 Meski
RS Pertamina Jaya (RSPJ) telah menerapkan Billing
System, yang terkait dengan masalah keuangan dan
akuntansi, namun hal itu dirasakan tidak lagi memadai,
karena tidak secara nyata mengontribusi terhadap
peningkatan mutu layanan rumah sakit secara keseluruhan.
Padahal, tantangan ke depan semakin meningkat dan
mendorong RSPJ untuk juga semakin kompetitif agar
mampu memberikan pelayanan yang semakin bermutu.
Tahun 1999, seiring dengan merebaknya isu Y2K, dimana
sistem-sistem elektronik yang menggunakan penanggalan
tahun masehi akan mengalami disfungsi, pihak manajemen
RSPJ justru mulai berpikir untuk menerapkan suatu sistem
teknologi informasi (TI) yang bersifat menyeluruh daripada
hanya berkutat di masalah itu. Lebih dari itu, Billing
System yang telah ada seharusnya merupakan bagian dari
keseluruhan sistem terintegrasi itu, sehingga jelas kontribusinya
terhadap peningkatan pelayanan RSPJ.
Namun, masalahnya tidak semudah itu, karena terkait dengan
kemampuan dalam melakukannya, biaya yang akan dikeluarkan
dan sistem TI yang akan diterapkannya. Begitu juga bagaimana
dampaknya jika sistem tersebut gagal mencapai apa yang
diharapkan. Manajemen RSPJ tampaknya juga berpikir untuk
tidak statis dengan kondisi yang ada saat itu, meski
hampir sembilan puluh persen pasiennya merupakan karyawan
dan pensiunan Pertamina.
Walaupun dianggap memiliki captive market, namun ke depan
RSPJ semakin ditantang untuk juga meningkatkan mutu layanan
dan pelayanannya sambil meningkatkan jumlah pasien umum
(non Pertamina), yang selama ini masih sekitar 10 persen
saja.
RSPJ
Statusnya sebagai rumah sakit umum, meski hanya 10
persen saja pasiennya yang datang dari masyarakat
umum, sementara 90 persennya merupakan karyawan dan
pensiunan Pertamina. Didirikan tahun 1979, RSPJ memiliki
79 tempat tidur, 17 poliklinik dan 25 komputer PC
untuk keperluan operasional sehari-hari.
RSPJ, anak perusahaan Rumah Sakit Pertamina Pusat (RSPP),
merupakan institusi medis yang berada dibawah pengelolaan
Pertamina Bina Medika, unit bisnis yang mengelola sebagian
besar rumah sakit milik Pertamina. Saat ini RSPJ memiliki
tak kurang dari 60.000 pasien, dimana 600-700 pasiennya
yang secara rutin datang berobat di rumah sakit ini
setiap hari.
Tantangan
Kegiatan sehari-hari RSPJ sebenarnya bejalan baik,
namun kalau dilihat dari sisi efisiensi dan efektivitas,
khususnya komunikasi antar departemen, relatif masih
lemah. Meski Billing system yang dibangun waktu itu
memang sudah online, cuma sistemnya hanya meng-cover
keperluan bagian keuangan saja. Padahal, aktivitas
rumah sakit tidak cuma keuangan, melainkan masih
banyak lagi, terutama yang terkait dengan kegiatan
masing-masing poli.
Beberapa kendala yang dihadapi saat itu, antara lain
sulitnya mengelola informasi dan data dari masing-masing
17 poliklinik yang ada. Untuk keperluan masing-masing
departemen, data dan informasi yang sama terkadang
harus dimasukkan berkali-kali.
Karenanya, kemampuan untuk menangani semua kegiatan
operasional RSPJ menjadi berkurang, karena ketersediaan
data dan informasi yang kurang memadai. Termasuk dalam
membuat berbagai laporan, baik untuk kepentingan internal
manajemen maupun pemerintah (Depkes), masih sering
harus dilakukan dengan upaya yang lebih besar, dan
tak jarang dengan melemburkan sejumlah karyawan terkait.
Lebih dari itu, tak jarang pengulangan pekerjaan sering
dilakukan, meski mestinya tidak perlu lagi jika data
dan informasi antar departemen sudah saling terkoneksi.
Sehingga, data dan informasi yang sama mestinya dapat
digunakan di masing-masing departemen, karena memang
bersumber pada satu pasien tertentu.
 |
| Eko Budi Sulistiyanto,
Manajer Sistem Informasi Manajemen RSPJ. |
Inisiatif
Meski dibayangi masalah Y2K, namun manajemen melihatnya
tak hanya memiliki perhatian terhadap masalah itu,
melainkan, lebih dari itu, juga merasa perlunya membangun
sistem TI terpadu. “Ide awalnya adalah bagaimana
mampu melakukan monitoring terhadap semua kegiatan
pelayanan kesehatan di RSPJ dan antara satu bagian
dengan bagian lainnya bisa saling terkait atau terhubung,” kenang
Dr. Prabowo Soemarto, Sp. PA, yang kala itu menjabat
sebagai pucuk pimpinan RSPJ.
Inisiatif tersebut didorong oleh kebutuhan RSPJ untuk
meningkatkan kemampuannya dalam memberikan pelayanan
yang lebih cepat, lebih baik terhadap para pasiennya
dan kegiatan administrasi yang responsif terhadap berbagai
kebutuhan yang terus berubah.
Selain itu, manajamen RSPJ juga membutuhkan upaya pengambilan
keputusan yang berdasarkan data dan informasi yang
lebih akurat; mampu memantau semua kegiatan operasional;
serta mampu membuat laporan baik untuk keperluan internal
manajemen RSPJ, maupun untuk laporan ke Depkes, termasuk
data statistik yang diperlukan. Kemudian inisiatif
itu juga dianggap sebagai peluang untuk mengembangkan
sistem TI menyeluruh, sehingga diharapkan mampu mendorong
peningkatan pelayanan yang lebih baik terhadap pasien
dan lembaga atau mitra terkait lainnya.
Penerapan
Juni 1999, ketika mengawali inisiatif itu, manajemen
membentuk tim 7-orang yang nantinya menjadi tim inti
penerapan TI di RSPJ. Ketika itu, baik Prabowo maupun
Eko Budi Sulistiyanto, Manager Sistem Informasi Manajemen
(SIM) RSPJ, bersama timnya masih belum tahu apa kira-kira
keperluan yang harus disediakan dan dibangun di atas
sistem operasi apa. Sementara, Billing System online
yang ada saat itu dibangun di atas sistem operasi
Clipper.
Namun, tekad untuk menerapkan TI secara luas di RSPJ
telah mendorong mereka berupaya, termasuk melakukan
sosialisasi atas rencana tersebut, khususnya kepada
para user yang nantinya akan menggunakan sistem tersebut.
Setelah mencoba menyosialisasikan rencana tersebut
ke berbagai pihak di RSPJ, Eko dan timnya mulai mengumpulkan
data dari user masing-masing poli. Tujuannya untuk
menggali bagaimana sistem dan prosedur (sisdur) kerja
yang dilakukan selama ini, yang berbasiskan kertas.
Dalam penerapannya, sisdur itulah yang kemudian menjadi
sandaran dalam membangun sistem yang berbasis TI. “Sistem
yang dibangun memang menempel persis dengan sisdur
yang telah ada di RSPJ,” ujar Eko menegaskan.
Artinya, tidak ada perubahan yang signifikan dari apa
yang selama ini dilakukan oleh para dokter, melainkan
hanya memindahkan dari yang berbasis kertas menjadi
berbasis TI.
Waktu itu, Prabowo sendiri tidak tahu pasti apakah
perombakan paradigma sistem secara drastis seperti
itu bisa terlaksana dengan baik. Karenanya, untuk menghindari
ketidaktahuannya tentang sistem yang sedang dibangun,
Prabowo pun mengikuti terus prosesnya hingga dilakukannya
penyusunan DFD (data flow diagram).
Berdasarkan DFD itu, Prabowo menilai bahwa kunci utama
kegiatan pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah
adanya catatan medis (medical record atau MR). Dengan
begitu, maka Dokter, yang kegiatannya menjadi muara
munculnya MR, harus dianggap sebagai unsur utama. MR
harus menjadi roda penggerak penerapan sistem SIBLKT
(Sistem Informasi Bisnis Layanan Kesehatan Terpadu).
Logikanya, ujar Prabowo, ketika seorang dokter menginginkan
pemeriksaan laboratorium, pemeriksaan darah misalnya,
maka bagian laboratorium seharusnya sudah tahu apa
yang harus mereka lakukan. Begitu juga, bagian-bagian
lainnya yang terkait. Artinya, ketika roda tersebut
berputar, maka bergeraklah sistem di suatu rumah sakit.
Pada saat yang sama, Eko dan Tim juga berkomunikasi
dengan berbagai pihak, termasuk kalangan ahli dan vendor
TI, untuk mengetahui berbagai kemungkinan dan alternatif
sistem, termasuk software maupun hardware, yang nantinya
akan digunakan.
 |
| Saat ini komunikasi antar
bagian telah berjalan lancar dan lebih efisien. |
Setelah melakukan evaluasi terhadap berbagai opsi dan
saran, manajemen dan tim sepakat untuk menerapkan sistem
berbasis elektronik yang tidak jauh berbeda dengan
aplikasi proses berbasis kertas yang ada, tetapi diberdayakan
lagi dengan memanfaatkan TI. Berbagai penyesuaian proses
memang dibutuhkan agar seluruh rangkaian prosesnya
sinkron dan efisien, sehingga aplikasi yang diterapkan
nantinya benar-benar akan mendukung peningkatan mutu
pelayanan RSPJ secara menyeluruh.
Server IBM dan piranti lunak Linux akhirnya menjadi
pilihan Tim untuk digunakan dalam sistem yang akan
mereka bangun. Meski saat itu ada keraguan apakah Linux
cukup powerful, pertanyaan itu disingkirkan jauh-jauh
karena adanya pertimbangannya biaya yang dinilai cukup
murah dibandingkan kalau menggunakan piranti lunak
paket ternama, misalnya Microsoft.
Setelah melalui perjuangan panjang selama sekitar dua
tahun, pada Februari 2001 Tim berhasil menyelesaikan
sistem dan mulai diimplementasikan untuk pertama kalinya
selama sebulan penuh. Selama sebulan itulah ditangkap
berbagai kesalahan dan kekurangan yang terjadi sebagai
umpan-balik untuk melakukan berbagai perbaikan dan
penyempurnaan.
Karena ada banyak yang harus disempurnakan, termasuk
masukan dari para user agar di bagiannya ditambahkan
berbagai kemudahan baru, sistem yang dibangun ditarik
kembali pada bulan Maret. Baru kemudian pada Juni 2001
diimplementasikan kembali. Sistem itulah yang kemudian
running well di RSPJ hingga saat ini. “Ternyata
Linux bukan saja murah, tapi legal dan powerful,” ujar
Eko menambahkan.
Sistem TI yang diterapkan di RSPJ memang tergolong
rumit dan kompleks. Meski tergolong rumah sakit kecil,
RSPJ harus melayani tak kurang dari 60.000-an pasien
dengan kunjungan rata-rata mencapai 600-700 pasien
per hari. Dengan kompleksitas yang ada, ternyata Linux
cukup handal, dapat berjalan baik dan mampu mengakomodasi
berbagai kepentingan sesuai yang dibutuhkan.
Diakui oleh Eko, meski secara sistem sudah bagus, namun
karena implementasi SIBLKT bakal merombak paradigma
secara total, muncul resistensi. Gawatnya, resistensi
justru datang dari para dokter, terutama dokter sepuh.
Maklum saja, dengan SIBLKT, jika semula untuk resep
misalnya, dokter cukup menulis dengan tangan, kini
mereka harus meng-input di komputernya masing-masing.
Bagi dokter muda yang sudah terbiasa menggunakan komputer
memang tidak jadi masalah, tapi dokter sepuh memang
sedikit gaptek (gagap teknologi).
Karenanya, berbagai latihan terus dilakukan untuk para
user. Pelatihan dibagi dua. Pertama, pengenalan komputer,
dimana user diperkenalkan dengan hal-hal dasar mengenai
komputer, seperti monitor, keyboard, mouse dan bagaimana
menggunakannya. Setelah semua dikenali dengan baik,
baru menginjak pada jenis pelatihan kedua, yaitu pengenalan
aplikasi. Pada tahap ini mereka diajarkan bagaimana
meng-input data dan dikenalkan dengan berbagai aplikasi
yang diterapkan di bagian masing-masing.
Dengan diterapkannya SIBLKT, yang berbeda dengan sistem
komputerisasi yang ada di rumah sakit selama ini, RSPJ
boleh dikata merupakan satu-satunya rumah sakit di
Indonesia yang menerapkan sistem TI secara terpadu.
Disebut terpadu karena mulai dari pendaftaran pasien,
penulisan resep, pemeriksaan fisik, pemesanan obat,
pembayaran di kasir dan aktivitas lainnya dilakukan
secara online dari titik satu ke titik lain. Basis
sistem ini banyak digerakkan dari poli. Di poli-poli
inilah input data banyak dilakukan.
Untuk internal RSPJ sendiri, hampir semua bagian kini
sudah terhubung satu dengan yang lain. Linux ternyata
mampu memfasilitasi setiap bagian yang ada, apakah
itu di bagian inventory (pergudangan), accounting (keuangan),
HRD (sumberdaya manusia), maupun pembuatan medical
record dan medical report.
Misalnya, ketika ada permintaan barang (baca: obat)
dari apotek ke bagian gudang, dulu stok barang di gudang
langsung terkurangi ketika barang sudah dikirim. Tidak
peduli barang tersebut sampai ke pemesan atau tidak.
Kini, up-date stok barang, baik di gudang maupun di
apotek, baru akan terjadi ketika barang pesanan apotek
benar-benar diterima pemesan. Nah, untuk mengamankan
benar-tidaknya pesanan atau kiriman, harus ada otorisasi
dari pucuk pimpinan.
 |
| Meski kecil, namun RSPJ
unggul dalam penerapan TI dibandingkan rumah sakit
lainnya. |
Meski sistemnya telah online, namun sistem TI RSPJ
tak sepenuhnya menjadi paperless. Catatan resep misalnya,
meski data dan informasinya telah terhubung antara
dokter dengan apotek, namun masih harus dicetak (print-out)
karena memerlukan verifikasi keabsahan dari dokter
sebelum dibawa pasien ke apotek. Karena 90 persen pasiennya
merupakan karyawan atau pensiunan Pertamina, maka dapat
dipastikan mereka akan menebus obatnya di apotek RSPJ.
Dalam menerapkan sistem TI di RSPJ ini, tentu tak semuanya
berjalan lancar. Suatu kali, Eko cs pernah dibikin
mumet ketika harus mencari informasi mengenai Compaq
ML350 yang mendukung Linux. Bahkan, MIS RSPJ sampai
harus chatting ke Singapura, itu pun tidak mereka dapatkan.
Namun, kini hambatan terbesar sudah berlalu. Support
Linux pun kini sudah semakin banyak. “Ya, kita
tidak merasa sendiri lagi,” katanya. Selain ada
APLI (Asosiasi Pengguna Linux Indonesia), majalah Info
LINUX, juga ada lembaga-lembaga pelatihan Linux. Jika
ada masalah, tinggal penyempurnaan saja.
Mayoritas aplikasi di RSPJ ini menggunakan Postgre.
Jadi, semua input dari poli/dokter langsung masuk ke
database yang ada. Distro Linux yang digunakan awalnya
RSPJ memakai SuSE dalam server dan workstation-nya.
Setelah melihat kinerjanya yang dirasa kurang memadai,
SuSE kemudian diganti dengan RedHat. Dan, untuk mengoperasikannya,
komputer yang tersedia kini tidak lagi 25 buah, melainkan
telah meningkat menjadi 115 buah.
Yang penting bukan jumlah PC-nya yang meningkat, melainkan
seluruh bagian kini telah terkoneksi, data dan informasi
tersedia di bagian masing-masing, dan efisiensi telahjauh
meningkat. Staf administrasi telah mampu menggunakan
komputer dengan baik, lembur hampir tidak ada lagi,
dan seorang dokter kini mampu melayani tak kurang dari
60 pasien per harinya.
Namun ke depan, RSPJ semakin ditantang untuk meningkatkan
kinerjanya dan langkah itu tampaknya kini telah ditapakkan. •TI/KI
Foto-foto: dok. ebizzasia |
