continued from previous page

Bagaimana Menentukan Mitra Outsourcing?

Saya sering membaca rubrik Tanya-Jawab yang Bapak asuh di majalah eBizzAsia. Saya ingin mengajukan beberapa pertanyaan. Bagaimana mendorong atasan mau melakukan outsourcing, karena yang akan di outsourcing merupakan mission critical application di perusahaan kami? Bagaimana menentukan mitra outsourcing yang tepat?

Marwan Ekaputra
Development Manager, Denpasar

Ada baiknya terlebih dahulu dipahami asal mula atau sejarah diperkenalkannya konsep outsourcing dalam dunia bisnis dan alasan mengapa pendekatan tersebut telah menjadi salah satu tren yang menggejala di berbagai perusahaan. Konsep outsourcing lahir sebagai salah satu konsekuensi logis dari terjadinya persaingan yang ketat di era globalisasi. Adapun pemikiran tersebut berakar pada kenyataan dan pertimbangan sebagai berikut:

• Perusahaan dapat bersaing dengan baik kalau menghasilkan produk atau jasa yang unggul (berkualitas tinggi), sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan konsumen.
• Perusahaan dapat menghasilkan produk atau jasa yang unggul jika yang bersangkutan memokuskan diri pada proses penciptaan produk atau jasa yang sesuai dengan ’core business’-nya, dimana ’core business’ tersebut memiliki keterkaitan erat dengan kemampuan utama perusahaan atau ’core competence’ (atau dapat juga dibalik, bahwa ’core competence’ yang dimiliki akan menentukan pemilihan dan pengembangan ’core business’ perusahaan).
• Karena ‘core competence’ berada di dalam wilayah ‘core business’ (proses-proses terkait dengan bisnis inti) dan biasanya bukan berada di domain ‘non core business’ (bisnis sampingan atau aktivitas penunjang), maka perusahaan dipastikan akan memiliki keunggulan kompetitif dalam menciptakan produk atau jasanya.
• Sementara untuk sejumlah proses-proses yang berada dalam wilayah ’non core business’, umumnya perusahaan tidak atau kurang dapat melaksanakannya dengan cukup efisien dan efektif.
• Pekerjaan ‘non core business’ ini kemungkinan besar dapat dilaksanakan dengan efisiensi dan efektivitas yang optimal apabila dikerjakan oleh perusahaan yang ’core business’-nya dan demikian pula ’core competence’-nya memang berada disitu.
• Oleh karena itu, mungkin lebih baik kalau pekerjaan ‘non core business’ tadi, diserahkan saja pada perusahaan dengan ’core competence’ yang sesuai; dengan demikian, di samping perusahaan dapat berfokus pada ’core business’ sendiri, akan memperoleh jasa penunjang yang lebih efektif dan efisien.

Disinilah timbul ide yang kemudian berkembang menjadi model yang banyak dilakukan oleh perusahaan dalam menerapkan outsourcing, yaitu menyerahkan pekerjaan yang dahulu dilakukan sendiri kepada perusahaan lain.

Dari keterangan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa adalah merupakan suatu risiko besar (atau riskan) jika yang di-outsource adalah sesuatu yang berkaitan erat dengan ’core business’. Namun, jika yang di-outsource adalah ’non core business’, seharusnya seorang atasan atau pimpinan dapat dengan mudah mempertimbangkan dan memutuskan untuk melakukannya tanpa ragu-ragu.

Sekilas terkesan, jika aspek yang ingin dikaji adalah bersifat ’mission critical’ – yang secara definitif terkait erat dengan ’core business’ – maka memang sebaiknya outsourcing tidak dilakukan (kecuali jika perusahaan outsource yang ada memang akan dijadikan mitra bisnis strategis dan tidak memiliki hubungan erat dengan para pesaing langsung). Suatu proses dikatakan berada di dalam domain ’core business’ jika memenuhi minimum satu dari 3 (tiga) kriteria, yaitu:

1. Proses yang ada terkait langsung dengan aktivitas penciptaan produk atau jasa;
2. Perusahaan akan terancam eksistensi atau kemampuan berproduksinya jika proses terkait terganggu; dan
3. Pelanggan atau kustomer “is willing to pay” (bersedia membayar, dalam arti kata “value for money”) kepada perusahaan untuk melakukan proses tersebut.

Hasil riset memperlihatkan kecenderungan perusahaan menentukan mitra outsourcing melalui cara sebagai berikut:
• Melalui riset sendiri (in-house research) – 49,4%
• Melalui jaringan profesional (professional networks) – 27,3%
• Melalui perusahaan konsultan (consulting firms) – 6,5%
• Melalui asosiasi dagang (trade association) – 5,2%
• Melalui konferensi (conference) – 4,0%
• Melalui artikel jurnal dagang (trade journal articles) – 2,7%
• Melalui iklan rekanan (vendor advertising) – 1,5%

Terlihat bahwa lebih dari 75% cara yang paling efektif dalam memilih mitra outsource adalah melalui riset sendiri atau memanfaatkan jaringan profesional. Hal utama yang perlu dikaji adalah ’track record’ dari perusahaan terkait. Kunci agar perusahaan tidak dirugikan adalah terletak pada kontrak outsource, terutama yang berkaitan dengan permasalahan ’service level’ dan penalti (seandainya terjadi pelanggaran hukum maupun etika).

Berikut adalah kriteria yang biasa diperhatikan oleh pihak perusahaan dalam menilai kinerja produk atau jasa dari perusahaan yang menawarkan jasa outsource (menurut hasil riset sebuah lembaga internasional):

• Harga atau biaya yang ditawarkan (price of services) – 31,3%
• Kemampuan untuk melayani pelanggan (customer service capability) – 14,7%
• Stabilitas keuangannya (financial stability) – 12,4%
• Kesamaan dengan budaya dan filosofi perusahaan (compatibility with company culture and philosophy) – 9,2%
• Kreativitas untuk memecahkan masalah (problem solving creativity) – 9,0%
• Reputasi secara umum (general reputation) – 8,2%
• Sistim informasi dan kemampuan teknologi yang dimiliki (information systems and technology capability) – 6,0%
• Aset yang dimiliki (owns assets) – 2,7%
• Cakupan internasionalnya (international scope) – 1,7%
• Reputasi untuk melakukan perbaikan secara terus menerus (reputation for continuous improvement) – 1,2%
• Besarnya perusahaan (size) – 1,0%
• Kebijakan SDMnya (human resources policy) – 1,0%
• Pengalaman hubungan dengan perusahaan (prior relationship with company) – 0,5%•

Cara Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Kami merupakan perusahaan menengah yang tertarik untuk menerapkan e-Business. Selama ini kami telah menggunakan komputer dan internet, tetapi sebatas kegiatan administrasi kantor. Apa saja yang seharusnya kami terapkan, sehingga sistem TI kami dapat meningkatkan daya saing dan kapabilitas perusahaan kami? Apakah harus menerapkan suatu aplikasi tertentu?

Anjas Wiguna
Manajer Operasi, Semarang.

Secara teori, ada lima tahapan bagaimana secara evolusioner komputer dan internet dapat dimanfaatkan perusahaan untuk meningkatkan daya saingnya, masing-masing, yakni sebagai berikut:

1. Tahap pertama adalah suatu kondisi dimana keberadaan komputer dan internet dapat membantu perusahaan dalam usahanya untuk mengurangi sejumlah biaya operasional (overhead) sehari-hari. Pada kondisi ini, biasanya, komputer dan internet digunakan untuk memperbaiki kinerja beragam aktivitas administratif (back office). Contoh aplikasinya adalah: e-mail untuk menggantikan kurir, homepage untuk menggantikan brosur, chatting untuk menggantikan telepon interlokal, dan lain sebagainya.

2. Tahap kedua adalah suatu kondisi dimana keberadaan komputer dan internet dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan “leverage” dari investasinya – dalam arti kata dapat meningkatkan sejumlah rasio kinerja yang berkaitan dengan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dan digunakan oleh perusahaan. Contoh aplikasinya adalah: software ERP untuk meningkatkan efisiensi proses manufaktur. Software intranet untuk mempercepat dan mempermurah proses koordinasi dan komunikasi. Software SCM untuk mempercepat proses pengadaan barang. Software untuk melakukan proses optimalisasi terhadap berbagai model bisnis, dan lain sebagainya.

3. Tahap ketiga adalah suatu kondisi dimana keberadaan komputer dan internet dapat membantu perusahaan secara langsung maupun tidak langsung dalam usahanya untuk memperbaiki kualitas produk dan/atau jasa (pelayanan) yang ditawarkan kepada pelanggan. Contoh aplikasinya adalah: software CRM (Customer Relationship Management) untuk meningkatkan kualitas relasi dengan pelanggan agar yang bersangkutan merasa puas dan loyal kepada perusahaan. Software corporate portal untuk sarana marketing langsung kepada pelanggan (direct marketing). Software e-commerce agar pelanggan dapat melakukan transaksi jual beli melalui internet, dan lain sebagainya.

4. Tahap keempat adalah suatu kondisi dimana keberadaan komputer dan internet dapat membantu para pimpinan perusahaan dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Contoh aplikasinya adalah: software DSS (Decision Support System) yang akan memberikan rekomendasi kepada manajemen perusahaan mengenai keputusan seperti apa yang sebaiknya dipilih. Software BI (Business Intelligence) yang akan membantu manajemen dalam melakukan segmentasi pasar dan pelanggan berdasarkan hasil analisa terhadap data dan informasi yang dimiliki. Software Financial Advisor yang akan membantu manajemen dalam mengelola keuangan perusahaan, dan lain sebagainya.

5. Tahap kelima adalah suatu kondisi dimana keberadaan komputer dan internet telah dapat “menyatukan” komunitas pelanggan dengan perusahaan melalui pemanfaatan berbagai kanal akses. Dalam tahapan tertinggi ini, pelanggan secara tidak langsung telah dilibatkan dalam proses produksi (pelanggan menjadi bagian dari perusahaan) melalui berbagai jalur interaksi efektif yang tersedia. Contoh aplikasinya adalah: teknologi web-TV yang memungkinkan pelanggan berinteraksi dengan entiti perusahaan dari rumah, teknologi mobile computing yang memberi keleluasaan kepada pelanggan untuk bertransaksi jual beli melalui alat-alat semacam handphone dan PDA (Personal Digital Assistant). Begitu juga, teknologi home banking yang memberi kemudahan bagi setiap orang untuk melakukan kegiatan keuangannya dari rumah, dan lain sebagainya.

Di negara berkembang seperti Indonesia, memang yang kerap terjadi adalah sebuah evolusi tahap pengembangan komputer dan internet dari tingkat yang paling bawah, dimana teknologi informasi masih digunakan sebagai sarana penunjang proses administrasi belaka dengan obyektif tunggal yaitu menurunkan biaya operasional.

Namun, secara perlahan-lahan tapi pasti, pimpinan perusahaan harus memiliki visi dan keberanian untuk mulai menggunakan komputer dan internet untuk keperluan yang jauh lebih strategis, yaitu meningkatkan pendapatan perusahaan (revenue) melalui sejumlah peluang yang diciptakan.

Meningkatkan profitabilitas usaha dengan cara menekan biaya pasti ada batasnya. Sedangk meningkatkan profitabilitas usaha melalui peningkatan sumber pendapatan tidak ada batasnya (the sky is the limit), sehingga e-Business harus dapat benar-benar dimanfaatkan untuk keperluan tersebut.•

Go back to previous page