“Masa depan itu sekarang” tutur sejumlah pakar teknologi informasi (TI) dan manajemen pada akhir abad lalu. Revolusi di bidang TI telah mengubah lanskap bisnis secara drastis. Menurut Profesor Eli Snir, perubahan kemampuan mentransmisikan secara instan yang berkelanjutan dari TI telah mengubah lingkungan komunikasi.

Peningkatan kecepatan pemrosesan memungkinkan analisis dilakukan terhadap data. Ini terkait dengan hukum Moore, yang menyebutkan kemampuan penyimpanan data dalam chip komputer yang akan berlipat dua dalam setiap delapanbelas bulan.

Kemajuan TI yang berkonvergensi dengan teknologi komunikasi merupakan pemicu utama munculnya beragam fenomena baru dalam bisnis. Kini, sulit membedakan Amazon.com sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dalam bisnis eceran atau toko buku. Kenapa? Karena Amazon.com tidak memiliki toko dan gudang secara fisik, dan sebenarnya juga hanya memiliki sedikit sekali daftar inventori.

Yang sebenarnya dimiliki adalah informasi dalam jumlah sangat besar, terutama menyangkut profil pelanggan dan apa saja yang telah dibeli oleh mereka. Amazon.com dengan cerdik mengolah informasi tesebut daripada sekedar menyimpannya di gudang yang pengap dan berdebu. Informasi yang diolah digunakan untuk meyakinkan pelanggannya yang telah memiliki pengalaman berbelanja online. Secara proaktif Amazon.com merekomendasikan buku ke pelanggannya berdasarkan informasi pembelian sebelumnya. Ini diperoleh dari profil pelanggan sehingga dapat melihat tren belanjanya.

Bisa dikatakan, Amazon.com merupakan usaha yang bisnis intinya adalah informasi. Keuntungan kompetitif utamanya berasal dari kecanggihan sistem informasi yang diimplementasikannya. Perusahaan ini secara dramatis mengubah lanskap bisnis karena pemahamannya mengenai basisdata, sistem operasional, dan situs yang menyatukannya dengan pelanggan, pemasok dan mitrabisnis.

Cara yang sama digunakan juga oleh sejumlah perusahaan “tradisional” untuk memperoleh keuntungan kompetitif dari pengolahan informasi yang dimilikinya. Wal-Mart, salah satu raksasa bisnis eceran, mengumpulkan informasi penjualan dari tiap outlet-nya berdasarkan jadwal harian. Informasi itu dikonsolidasikan ke dalam datawarehouse, dan disediakan bagi pemasoknya. Berdasarkan informasi itu, pemasok secara proaktif menyetok ulang (restock) barang-barang yang akan dijual. Wal-Mart telah menemukan aturan baru manajemen pengadaan (procurement management). Hasilnya, pengurangan biaya sekaligus peningkatan efisiensi. Ini membuatnya bisa menawarkan barang dengan harga lebih murah setiap hari.

Perusahaan-perusahaan yang berhasil membangun supply chain dapat melakukan lompatan ke depan dibanding kompetitornya, yang tidak melihat secara optimis proses pengadaan logistik, mulai dari suplai material hingga pengirimannya ke pelanggan. Dwight Klappich, peneliti dari META Group, mengungkapkan bahwa kecepatan merupakan salah satu dari empat persoalan strategis dalam revolusi SCM. Efek dari kecepatan yang paling utama adalah memotong rentang waktu dari sekedar gagasan yang hadir di kepala hingga kehadiran produk secara fisik di pasar. Kecepatan saja tidak cukup, karena kekuatan informasi terletak pada adanya konsistensi dari kebijakan yang bagus dan kecepatan dalam memutuskan sebuah kebijakan.

Tidak heran bila semua perusahaan besar di dunia telah menerapkan eSCM (electronic supply chain management) jauh sebelum pergantian abad lalu. Kecenderungan yang terjadi, termasuk di Indonesia, penerapannya bermula dari perusahaan-perusahaan besar. Perusahaan semacam ini memiliki banyak pemasok yang mungkin saja tersebar secara geografis. Namun dengan memanfaatkan ICT (information and communication technology), persoalan geografis dan perbedaan waktu tidak menjadi isu besar.

Di Indonesia, perusahaan besar sekelas Toyota Astra Motor, Federal Motor, Indofood telah menerapkan eSCM. Pada dasarnya, eSCM mengintegrasikan mulai dari pengiriman order dan prosesnya, pengadaan bahan mentah, order tracking, penyebaran informasi, perencanaan kolaboratif, pengukuran kinerja, pelayanan purna jual, dan pengembangan produk baru. eSCM juga mengintegrasikan perusahaan secara virtual dengan para vendor, pelanggan dan mitra bisnisnya.

Itu tidak berati perusahaan lain yang berada di bawahnya tidak meminati eSCM. Willy Sidharta dari Aqua mengungkapkan bahwa implementasi eSCM secara penuh akan meningkatkan layanan ke pelanggan. Namun, menurutnya, ini membutuhkan bukan hanya disiplin dalam prosedur dan data collection, tetapi juga sikap proaktif pihak-pihak yang nantinya akan terintegrasi di dalamnya. Apalagi mengingat bahwa Aqua harus mengintegrasikan tiga belas pabrik dan puluhan distribution center di seluruh Indonesia. Ini belum lagi berbicara mengenai jumlah vendor bahan baku dan bahan kemasan, pelanggan yang berupa distributor besar, dan mitra bisnis lainnya.

Sedemikian luasnya eSCM, membuat banyak perusahaan sangat hati-hati dalam mengimplementasikan eSCM. eSCM fokus pada pengelolaan arus informasi, bahan baku, dan dana sepanjang matarantai suplai. Arus tersebut mencerminkan core processes dari sebuah perusahaan yang mengimplementasikannya. Untuk bisa mengelola arus tersebut secara efektif diperlukan lingkungan akan kepercayaan dan kerja sama antara perusahaan dengan mitra bisnisnya.

eSCM juga menyangkut investasi yang tidak sedikit jumlahnya sehingga menurut Yulnofrins Napilus, ICT Manager Frisian Flag Indonesia, harus berhati-hati agar, “Total Cost of Ownership-nya jangan sampai membengkak sehingga tidak efisien,” ungkapnya.

Karena itu, sejak awal ia melihat perlunya pembenahan atas backbone komunikasi dan pengimplementasian ERP (enterprise resource planning). “Pendekatannya berawal dari ERP, karena eSCM berada setelah itu diimplementasikan,” paparnya gamblang. Pa–ling tidak, eSCM dan ERP dibangun secara paralel dengan menggunakan ERP sebagai basisnya.

Untuk bisa mengimplementasikannya, diperlukan identifikasi atas orientasi bisnis perusahaan ke depan. Ini akan memudahkan perencanaan atas business process yang hendak dibangun, dan harus diterjemahkan ke dalam perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang. Tanpa itu, di matanya, akan sulit merealisasikan semuanya. Yang juga menjadi perhatiannya adalah diperlukan komitmen manajemen puncak yang kuat agar bisa mendorong terwujudnya proses tersebut.

Pihaknya kini berada dalam transisi ke pengimplementasian ERP dan eSCM secara pararel. “Kalau tidak ada aral melintang, per Januari 2004 nanti implementasi eSCM sudah berjalan,” katanya. Hanya saja, ERP direncanakan dalam skala regional, sementara SCM berskala nasional.

Selama ini, diakuinya perusahaannya telah mengimplementasikan Prism. Prism mungkin dapat dikategorikan sebagai Enterprise Management Solution (EMS), yang nyaris sudah tidak mungkin lagi untuk dikembangkan di masa datang. “Kami tidak mengimplementasikan MRP, namun hanya penjadualan produksi yang sebagian dikerjakan secara otomatis,” paparnya.

Penjadualan produksi memanfaatkan Prism. Setiap jadual produksi yang diproses akan mendebet secara otomatis persediaan stok bahan baku. Ini memudahkan bagian pengadaan dalam memonitornya. Tapi karena pendekatannya tidak melalui konsep MRP, melainkan dicek langsung oleh user ke sistem, baru kemudian user dari bagian pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya harus dilakukan. Purchasing order pun mempergunakan Prism.

Untuk keperluan logistics hingga transportation cost, ditambahkan submodul tersendiri ke dalam Prism. Untuk mendapatkan pelaporan dan submodul lainnya, maka semua data harus ditransportasikan ke aplikasi keuangan yang ada. “Eksekusinya pun harus dengan intervensi manual,” ungkapnya. Untuk mengompilasikan laporan dan sejumlah simulasi yang dianggap penting, seperti manajemen akuntansi, harus didownload ke spreadsheet. Sistem yang ada saat ini cenderung untuk melakukan pencatatan dibandingkan proses pengolahan yang lebih kompleks.

Dengan sistem yang semi otomatis, bisa dibayangkan kerumitan yang bakal terjadi. Apalagi sebagian besar lemak susu dan lembaran kaleng susu masih harus diimpor dari luar negeri. Padahal, supply chain tidak hanya terbatas pada soal pengadaan barang, tetapi juga terkait dengan order tracking, pemesanan oleh para distributor, pengiriman barang, dan penjualan.

Karena tidak seluruhnya otomatis, information sharing tidak berjalan mulus dan perencanaan kolaboratif pun agak terhambat. Penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk jangka waktu tertentu, misalnya, juga tidak lebih mudah. Semua data harus di-download baru kemudian diolah dengan program lain yang memang digunakan oleh bagian bersangkutan.

Tidak otomatisnya informasi yang ada mengharuskan upaya ekstra dari bagian pengadaan agar dapat memberikan informasi yang tepat. Padahal, masalah kecepatan dan ketepatan data dalam informasi yang hendak disajikan merupakan sesuatu yang sangat penting. Tanpa sistem online dan otomatis maka kecepatan penyajian informasi bisa terhambat.

Untuk mengatasi masalah yang muncul, Frisian Flag Indonesia mulai melirik pengimplementasian eSCM yang berjalan pararel dengan ERP. Kini, sebagai persiapan untuk melangkah ke arah implementasi keduanya, telah pula dilakukan berbagai langkah awal. Salah satunya adalah pembenahan internal dengan menyatukan empat lokasi menjadi hanya satu lokasi terpusat.

Yulnofrins Napilus, ICT Manager Frisian Flag Indonesia: “Total Cost of Ownership eSCM jangan sampai membengkak sehingga tidak efisien.”

Langkah lainnya adalah melakukan penilaian atas aplikasi dan software yang tidak seragam . Nantinya, semua software dan aplikasi yang digunakan bersifat standar. Selain itu, sebagian besar hardware mau tidak mau harus diganti.

Yang juga penting adalah penyiapan infrastruktur dan backbone komunikasinya. “Kami memilih frame relay karena lebih mudah perawatannya dan efisien,” papar Nofrins. Namun yang penting adalah kehandalan saluran komunikasinya. Ini terutama bila masih menggunakan dial-up, baik untuk kantor perwakilan dan distributor yang tidak berlokasi di kota-kota besar.

Yang penting dalam penerapan eSCM nantinya adalah interlayer. Interlayer ini ada dalam aplikasi, namun dengan informasi yang lebih rinci dibanding sebelumnya. Artinya, bila dulu data supplier dan distributor hanya bersifat mayor, kini harus lebih rinci dengan menyertakan data-data minor. “Ini membutuhkan upaya ekstra,” ungkapnya lebih lanjut. Lebih lengkap data yang terekam, semakin mudah dan lengkap simulasi yang bisa ditampilkan.

eSCM diharapkan mampu mendorong hingga ke tingkat transaksi online. Transaksi hanya membutuhkan sekali data entry, sehingga tidak perlu lagi mengirim hardcopy melalui faksimili. Karena itu, diharapkan bisa mengintegrasikan sistem konfirmasi dan otorisasinya sekaligus.

Transisi merupakan tahap kritis, karena menyangkut migrasi data dari Prism ke eSCM dan ERP. Banyak perusahaan menggelar operasi pararel antara sistem lama dan baru. FFI justru memilih untuk melakukan operasi Big Bang atau pemutusan parsial antara keduanya. Menurun Nofrins pararel akan membuat orang cenderung kembali lagi ke sistem lama. Ini terjadi karena sistem lama sudah sedemikian familiarnya, sehingga dirasakan lebih mudah dan enak dalam penggunaannya.

Itu sebabnya tidak semua data lama dimigrasikan, karena akan menyebabkan pembengkakan biaya dan upaya yang luar biasa besarnya. Karena itu, pilihan jatuh pada memigrasikan data-data dalam jangka waktu tertentu. “Tentunya data dalam sekuen waktu yang paling relevan dengan pekerjaan mereka,” jelasnya. •ew