Seputar e-Procurement

Widhi Antara,
Business Development, Jakarta


e-Procurement merupakan suatu mekanisme pembelian masa kini – atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen – dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi terkait lainnya sebagai enabler dalam menjalankan proses tersebut. Dalam konsep ini, dikenal sejumlah istilah yang kerap dipergunakan oleh para praktisi bisni dan teknologi informasi. Memang karena sekilas terlihat sama, sejumlah istilah tersebut sering diputarbalikkan (tergantung dengan konteks yang ada), namun pada dasarnya masing-masing istilah tersebut memiliki definisi dan ruang lingkup arti yang cukup berbeda, seperti:

• Aplikasi e-Procurement – merupakan perangkat lunak atau software yang dipergunakan untuk mengaplikasikan konsep e-Procurement dalam perusahaan.



• Sistem e-Procurement – merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau entitas-entitas di dalam perusahaan, yang saling terkait satu dengan lainnya, yang memiliki fungsi untuk menjalankan konsep e-Procurement di dalam perusahaan. Adapun yang dimaksud dengan komponen terkait misalnya: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia (brainware) dan pemakai atau pengguna (users), kebijakan (policy), tata kelola (governance), proses (business process), dan infrastruktur perusahaan.



• Sistem Aplikasi e-Procurement – merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau modul-modul aplikasi (sejumlah sub-program dan database), yang saling terkait satu dengan lainnya, untuk membentuk suatu aplikasi holistik (utuh) dan terintegrasi dengan fungsi utama mengaplikasikan konsep e-Procurement dalam perusahaan.

Rizky Bahctiar,
Mahasiswa STIKOM, Bandung

Secara prinsip, konsep TVO merupakan kebalikan dari TCO. Dalam konteks teknologi informasi, jika TCO didefinisikan sebagai biaya total yang harus dikeluarkan oleh perusahaan semenjak yang bersangkutan mengadakan atau membeli sebuah produk teknologi informasi sampai dengan proses implementasi dan pemeliharaannya, maka TVO didefinisikan sebagai keseluruhan potensi manfaat dirasakan atau diperoleh perusahaan karena diterapkannya sebuah produk teknologi informasi. Konsep yang biasa dipergunakan untuk memperbandingkan antara TCO dan TVO biasa disebut sebagai “Cost-Benefit Analysis” (CBA).

Pendekatan dalam menerapkan konsep CBA dalam ilmu teknologi informasi cukup berbeda dibandingkan dengan ilmu-ilmu lainnya mengingat bahwa banyak sekali faktor biaya (cost) dan faktor manfaat (value) yang bersifat intangible dan unquantifiable. Oleh karena itulah dikenal beragam teknik, mekanisme, dan metodologi CBA dalam dunia teknologi informasi, seperti: Return-On-Investment, Multi-Objective Multi-Criteria Method, Boundary Values, Return-On-Management, Information Economics, Value Analysis, Experimental Methods, dan lain sebagainya. Kriteria yang dipergunakan dalam TCO tidak serumit TVO. Secara prinsip keseluruhan kriteria yang dipergunakan oleh TCO dapat dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu: biaya investasi – yaitu uang yang harus dikeluarkan untuk membeli produk atau solusi teknologi informasi, biaya implementasi dan operasional – yaitu biaya yang harus dikeluarkan untuk menerapkan, memelihara, dan mengembangkan sistem, dan biaya lain-lain – menyangkut pengeluaran seperti pelatihan SDM, biaya sosialisasi sistem baru, dan lain sebagainya.

Sementara kriteria yang dipergunakan oleh TVO cukup beragam karena banyak sekali teori manajemen yang menawarkan konsep mengenai value. Beberapa praktisi manajemen dan teknologi informasi menyarankan untuk menggunakan TVO bersama-sama dengan konsep Balanced Scorecard yang diperkenalkan oleh Robter Kaplan dimana value dapat dilihat dari 4 (empat) aspek utama, yaitu: keuangan, kepuasan pelanggan, performa proses internal, dan pertumbuhan usaha. Contoh lain adalah menggunakan sejumlah teori Michael Porter dimana value dari implementasi teknologi informasi dapat diperoleh sejauh produk tersebut dapat membantu perusahaan dalam menciptakan produk dan jasa yang unik (differentiation) atau murah-cepat-baik (cost leadership); atau value yang diciptakan dalam bentuk pencegahan para kompetitor utama untuk dapat bersaing dengan perusahaan tersebut (seperti dikemukakannya dalam teori “Five Forces in Competition”).•

Knowledge Management: Bagaimana kita melihatnya?


Terima kasih sebelumnya. Saya ingin mengajukan pertanyaan sebagai berikut. Bagaimana kita sebaiknya melihat Knowledge Management (KM) dalam perusahaan. Apakah itu berarti setiap pengetahuan yang ada di kelola sedemikian rupa menjadi milik perusahaan dan apa saja kriteria pengetahuan yang layak dimasukkan dalam aspek KM?

Budi Harjono,
Manager Business, Jakarta

Perusahaan terkemuka Accenture mendifinisikan “knowledge management” sebagai:
“A systematic process for creating, acquiring, synthesizing, sharing, using, and distributing information, insights and experiences to achive the organisational goals…”

Konsep ini lahir setelah terjadinya sejumlah fenomena unik di dalam era ekonomi baru (new digital economy) dimana faktor 4M (Money, Machines/Methods, Materials, dan Men) saja tidak cukup untuk dapat bersaing di dalam bisnis global tanpa dimilikinya faktor produksi penting kelima yaitu “knowledge” atau pengetahuan. Berbagai kasus membuktikan dimana ada perusahaan yang telah menguasai 4M namun gagal dalam berbisnis karena tidak melakukan pengelolaan yang baik terhadap knowledge yang dimiliki dan diperlukan untuk menjalankan usahanya; sementara di pihak lain ada perusahaan yang berhasil walaupun hanya memiliki sumber daya “knowledge” semata dengan berbagai keterbatasan sumber daya 4M lainnya yang dimiliki.

Secara teori, ada dua jenis knowledge yang terdapat di dalam perusahaan, yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge. Explicit Knowledge merupakan pengetahuan yang tersimpan di dalam sejumlah media penyimpan data dan/atau informasi seperti dokumen, arsip, laporan, bukti transaksi, notulen pertemuan, grafik profil usaha, foto-foto atau gambar-gambar, video dan audio, files/database, email, dan lain sebagainya. Sementara Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang “tidak terlihat” karena keberadaannya yang tersebar dan embedded dalam berbagai bentuk, seperti: pengalaman seseorang, percakapan antar individu, dialog, diskusi formal maupun informal, intelejensia individu, mekanisme pengambilan keputusan, pemikiran-pemikiran, dan lain sebagainya.

(Diagram Platform Knowledge Management in pdf)

Dalam kerangka ini, seluruh pengetahuan yang berasal dari fakta, data, dan/atau informasi terkait dengan proses atau aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari menjadi milik perusahaan -dalam arti kata diciptakan dan perlu disebarluaskan kepada seluruh manajemen, karyawan, dan stakeholders perusahaan sesuai dengan hak, wewenang, tugas, dan tanggung jawabnya. Tentu saja dari keseluruhan pengetahuan tersebut ada yang relevan bagi kepentingan usaha dan ada yang tidak dipergunakan sama sekali. Oleh itulah maka diperlukan suatu manajemen khusus untuk mengelola sumber daya knowledge ini. Biasanya knowledge yang dianggap perlu untuk diciptakan dan didistribusikan adalah yang secara langsung terkait dengan penciptaan value bagi bisnis, seperti: profil pelanggan, portofolio keuangan, skenario pengambilan keputusan, prosedur kerja bermutu, sistem manajemen kualitas, dan lain sebagainya. Pokoknya berbagai pengetahuan yang dapat meningkatkan level “intelegensia” para individu di dalam perusahaan - sehingga dapat meningkatkan level kehandalan dari perusahaan (enterprise intelligence) - harus dikelola sebaik-baiknya.

Oleh karena itulah maka teknologi informasi dan komunikasi hampir selalu dilibatkan di dalam setiap inisiatif pengembangan knowledge management karena kemampuannya untuk dapat menciptakan,menyimpan,menstrukturkan,mensintesakan, dan menyebarkan/mendistribusikan informasi secara efektif dengan cara yang efisien.•