diubah menjadi sebuah mekanisme berbasis teknologi informasi. Tentu saja perubahan “budaya berinteraksi” ini merupakan hal yang baru bagi kedua belah pihak, sehingga proses perubahan harus dikelola secara baik agar hasilnya efektif. Peribahasa yang kerap saya pergunakan sebagai pedoman dalam berbagai usaha manajemen untuk membiasakan mereka dalam menggunakan berbagai teknologi baru adalah “tak kenal maka tak sayang” dan “ala bisa karena biasa”.

Memang benar, bahwa teknologi informasi yang dikembangkan harus sesuai dengan tingkat kebutuhan perusahaan agar penerapannya tidak kehilangan konteks (adanya hubungan yang jelas antara pengembangan teknologi informasi dengan strategi pencapaian visi dan misi perusahaan). Di satu titik ekstrim, perusahaan menerapkan CRM karena alasan survival yang dipacu karena tingginya persaingan di era globalisasi, sementara di titik ekstrim yang lain, perusahaan berusaha untuk menerapkan CRM karena manajemen melihat sejumlah peluang bisnis baru yang ada. Oleh karena itulah sebelum memutuskan untuk memilih teknologi mana yang sesuai, perusahaan harus melakukan proses analisa kebutuhan (requirements analysis) terlebih dahulu. Adalah merupakan suatu keharusan bagi perusahaan untuk memiliki sebuah masterplan perencanaan dan pengembangan teknologi informasinya yang didasarkan pada dokumen business plan atau strategi perencanaan dan pengembangan bisnis korporat.

Telah menjadi bukti bahwa perusahaan yang berhasil menjadi besar dan sukses di era globalisasi dunia ini adalah mereka yang berhasil mengawinkan konsep manajemen konvensional yang berbasis sumber daya fisik dengan paradigma perusahaan di era ekonomi digital yang berbasis informasi. Dengan kata lain, informasi telah menjadi faktor produksi penting kelima disamping sumber daya 4M yang telah kita kenal (men, money, machines/methods, dan materials). Dengan kata lain, penerapan konsep e-business yang pada dasarnya merupakan suatu inisiatif memanfaatkan teknologi internet sebagai medium dan sarana efektif dalam berbagai usaha melakukan proses pertukaran barang dan/atau jasa antara berbagai perusahaan menjadi hal yang krusial (jika perusahaan ingin tetap dapat memiliki daya saing di dalam arena kompetisi yang semakin marak dan kompleks).•

Go back to previous page