Analisis Keuangan untuk Implementasi TI

Sartono,
Asisten Manajer Keuangan, Jakarta


Hakekat penerapan sebuah aplikasi teknologi informasi adalah untuk memberikan nilai tambah bagi organisasi yang menerapkannya, dimana dalam perusahaan komersial prinsip ini disebut sebagai “business value of information technology”. Dalam implementasinya, besarnya manfaat tersebut memang harus sepadan dengan tingginya biaya yang perlu dialokasikan untuk membangun aplikasi tersebut. Oleh karena itulah maka setiap inisiatif penerapan aplikasi teknologi informasi di perusahaan selalu dimulai dengan melakukan kajian biaya dan manfaat atau yang lebih dikenal sebagai “cost and benefit analysis”.

Pada masa-masa awal perkembangan komputer di dunia bisnis, memang sejumlah praktisi manajemen merasa “cukup puas” dengan penggunaan instrumen analisa keuangan seperti ROI (Return On Investment) dalam memperbandingkan biaya dan manfaat. Hal ini disebabkan karena pada saat itu, “value” atau manfaat yang diberikan oleh komputer bagi dunia bisnis masih terbatas pada peningkatan efisiensi proses kerja atau penggunaan sumber daya. Karena formula matematis perhitungan efisiensi tersebut cukup mudah – dengan memperbandingkan output dan input dari sebuah proses tertentu – maka dapat dilakukan komparasi antara kinerja perusahaan sebelum dan sesudah aplikasi diterapkan. Selisih tingkat efisiensi itulah yang kemudian dianggap sebagai manfaat yang diperoleh perusahaan karena perbedaannya dapat dengan mudah dikonversikan ke dalam satuan finansial seperti mata uang rupiah atau dolar. Maka ROI dapat dengan mudah dihitung dengan cara membandingkan hasil perhitungan tersebut dengan total biaya investasi pengembangan aplikasi yang dikeluarkan.

Dalam perkembangannya, ternyata teknologi informasi tidak sekedar memberikan manfaat efisiensi semata, namun lebih jauh lagi menawarkan beragam jenis “value” yang lain, seperti: peningkatan efektivitas, perbaikan kontrol internal, penciptaan keunggulan kompetitif, pembentukan citra atau “image” usaha, pemutakhiran proses kerja, percepatan pengambilan keputusan, penghapusan kesalahan operasional, dan lain sebagainya. Ketika aplikasi telah menyentuh manfaat yang “intangible” dan “unquantifiable” inilah maka model analisis keuangan konvensional dirasa tidak memadai lagi. Oleh karena itulah ditemukan dan diperkenalkan sejumlah pendekatan atau model lain ke dalam dunia usaha untuk mengukur keberhasilan sekaligus manfaat dari penerapan sebuah aplikasi teknologi informasi, seperti: Strategic Analysis and Evaluation, Value Chain Assessment, Relative Competitive Performance, Proportion of Management Vision Achieved, Return On Management, Information Economics, Multi-Objective Multi-Criteria Method, dan lain sebagainya.

Adapun mereka yang dianggap layak atau bertanggung jawab untuk melakukan kajian manfaat dan biaya adalah para pimpinan perusahaan, yang dalam hal ini diwakiloi oleh CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), dan CIO (Chief Information Officer) atau dalam perusahaan kebanyakan adalah Presiden Direktur, Direktur Keuangan, dan pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan.•

Sudah Optimalkah Penerapan TI Anda?

Terima kasih sebelumnya. Saya ingin mengajukan pertanyaan sebagai berikut. Dalam memanfaatkan TI dalam suatu perusahaan, terkadang ada kesulitannya dalam menilai apakah perangkat keras yang kita beli benar-benar optimal pemanfaatannya? Apa yang seharusnya menjadi pertimbangan saya untuk menerapkan TI secara optimal, apakah jumlah komputer yang disediakan, kemampuan SDM, kecanggihan peranti lunak? Bagaimana mengakumulasi berbagasi aspek tersebut sehingga dapat menjadi pertimbangan yang baik? Terima kasih.

Bernard Tambunan,
HR Manager, Surabaya

Pertanyaan senada juga di sampaikan oleh Mufti Karnadi, Jakarta

Terlepas dari keberhasilan sebuah perusahaan menerapkan teknologi informasi yang dapat memberikan nilai tambah bagi bisnis yang digelutinya, melakukan pengukuran terhadap tingkat optimalisasi penggunaan sumber daya terkait dengan teknologi informasi merupakan tantangan tersendiri. John Zachman dalam teori “Arsitektur Sistem Informasi”-nya mengkategorikan “sumber daya” yang dimaksud sebagai: data (database), proses (software dan aplikasi), teknologi (hardware dan fasilitas fisik), sumber daya manusia (user atau pemakai), time (waktu), dan obyektif (sasaran manfaat). Pemakaian atau konsumsi seluruh sumber daya ini harus dilakukan seoptimal mungkin dengan tujuan terjadinya penghematan biaya yang harus dialokasikan perusahaan terhadap proses penerapan aplikasi teknologi informasi terkait, sehingga keberadaannya dapat memberikan sedikit banyak kontribusi bagi penciptaan keunggulan kompetitif usaha.

Cara yang paling ampuh untuk melihat sejauh mana sebuah perusahaan telah memiliki kinerja pemanfaatan sumber daya yang optimal adalah dengan melakukan proses “IT Audit” atau yang oleh beberapa praktisi disebut sebagai “Information Technology Effectiveness Review”. Melalui aktivitas audit ini perusahaan tidak saja dapat secara jelas dan detail mengetahui tingkat optimalisasi pemakaian sumber daya teknologi informasi yang dimilikinya, namun di sisi lain dapat pula memperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting lainnya, seperti: profil resiko bisnis yang dihadapi, tingkat efektivitas penggunaan teknologi informasi, gambaran kesepadanan manfaat dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun aplikasi, dan lain sebagainya.

Pendekatan lain yang kerap dipergunakan pula untuk menilai tingkat optimalisasi penerapan teknologi informasi adalah dengan menggunakan konsep “Capability Maturity Model” yang pada mulanya diperkenalkan oleh Software Engineering Institute (Carnegie-Mellon University) dan kemudian dikembangkan oleh Information Technology Governance Institute dalam metode COBIT-nya (Common OBjectives for Information and related Technology), dimana tingkat kematangan manajemen sistem dan teknologi informasi dapat dibagi menjadi 6 (enam) level, yaitu masing-masing:

1. Nothing, adalah kondisi dimana perusahaan sama sekali tidak perduli terhadap pentingnya teknologi informasi untuk dikelola secara baik oleh manajemen.



2. Ad-Hoc, adalah kondisi dimana perusahaan secara reaktif melakukan penerapan dan implementasi teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan mendadak yang ada, tanpa didahului dengan perencanaan sebelumnya.



3. Repeatable, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang kali dilakukan dalam melakuan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi informasi, namun keberadaannya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih terjadi ketidakkonsistenan.



4. Defined, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki prosedur baku formal dan tertulis yang telah disosialkan ke segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari.



5. Managed, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki sejumlah indikator atau ukuran kuantitatif yang dijadikan sebagai sasaran maupun obyektif kinerja setiap penerapan aplikasi teknologi informasi yang ada.



6. Optimised, adalah kondisi dimana perusahaan dianggap telah mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada “best practice”.