Yang Perlu Diperhatikan di dalam e-Procurement

Terima kasih. Saya sangat tertarik dengan rubrik yang pak Eko asuh ini. Saya ingin bertanya. Dalam pengadaan barang, sekarang ini kan ada aplikasi yang disebut e-procurement, manfaat apa yang dapat diraih dengan menerapkannya? Hal apa yang sepatutnya diperhatikan dalam mengimplementasikan e-procurement ini?

Gugun Indrawan,
Operation Manager, Jawa Timur.

Manfaat dari penerapan konsep e-procurement bagi sebuah perusahaan sebenarnya tersirat dari sejumlah definisi dari “e-procurement”, seperti:
• “E-Procurement is a fully automated internet-based, self service application that streamlines the transactions between buyers and suppliers, and provides key information for strategic analysis’
• “E-Procurement is the automating the procurement to payment process between buyers and suppliers to buy or replenish materials and services by applying technologies and process improvements” (KPMG Consulting)
• “E-Procurement is the automation of procurement processes from the requisitioning, approval, purchasing, inventory management, receiving, and reconciling to bill payment process” (Verian Technologies)

Atau ringkasnya dapat disarikan sebagai “sebuah rangkaian proses transaksi secara elektronik (otomatis) yang terjadi antara pembeli dan penjual yang dilakukan melalui medium internet”.

Berdasarkan pengalaman dari beragam perusahaan yang telah menerapkan konsep ini, sejumlah manfaat langsung yang dapat dirasakan oleh perusahaan yang bersangkutan adalah:

• Pengurangan harga pembelian barang (5%-20%).
- Lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses.
- Pemasok baru lebih gampang diperoleh.
- Dengan demikian, mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
- Meluaskan jangkauan geografis.

• Pengurangan waktu proses pembelian (25%-30%).
- Mempercepat mencari sumber pembelian.
- Mempercepat waktu permintaan penawaran.
- Mempercepat waktu pengiriman penawaran.
- Mempercepat waktu evaluasi penawaran.
- Mempercepat waktu pengeluaran pesanan.
- Mempercepat waktu penindak lanjutan.
- Mempermudah pelacakan pesanan.

• Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran.
- Akibatnya adalah berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga.
- Mengurangi kesalahan atau ketidak cocokan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan.

• Pengurangan biaya administrasi.
- Mengurangi/menghilangkan pekerjaan manual dan pekerjaan kertas.
- Meningkatkan produktivitas pembeli.

• Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara optimal.
- Memperbaiki data pasar.
- Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan.

• Memperlancar komunikasi pembeli-penjual.
- Lebih cepat dan akurat.
- Persoalan yang mungkin timbul dapat cepat dideteksi dan diatasi.

• Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing)
- Komunikasi kebutuhan harian.
- Komunikasi pengiriman harian.
- Meminimalkan persediaan.
• Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management)
- Komunikasi informasi antar mata rantai secara transparan, waktu nyata.
- Komunikasi pengapalan, tagihan, pembayaran secara sinkron dan otomatis.
• Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual.
- Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat.
- Menunjang transparansi antara mitra.

Dengan demikian, sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa e-procurement memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
• e-procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas,
• e-procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian,
• strategi e-procurement yang efektif akan merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

Adapun hal yang perlu diperhatikan atau prasyarat dalam mengimplementasikan e-procurement antara lain adalah:
• Manajemen harus bersepakat untuk mendesain ulang rangkaian proses pembeliannya (process redesign) dari yang bersifat manual ke elektronik, dimana dalam perancangan rangkaian proses baru tersebut akan terjadi usaha eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi terhadap sejumlah proses lama.
• Adanya komitmen dari segenap pimpinan dan karyawan perusahaan untuk merubah budaya kerja (change management) akibat penerapan konsep e-procurement yang berbasis pada penggunaan teknologi informasi secara optimal ini, terutama dalam kaitannya dengan menjalin kemitraan strategis dengan para pemasok (suppliers).
• Disamping harus menguasai cara-cara menggunakan perangkat teknologi informasi (komputer, aplikasi, database, dsb.) dengan baik, SDM perusahaan yang terlibat dalam proses e-procurement harus memahami secara sungguh-sungguh kerangka perdagangan yang terjadi di dunia maya (cyber trading) atau internet beserta karakteristiknya.
• Tersedianya perangkat pendukung implementasi konsep e-procurement baik yang bersifat internal maupun eksternal, seperti misalnya: standarisasi kode barang, kerangka hukum yang berlaku, infrastruktur teknologi informasi yang memadai, sistem aplikasi dan database terpadu/terintegrasi, dan lain sebagainya.•

Perlunya Tim Implementasi dalam Menerapkan eBusiness

Saya bekerja di perusahaan minuman dan makanan, dan ingin menanyakan kepada Bapak mengenai, apakah penerapan SCM harus terlebih dahulu menerapkan ERP atau CRM? Atau sama sekali tidak selalu terkait dan harus mengikuti urutan seperti itu? Katanya ada juga perusahaan yang menerapkan SCM, sedang mereka belum menerapkan ERP secara komprehensif?

Wawan Hendarmawan, Product Manager, Jakarta.

Secara evolusi, penerapan SCM pada dasarnya tidak harus didahului dengan penerapan ERP terlebih dahulu, walaupun secara teori keduanya memiliki keterkaitan yang sangat erat. Perusahaan yang menerapkan SCM terlebih dahulu biasanya dihadapkan pada sejumlah permasalahan kritis terkait dengan aktivitas atau business process pemasokan sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk berproduksi (proses menghasilkan/menciptakan produk dan jasa). Yang dimaksud dengan sumber daya tersebut dapat berupa bahan mentah (raw materials), suku cadang (spare parts), bahan baku, produk jadi, alat-alat produksi, atau pun material penunjang aktivitas bisnis lainnya seperti peralatan kantor, kendaraan transportasi, sumber daya finansial, dan lain sebagainya. Dikatakan kritis karena tanpa dimiliki mekanisme yang efisien dan efektif di dalam proses pemasokan ini, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam bersaing dengan sejumlah kompetitor yang ada.

Berbeda dengan ERP yang sebagian besar business process-nya berada dalam domain internal perusahaan, pada SCM business process terkait berada pada teritori lintas batas perusahaan, yaitu antara perusahaan dengan para mitra pemasoknya (supplier). Sehingga untuk dapat merancang dan menerapkan konsep SCM secara efektif, keterlibatan dan komitmen para mitra bisnis tersebut sangat diperlukan. Jika SCM telah berhasil dibangun, memang sebagai konsekuensinya secara alami (natural) akan membawa perusahaan pada usahanya untuk menerapkan ERP demi peningkatan keunggulan kompetitifnya.•

back to previous page