Inovator dari Kota Buaya

Akses Internet dan informasi akademis menjadi lebih mudah.

Surti tengah asyik memainkan tuts telepon selulernya (ponsel). Ia pencet nomor 3883. Sembari ngobrol dengan Mustika, teman seangkatannya di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STIKOM) Surabaya, gadis berparas ayu itu agak tersentak setelah mendengar bunyi “titit...titit...titit...” “Kamis, 23 September 2003 ujian Sistem Komunikasi”. “Dua hari lagi akan ada ujian,” kata Surti. Itulah SMS (short message services) yang diterima Surti setelah ia menghubungi nomor pendek 3883 tadi.

Surti adalah satu dari 3.000 lebih mahasiswa STIKOM yang bisa menikmati komunikasi mobile lewat ponsel yang disediakan tempat ia kuliah. Bukan hanya jadual ujian, mereka pun bisa mengakses nilai ujian, jadual kuliah, buku pinjaman, materi kuliah hingga berbagai kegiatan intra kurikuler. Mahasiswa pun dengan mudah bisa mengakses data perkembangan prestasi akademik mereka. Tiap mahasiswa dibekali PIN (personal identification number). “Informasi yang muncul dijamin aman dan akurat,” kata James F. Tomasouw, Public Relations and Business Development Director STIKOM, Surabaya, setengah berpromosi.

Dengan fasilitas komunikasi mobile itu, mahasiswa tidak perlu lagi harus capek-capek datang ke kampus memelototi papan pengumuman. Mereka pun tidak perlu lagi berjejal-jejal melihat nilai ujian. Bahkan, mereka memiliki kesempatan yang tidak terbatas untuk berhubungan dengan lembaga tempat mereka menimba ilmu. Lebih dari itu, mahasiswa juga memiliki akses yang luas untuk berhubungan dengan dosen-dosen mereka lewat e-mail. Tidak peduli siang atau malam, hari libur atau hari dinas.

Bukan cuma mahasiswa yang dimudahkan oleh fasilitas komunikasi mobile ini. Orang tua mahasiswa pun bisa memantau dan mengawasi anak-anaknya dari jauh. Apakah anaknya rajin mengikuti kuliah atau mbolos, apakah anaknya tergolong mahasiswa yang pinter atau yang lelet, semua bisa diakses dengan mudah lewat SMS telepon seluler mereka. Semua informasi yang bisa diakses mahasiswa, kata James, bisa juga diakses oleh orang tua mereka. Dengan cara ini, orang tua tidak perlu khawatir dibohongi anak-anaknya. Mereka pun tidak perlu menyewa “polisi” untuk mengawasi gerak-gerik anak-anaknya.

Di jajaran perguruan tinggi di Indonesia, nama STIKOM Surabaya boleh jadi tidak begitu bergema. Bahkan, bukan tidak mungkin, asosiasi orang segera terbayang bahwa STIKOM adalah perguruan tinggi komunikasi, bukan perguruan tinggi informatika dan komputer. Namun, di Jawa Timur, lebih-lebih di Surabaya, nama STIKOM begitu harum. STIKOM identik dengan perguruan tinggi penuh inovasi dan terobosan. Meski perguruan tinggi swasta, boleh dibilang, STIKOM selangkah lebih maju dibanding yang lain.

Ini tidak mengherankan. Sebelum fasilitas berbasis SMS tersedia, STIKOM juga menjadi pelopor pembangunan jaringan wireless “hot spot”, teknologi Wi-Fi terbaru yang memungkinkan mahasiswa yang memiliki notebook, laptop atau PDA (personal digital assistance) dapat mengakses internet tanpa menggunakan kabel. Tentu saja selama ia masih berada di lingkungan kampus. Memang agak terbatas, tapi jangkauannya cukup luas, yaitu mulai dari ruang kuliah, halaman parkir, hingga kantin.

Sebelum itu, STIKOM juga memelopori komunikasi mobile lewat WAP (wireless application protocol). Layanan ini masih tersedia, cuma tidak berkembang dan kurang populer. “Orang malas menggunakannya,” kata James. Toh masih tersedia koneksi lain ke STIKOM, yaitu lewat internet. Akses internet saat ini bukanlah sebuah keunggulan perguruan tinggi. Tapi yang membuat STIKOM menjadi berbeda karena di sana ada intranet. Namanya Sicyca (sistem cyber campus).

Dalam Sicyca ini tersedia layanan SIS (student information system), sebuah KIOSK System yang berisi informasi akademik yang valid dan up to date. Ada pula COM (course online management), yaitu sistem pembelajaran melalui internet. Juga ada digital library dan executive information system. Yang menarik, dalam Sicyca juga terdapat SMASS (skill management system), yaitu pusat data yang berisi skill dan kemampuan mahasiswa dan alumni. Mahasiswa/alumni bisa menambahkan skill dan kemampuan mereka dalam SMASS.

Data ini untuk memudahkan pihak luar ketika memerlukan tenaga TI (teknologi informasi) dengan keahlian tertentu. Bagi mahasiswa/alumni, secara tidak langsung ini menjadi semacam cara penempatan kerja. Bagi STIKOM, SMASS bisa menjadi profit center. Bagi perusahaan yang memerlukan lulusan STIKOM dengan kualifikasi keahlian tertentu, perguruan tinggi ini akan memberikan kemudahan akses kepada mahasiswa/alumni yang dimilikinya. Mulai dari password hingga kontak teleponnya. Pihak STIKOM tinggal membebankan biaya tertentu kepada peminat. “Mereka tidak bisa menipu, karena semua by system,” kata James. Enaknya lagi, STIKOM tak perlu seorang staf.

STIKOM bisa menyediakan fasilitas semacam ini memang tidak dibangun secara mendadak. Sejak berdiri tahun 1983, computerized memang sudah menjadi obsesi STIKOM. Arsitektur yang dibangun tidak meniru dari mana-mana, tapi semua hasil eksperimen sendiri. “Keinginan membangun sistem informasi ini didasari atas tanggung jawab moril sebagai perguruan tinggi komputer. Sekolah komputer tapi tidak computerized, kan aneh!,” kata James.

James F. Tomasouw, Public Relations and Business Development Director STIKOM, Surabaya.

Aplikasi dimulai dari Adminstrasi Akademik pada tahun 1983 dengan menggunakan software Foxpro. Waktu itu ditangani oleh 2 orang programmer. Secara berturut-turut, kemudian aplikasi diubah menggunakan COBOL, lalu berubah lagi ke Clipper tahun 1989. Alasannya, ada kemudahan dan interface yang lebih baik di Clipper daripada COBOL. COBOL adalah bahasa pemrograman yang mudah. Tapi untuk koneksi, transfer data dan integrasi sering kacau. Hal yang sama menimpa Clipper. Maklum, kapasitas keduanya memang amat terbatas.

Padahal, dengan berkembangnya mahasiswa, jumlah data otomatis bertambah banyak. Jenis jenis aplikasi pun bertambah, mulai dari Administrasi Akademik, Keuangan, Perwalian, Pendaftaran Mahasiswa Baru dan Perpustakaan. Point of access pun ditambahkan dengan membuat KIOSK System, di mana mahasiswa dapat langung melihat nilai, jadwal misalnya, melalui terminal tanpa harus antre di meja pelayanan. Saat itu terasa bahwa beban yang dipikul oleh server dan database sangat besar. Karena kapasitas COBOL dan Clipper sangat terbatas, data salah atau hang sering terjadi.

Namun, kata James, rentang tahun 1989-1995 memang tidak banyak pilihan software yang berjalan di PC selain Clipper, COBOL, dan sejenisnya. Kecuali mau mengganti hardware ke minikomputer atau mainframe. “Namun, kita tidak ingin mengganti mesin, karena akan mengganti seluruh aplikasi yang selama ini sudah berjalan dengan baik,” kata James.

Pada tahun 1995, STIKOM mulai mencari software yang paling ampuh dan bandel lewat internet. Pilihan jatuh pada Oracle. Karena menurut informasi mereka yang paling banyak penggunanya dan mampu menangani data dalam jumlah yang sangat besar. Dengan dibantu Sisindosat, anak perusahaan PT Indosat, STIKOM melakukan pendekatan ke pihak Oracle Indonesia. “Ternyata kami disambut dengan baik. Saat Oracle Indonesia ke Surabaya, STIKOM langsung menjalin kerjasama melalui University Program. Melalui kerjasama ini STIKOM bisa mendapatkan software dengan harga murah, bahkan boleh dibilang gratis. STIKOM pun mendapatkan kesempatan pelatihan secara gratis.

Sejak saat itu (1996) STIKOM mulai mengembangkan aplikasi menggunakan Oracle hingga saat ini. Oracle pun mengklaim bahwa STIKOM adalah satu-satunya perguruan tinggi swasta yang mendapat bantuan dan memanfaatkan secara maksimal. STIKOM tidak hanya menggandeng Oracle. Kerja sama dengan IBM Indonesia juga direalisasikan tahun 2000. Disusul kemudian dengan Microsoft Indonesia tahun 2002 untuk pengadaan software asli kepada lembaga dan mahasiswa. STIKOM juga menjalin kerjasama dengan FESTO, penyedia mesin kontrol untuk industri dari Jerman, dan Prometric, penyedia sertifikasi internasional, pada tahun 2000.

Untuk menangani sistem informasi secara keseluruhan (internet, intranet), STIKOM membangun infrastruktur jaringan (backbone) dengan kecepatan 100 Mbps menggunakan FiberOptic. Sistem basis datanya centralized. Ini untuk memudahkan kontrol dan pengelolaan. Seluruh piranti yang digunakan tidak tergantung pada salah satu merek. Hampir semua merek digunakan oleh STIKOM. Bahkan, komputer STIKOM tidak ada yang branded. Jika pun ada beberapa piranti merek tertentu, itu tak lebih dari pertimbangan kehandalan dan kebandelannya. Misalnya, untuk database server, STIKOM memilih IBM PC Server.

Untuk sampai pada kondisi sekarang, sudah pasti ceritanya tidak selalu mulus. Pada tahap awal, kata James, problem yang paling serius adalah masalah budaya. Sulit sekali menerapkan kebiasaan membaca dan menulis informasi. Dibutuhkan waktu dan sosialisasi. Namun karena pendekatannya top-down, maka masalah ini dapat diatasi dengan mudah. Bahkan sekarang, komunikasi antara atasan dengan bawahan, dosen-mahasiswa, semakin lancar karena ada kemudahan dalam ber-email.

Masalah lain yang menjadi “musuh bebuyutan” komputer adalah soal listrik dan petir. “Wah kalo lagi peak season, kami kadang dijengkelkan oleh PLN yang kadang mematikan listrik tanpa pemberitahuan. Apalagi dalam waktu yg lama,” kata James. STIKOM sebetulnya sudah menggunakan UPS. Namun tidak semua sistem dan terminal memiliki UPS karena biayanya mahal sekali.

James membantah bila untuk mengimplementasikan sistem informasi yang terintegrasi ini memerlukan investasi yang besar. “Besar-kecilnya investasi itu relatif, tergantung besar kecilnya perusahaan dan cakupan sistem informasi yang diinginkan,” kata James. Bahkan, lanjutnya, bila dihitung-hitung, hingga wujudnya yang sekarang STIKOM tidak mengeluarkan dana sepeser pun. Ini terjadi karena banyaknya mitra yang diajak kerja sama.

Kini, setelah berusia 20-an tahun, STIKOM mulai bisa merasakan keuntungan membangun sistem informasi akademik yang terintegrasi. STIKOM kini banyak dikunjungi pihak luar. Keperluannya macam-macam. Ada yang sekadar survei, pelatihan dan pembuatan aplikasi. Karena banyaknya permintaan, kata James,

STIKOM akhirnya memutuskan untuk membentuk divisi baru, yakni Solusi Sistem Informasi (SSI). Divisi ini menangani permintaan masyarakat. Saat ini, divisi ini telah menangani permintaan instalasi sistem informasi akademik di beberapa perguruan tinggi dan rumah sakit, pelatihan komputer bagi pemerintah (Jawa Timur, Bali hingga Kalimantan), industri swasta bahkan sekolah.

SSI juga telah menerima beberapa permintaan jasa konsultasi sistem informasi. Berbagi perguruan tinggi pun melakukan studi banding, dalam sebulan ditahun 2003, STIKOM menerima 2-3 sekolah dan perguruan tinggi. Secara keseluruhan, kata James, di Indonesia kebutuhan aplikasi Sistem Informasi semakin tumbuh seiring dengan tuntutan pemerintah dan perdagangan bebas agar industri menjadi semakin efisien dan transparan. Kunci agar menjadi efisien dan transparan adalah TI. Nothing else. Kita tunggu inovasi-inovasi STIKOM berikutnya.• KI

Foto-foto: stikom