| 
 Saya
memiliki beberapa pertanyaan, mudah-mudahan Pak Eko nggak
keberatan menjawabnya. Dalam migrasi data lama ke sistem
yang baru, sebenarnya seberapa besar risiko yang akan
dihadapi dan bagaimana solusi yang tepat untuk itu? Apakah
sebaiknya dikerjakan sendiri atau menggunakan jasa konsultan?
Apakah setiap pengembangan data merupakan konsekuensi
pembaruan business process?
Indri Wisnu,
Manajer Pengembangan, Jakarta
 Pada
dasarnya, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses migrasi
data dari sistem lama ke sistem yang baru sangat dipengaruhi
oleh beberapa aspek, antara lain:
•
Aspek Data - Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur
data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan
dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang
dihadapi
•
Aspek Aplikasi - Semakin berbeda platform, sistem, atau standar
sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi
yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti
akan memperbesar resiko yang dihadapi
•
Aspek Teknologi - Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat
keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data,
semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan,
yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;
•
Aspek Manusia – Semakin banyak unsur manusia yang terlibat
dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan,
dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya
kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan,
yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi
dalam proses migrasi;
•
Aspek Kebijakan – Semakin tidak adanya kebijakan standar
di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan
dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi
migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi
skenario migrasi; dan lain sebagainya.
Untuk memperkecil risiko yang ada, maka beberapa langkah
harus dilakukan sebelum migrasi dilakukan, yaitu:
•
Lakukanlah kajian (assessment) terhadap arsitektur, struktur,
dan sistem basis data (database) yang dimiliki saat ini.
Proses kajian akan sangat terbantu jika perusahaan yang bersangkutan
memiliki dokumen yang lengkap mengenai seluk beluk data terkait.
Inti dari kajian ini adalah untuk mengetahui gambaran secara
detail mengenai tingkat integritas data, agar ketika migrasi
dilakukan, data yang dipindahkan adalah utuh dan menyeluruh.
•
Pelajarilah arsitektur, struktur, dan sistem basis data dari
sistem baru yang akan dituju dalam proses migrasi. Banyak
cara yang dapat dilakukan untuk mempelajarinya, seperti melalui:
buku-buku referensi, pengalaman orang lain, reference/technical
manual, jurnal/artikel, dan lain sebagainya.
•
Bandingkanlah kedua platform tersebut secara sungguh-sungguh
(sistem lama dengan sistem baru) dan lakukan proses kajian
resiko (risk assessment). Jika konsep atau sistem arsitektur
data yang lama kurang lebih sama dengan yang baru, maka nampaknya
proses migrasi tidak terlampau sulit untuk dilakukan – dengan
kata lain berisiko rendah. Namun, jika sistem arsitektur
data yang lama sangat berbeda dengan yang baru, maka tingkat
kompleksitas proses migrasi menjadi tinggi – yang berarti
pula akan mempertinggi risiko yang ada.
•
Cari tahu bagaimana perusahaan-perusahaan lain secara sukses
melakukan proses migrasi dengan kondisi yang kurang lebih
sama dengan perusahaan terkait. Pelajari pula bagaimana proyek
sejenis lainnya mengalami kegagalan dalam melakukan aktivitas
yang sama agar pengalaman buruk tersebut tidak berulang.
Cara paling mudah adalah melakukan “kunjungan belajar” atau “studi
banding” secara formal maupun informal ke perusahaan-perusahaan
tersebut.
•
Setelah serangkaian proses kajian tersebut dilakukan, tim
yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan proses migrasi
harus mempersiapkan perencanaan yang matang dan menyusun
strategi aktivitas tersebut. Mengingat bahwa proses dan mekanisme
migrasi data membutuhkan teknik, metodologi, dan keahlian
khusus, maka disarankan bagi perusahaan untuk melibatkan
pihak ketiga – dalam hal ini konsultan atau vendor
teknologi informasi – yang memiliki pengalaman dan
knowledge base terkait dengan kebutuhan ini.
•
Berdasarkan metodologi yang telah teruji dan dimiliki oleh
pihak ketiga tersebut, maka perusahaan (dalam hal ini tim
migrasi data) bersama-sama dengan konsultannya secara langkah
demi langkah, fase demi fase, menjalankan metodologi tersebut
demi suksesnya proses migrasi yang dijalankan.
Dalam era globalisasi ini, setiap perusahaan moderen berusaha
untuk selalu memperbaiki kinerja proses bisnisnya (business
process) agar dari hari ke hari semakin bertambah baik, cepat,
dan murah. Karena dalam proses bisnis turut mengalir pula
data dan/atau informasi sebagai salah satu sumber daya produksi
yang penting, maka kerap kali perubahan tersebut membutuhkan
data dan/atau informasi baru yang belum pernah di-capture
pada rangkaian proses bisnis yang lama. Pada kerangka inilah
maka terjadinya konsekuensi terhadap pembaharuan data akibat
dari pembaharuan sebuah proses bisnis. Terkait dengan proses
migrasi, ada baiknya fenomena ini dipahami oleh perusahaan
agar dapat diantisipasi keberadaannya pada sistem yang baru.•
SCM,
ERP &
CRM, Mana yang Lebih Dulu
Pak
Eko, saya ingin mengajukan pertanyaan, sebagai berikut: aplikasi-aplikasi
apa yang sesungguhnya mendasar untuk diimplementasikan oleh
suatu perusahaan? Apakah di antara SCM, ERP dan CRM harus
secara sejalan diimplementasikan, atau mana yang lebih dahulu?
Atau ada alternatif lain?
Ardono, Manajer Bisnis dan Pengembangan, Jakarta.
Tipe
aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada dasarnya di-drive
oleh rangkaian proses bisnis yang ada. Secara garis besar,
proses-proses bisnis perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi
dua jenis. Jenis pertama adalah proses bisnis utama atau
proses bisnis inti atau yang kerap dikenal sebagai core business
process dimana merupakan sejumlah rangkaian proses bisnis
yang terkait langsung dengan usaha penciptaan produk atau
jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Sementara itu, jenis
kedua adalah beragam rangkaian proses pendukung atau supporting
process yang merupakan sejumlah aktivitas di dalam perusahaan
yang bertujuan untuk membantu terselenggaranya proses bisnis
utama secara baik. Berbagai teori dasar manajemen kerap membedakan
kedua jenis proses bisnis ini berdasarkan sejumlah karakteristik
dan perspektif, seperti:
•
Proses utama merupakan sebuah aktivitas yang memiliki nilai
tinggi (value added activities), karena berkaitan langsung
dengan usaha penciptaan nilai terhadap produk atau jasa yang
ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya, sementara proses
pendukung merupakan aktivitas “tanpa nilai” (non
value added activities) karena keberadaannya yang “tidak
terlihat” dari sisi pelanggan;
•
Proses utama terkait dengan sumber pendapatan perusahaan
(revenue stream sources), sementara proses pendukung berasosiasi
dengan sumber pengeluaran perusahaan (cost center);
•
Proses utama merupakan inti atau fokus persaingan bisnis
antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, karena
terkait dengan kompetensi utama yang dimiliki perusahaan
(core competence). Sementara, proses pendukung tidak lain
hanyalah merupakan aktivitas penunjang semata, sehingga banyak
perusahaan yang memutuskan untuk mengalihdayakan aktivitas
ini ke pihak mitra bisnis lain (outsourcing decision); dan
lain sebagainya.
Dengan kata lain, strategi pemilihan dan pengadaan aplikasi
akan sangat tergantung dari hasil pemetaan, dengan mempertimbangkan
hal-hal sebagai berikut:
•
Beli atau kembangkanlah aplikasi yang terkait dengan proses
bisnis utama terlebih dahulu, karena pada rangkaian proses-proses
inilah inti dari persaingan sebenarnya terjadi, contohnya:
•
Jika perusahaan tersebut adalah perusahaan manufaktur, maka
keberadaan aplikasi berbasis ERP menjadi sangat penting;
•
Jika perusahaan tersebut bergerak di bidang retail dan distribusi,
maka aplikasi berbasis SCM menjadi krusial;
•
Jika perusahaan tersebut bergerak di bidang jasa/pelayanan
pelanggan, maka aplikasi berbasis CRM menjadi hal mutlak
yang harus dimiliki;
•
Jika perusahaan tersebut bergerak di bidang konsultasi, maka
aplikasi berbasis Knowledge Management (KM) menjadi sangat
penting; dan lain sebagainya.
•
Setelah itu barulah dipertimbangkan untuk membeli atau mengembangkan
aplikasi backoffice untuk membantu proses pendukung, seperti:
akuntansi dan keuangan, logistik, administrasi, sumber daya
manusia, dan lain sebagainya.
•
Hakekat dari kedua jenis proses atau aplikasi di atas mempengaruhi
pula prinsip dan strategi pengadaan yang ada. Untuk aplikasi
utama, biasanya akan dilakukan aktivitas analisa biaya dan
manfaat (cost and benefit analysis) untuk menjustifikasi
investasi yang dikeluarkan. Sementara untuk aplikasi pada
proses pendukung, akan lebih memperhatikan aspek efisiensi
dalam mempertimbangkan pembiayaan pengadaan aplikasinya.•
continued to next page
|
