Volume I Nomor 09 - Juli 2003
Anda diberi tanggung jawab mengelola Call Center di perusahaan Anda. Setelah berjalan sekian lama, Anda merasa Call Center yang Anda kelola berjalan dengan baik, dan Anda pun tidak pernah mengalami permasalahan yang berarti. Namun, suatu ketika pihak direksi menanyakan: “Pak X, bagaimana keadaan Call Center Anda?” Pertanyaan sederhana, namun rumit menjawabnya. >>
 
foto-foto:
Dahlan Rebo Paing
>> Ada laporan-laporan dari sistem telepon, sistem penjadwalan, sistem voice response dan perangkat teknologi lainnya. Ada pula statistik produktivitas, ukuran monitoring kualitas, laporan sales, survey kepuasan pelanggan dan seabrek-abrek daftar lainnya. Pembuatan laporan dengan volume menggunung ini mungkin telah menghabiskan begitu banyak waktu dan sumber daya Anda, bahkan seringkali tanpa tujuan yang jelas.

Jika tidak ada ukuran-ukuran yang jelas mengenai keefektifan Call Center dan keseluruhan misi perusahaan, percuma saja Anda repot-repot mengumpulkan dan menganalisis data Anda. Akhirnya? Anda pun bakal kesulitan menjawab pertanyaan sederhana tersebut. Karenanya, 3 cara efektif mengukur kinerja Call Center berikut ini sangat penting diperhatikan.

1. Menentukan Tujuan
Daripada Anda susah-susah mencoba menyusun dan memroses data-data yang menumpuk di database, di meja kerja, dan di filling cabinet, kenapa Anda tidak mencoba untuk lebih selektif? Fokuslah pada apa yang benar-benar penting untuk kebutuhan Anda, begitulah saran Gail Sprague, seorang pakar Call Center dari Vanguard Communications. Tetapkan sumber dan jenis data apa yang berdampak langsung pada kebutuhan dan sasaran bisnis perusahaan Anda. Apakah ingin menyediakan customer service yang lebih baik, memperbaiki proses dan work flow, atau meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya?

Gail menyarankan agar jumlah fokus pengukuran pun dibatasi. Fokuslah pada tiga sampai lima pengukuran yang sungguh-sungguh merefleksikan keberhasilan Call Center Anda. Misalnya, jika Call Center Anda bertujuan menghasilkan duit, mungkin Anda cukup memonitor abandon rate-nya, service level dan volume penjualan. Jika Anda mengelola help desk atau technical support, mungkin Anda lebih mementingkan masalah penyelesaian “done in one” dan kepuasan pelanggan. Setelah ukuran-ukuran diperoleh, tentukan mana yang penting untuk Call Center, tujuan bisnis dan customer Anda, ujar Gail.

Sasaran-sasaran yang Anda tentukan untuk Call Center Anda tentunya bertujuan utama memenuhi kepentingan bisnis dan operasional terpenting untuk perusahaan Anda. Namun, jangan lupa untuk meninjau masing-masing sasaran secara rinci – hal apa saja yang terlibat, hasil akhirnya seperti apa, dan sumber daya dan skill apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan itu – dan, pastikan tidak bentrok satu sama lainnya. Misalnya, jika tujuan bisnis utamanya adalah penghematan, mungkin Anda akan mementingkan handling time lebih pendek. Namun, jika kepuasan pelanggan juga tujuan utama, mungkin akan timbul konflik. Agen Call Center yang ditugasi menangani volume telepon yang tinggi jelas tidak punya waktu untuk membangun percakapan yang hangat dengan si penelepon, atau malah bisa jadi memutuskan begitu saja percakapan hanya untuk mengejar target AHT (average handling time).

Untuk menghindari hal ini, jangan melulu berpatokan pada pengukuran sebagai satu-satunya sasaran. Jadikan kebutuhan-kebutuhan bisnis dan operasional terpenting sebagai sasaran utama dan gunakan ukuran-ukuran sebagai panduan untuk mencapainya.

2. Bagaimana Cara Mengukurnya?
Setelah Anda menentukan ukuran-ukuran terpenting yang sesuai tujuan bisnis dan misi perusahaan Anda, langkah berikutnya bagaimana Anda mengukurnya? Menurut Gail, Anda tidak bisa bergantung pada standar industri, karena memang standar industrinya tidak ada. Mengacu pada survei statistik? Ini pun kurang tepat, karena setiap Call Center berbeda, dengan tujuan dan sasaran berdasarkan pengalaman dan ekspektasi yang berbeda pula.

Namun, lanjut Gail, mengetahui apa yang dilakukan Call Center pesaing juga berguna, seperti apa saja yang berhasil atau gagal mereka terapkan, serta pelajaran-pelajaran apa yang mereka peroleh. Beberapa studi benchmarking tersedia untuk membantu Anda mengetahui apa yang diukur Call Center lain dan bagaimana mereka melakukannya. Namun, perhatikan hal-hal yang hanya benar-benar berhubungan dengan tujuan bisnis Anda, saran Gail.

Selain itu, kunci pengukuran yang baik adalah konsistensi. Review kembali kebijakan dan prosedur bisnis untuk memandu penanganan contact, proses dan pengukuran-pengukuran yang terkait, guna memastikan bahwa semua pihak bekerja dengan cara yang sama. Jadi, prosedur call handling yang baku sangat penting. Bagaimana Anda mengukur sama pentingnya dengan apa yang Anda ukur. Ukurlah dengan cara standar, dan pertahankan konsistensi di seluruh proses dan prosedur.

Untuk setiap pengukuran yang telah Anda pilih, tentukan dengan jelas data yang akan dikumpulkan. Periksa keakuratan sumber. Pastikan bahwa prosedur-prosedur baku terlaksana dengan baik untuk memastikan bahwa pengukuran tersebut merefleksikan kinerja sesungguhnya. Jika data itu berasal dari sistem (misalnya: ACD, IVR, CIS, dsb.), maka Anda perlu bekerjasama dengan tim technology support untuk memahami data dari sistem ini, dan memastikan bahwa data tersebut mencerminkan pengukuran yang Anda butuhkan. Ingat, bad data in, bad data out, begitu tandas Gail.

3. Pelaksanaan pengukuran
Pengukuran itu sendiri bukanlah sebuah tujuan, namun lebih merupakan indikasi mengenai bagaimana jalannya usaha Anda. Dengan menganalisis pengukuran yang mencerminkan tujuan bisnis perusahaan Anda secara hati-hati, Anda bisa mengetahui banyak mengenai bagaimana jalannya Call Center Anda.
Ketika pengukuran dimulai, data pun mulai mengalir masuk. Agar Anda tidak kesulitan, susunlah data ke dalam format yang mudah dipahami dan digunakan. Bentuk-bentuk seperti grafik batang, pie chart, dan matriks pembanding lebih mudah dipahami dan diolah dibandingkan system-generated report yang standar.

Selain ukuran-ukuran akurat dan tepat untuk kondisi Call Center Anda, Anda juga membutuhkan benchmark dan target. Masing-masing chart dan grafik harus merefleksikan target jangka panjang Call Center Anda. Dan, jika Anda memiliki data benchmark yang bagus, bandingkan seberapa baikkah kinerja Call Center Anda terhadap benchmark ini.

Jika hasil pengukuran sudah diperoleh, komunikasikan hasilnya, ujar Gail. Pengukuran digunakan oleh berbagai pihak untuk kepentingan yang berbeda-beda, jadi komunikasikan dengan jelas tujuan-tujuan dan pengukuran-pengukuran ke seluruh tim Anda.

Karena pengukuran-pengukuran dan tujuan-tujuan yang terkait dengannya memiliki dampak yang luas, jangan simpan hasilnya untuk Anda sendiri. Setiap pihak di Call Center perlu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, dan bagaimana upaya mereka memberikan kontribusi pada keberhasilan Call Center. Intinya, sampaikan pesan bahwa semua pihak bertanggung jawab untuk mencapai sasaran bisnis tertinggi yang terefleksikan di dalam hasil pengukuran.

Para karyawan di bagian lain pun perlu mengetahui apa yang terjadi di Call Center. Apakah marketing plan bekerja efektif dan banyak telepon masuk dari konsumen? Apakah ada tanggapan mengenai produk baru yang diluncurkan? Orang-orang marketing, product development dan bagian-bagian lainnya akan lebih memahami Call Center secara lebih baik dan kerjasamanya pun akan lebih erat.

Action Plan
Kadang-kadang, hasil pengukuran tidak memenuhi sasaran yang telah ditentukan. Inilah saat yang tepat untuk mereview lingkungan, proses dan prosedur Call Center Anda, serta mengembangkan action plan untuk memenuhi tujuan Anda. Misalnya, katakanlah seorang manajer Call Center mencatat total waktu transaksi dan jumlahnya melebihi target. Analisis proses adalah langkah logis berikutnya untuk menciptakan pola kerja yang lebih efisien.

Setelah proses ditentukan, technology assessment adalah langkah berikutnya, saran Gail. Otomatisasi membuat target total waktu transaksi lebih realistis. Sebuah planning yang dibuat berdasarkan analisis pengukuran dapat membantu Anda mengerjakannya lebih baik, lebih pintar dan lebih cepat.

Ada kalanya target tidak bisa dipenuhi – misalnya karena tidak realistis, staf kurang, atau muncul hambatan-hambatan lainnya. Jadi penting untuk meninjau ulang dan memperbaiki ukurannya dulu, bukannya memaksakan terus beroperasi padahal target tidak akan terpenuhi dengan kondisi demikian.

Dengan mengerjakan langkah-langkah di atas, paling tidak menurut Gail, Anda bisa menjawab pertanyaan seperti tersebut di awal artikel ini dengan tepat. Jelaskan mengenai pengukuran yang Anda lakukan, bagaimana memperhitungkannya dan bagaimana kaitannya dengan tujuan bisnis perusahaan. Jelaskan kepada mereka siapa yang memanfaatkan ukuran-ukuran ini, serta bagaimana dan apa action plan yang diambil ketika target tidak terpenuhi. Lebih penting lagi, Anda bisa memperlihatkan progress Call Center Anda dari waktu ke waktu. Inilah karakteristik manajemen Call Center yang baik, dan mungkin akan terdengar indah di telinga direksi perusahaan Anda, tutup Gail.

(Disarikan dari “Three Steps for Creating Effective Call Center Measures and Reports”, oleh Gail Sprague, Vanguard Communications.)

© 2003 eBizzAsia. All rights reserved