Di
tengah persaingan usaha yang cukup sengit, marjin keuntungan
yang semakin tipis, perusahaan-perusahaan masa kini dituntut
untuk lebih efisien dalam pengoperasiannya. Pos-pos belanja
yang tidak perlu dibabat habis. Jika perlu, infrastruktur
yang dimilikinya, mulai dari sistem teknologi informasi (TI)
sampai komunikasi digunakan sampai pol, hingga ke batas usianya.
Di sisi lain, salah satu pos pengeluaran perusahaan-perusahaan
yang memiliki banyak cabang, baik lokal maupun mancanegara,
adalah besarnya biaya telekomunikasi, baik untuk berhalo-halo
ria maupun faks. Banyak perusahaan, yang kini mencari solusi
untuk menekan biaya komunikasinya, dan mulai melirik ke infrastruktur
lain yang juga menjadi tulang punggungnya selama ini, yaitu
jejaring data korporat (corporate data network).
Dalam suatu lingkungan komunikasi perusahaan, ada sejumlah
keunggulan nyata dari pengombinasian trafik suara, faks, data
dan multimedia ke dalam satu jejaring tunggal bersifat multiguna.
Rendahnya biaya transmisi, murahnya ownership cost jejaring
secara jangka panjang dan kemampuan mengimplementasikan aplikasi
voice-enabled baru dan canggih merupakan alasan-alasan yang
meyakinkan. Hal-hal inilah yang kemudian memicu minat kalangan
dunia usaha terhadap penggunaan teknologi IP Telephony (IPT)
atau voice over Internet Protocol (VoIP).
IPT merupakan pasar yang pertumbuhannya tercepat di pasar komunikasi
dunia, terbukti salah satu segmen dari IPT, yaitu IP Appliance,
termasuk IP Phone, melonjak cukup tinggi. Menurut riset Frost & Sullivan,
tahun 2003 lalu saja, pengiriman perangkat IP Appliance mencapai
790.000 unit, sementara pendapatan dari pasar dunia diproyeksikan
mencapai USD 2,7 miliar pada tahun 2006 mendatang.
Di sisi lain, penggunaan TDM PBX, yang menjadi infrastruktur
andalan banyak perusahaan, cenderung menurun. “Pasar
TDM PBX cenderung turun 10 persen pertahun, sementara pasar
IP PBX terus menanjak dalam tahun-tahun mendatang,” kata
Owen Chan, VP Asia Operations, Cisco Systems Inc., dalam presentasinya
pada Cisco Showcase 2003 beberapa waktu lalu di Jakarta.
“Kalau Anda perhatikan, perangkat-perangkat TDM PBX
yang terpasang sekitar tahun 1999-2000 akan habis masanya tahun
2004. Kami
mengantisipasi pada saat itu berbagai perusahaan akan mengambil
keputusan yang sulit, apakah akan terus menggunakan TDM PBX,
atau beralih ke IP PBX. Saat itulah kami yakin pertumbuhan
pasar IP PBX akan berakselerasi dengan cepat dalam tahun-tahun
mendatang,” papar Chan.
Namun, menurut John C. Dvorak, penulis buku “Online!
The Books”, para pengambil keputusan TI di perusahaan
cukup berhati-hati dalam memasuki dunia jejaring yang terkonvergensi
dan “packetized” voice. “Kualitas suara di
jejaring data, stabilitas solusi-solusi VoIP dan segala konsekuensi
yang diterima akibat terlalu dini mengadopsi arsitektur jejaring
tertentu menjadi perhatian tersendiri,” tambah Dvorak.
Sudah banyak perdebatan mengenai bagaimana dan kapan saat yang
tepat untuk mengonvergensikan suara dengan layanan data di
dalam perusahaan. Karena, manfaat teknologi ini sangat meyakinkan
dan sudah dibuktikan oleh beberapa pengguna pemula dari kalangan
perusahaan.
Biaya transmisi yang lebih rendah
Biaya telepon bulanan yang berkurang merupakan keunggulan nyata
dari pengonvergensian voice call menggunakan jejaring data
korporat. Untuk beberapa perusahaan, alasan inilah yang mungkin
paling meyakinkan. Itupun tergantung pada beberapa faktor,
antara lain volume panggilan dan jarak antara kantor (cabang)
perusahaan dan kantor pusat.
Perusahaan-perusahaan yang memiliki kantor di mancanegara mendapatkan
manfaat yang paling besar karena hilangnya biaya sambungan
langsung internasional (SLI). Penghematan biaya telepon ke
mancanegara ini sudah banyak dirasakan para pengguna IPT. Arvato
System misalnya. Penyedia jasa TI yang merupakan anak perusahaan
Bertelsmann AG, perusahaan media raksasa dari Jerman, cukup
kewalahan menanggung tagihan telepon 1.000 Euro per bulan per
pengguna. Padahal, jumlah penggunanya sendiri lebih dari 1.000
remote workers, yang tersebar di 20 lokasi di seluruh dunia.
“Kami pun mulai mengeksplorasi penggunaan teknologi,
khususnya VoIP, sebagai suatu cara untuk mengurangi biaya telepon
tanpa
harus mengganggu kerja,” ujar Berthold Koehler, Senior
Manager Arvato System. Perusahaan ini pun akhinya melirik solusi
IPT dari Nortel Networks. Singkat cerita, dalam waktu tidak
terlalu lama, seluruh infrastuktur telah terpasang dan segera
beroperasi. Tagihan telepon yang membengkak, bisa ditekan menjadi
hanya 300 Euro, atau hemat 70 persen. “Kami mampu mengembalikan
investasi kami dalam waktu beberapa bulan saja,” tukas
Koehler.
 |
“Pasar
TDM PBX cenderung turun
10 persen pertahun, sementara pasar
IP PBX terus menanjak dalam
tahun-tahun mendatang.”
Owen Chan
VP Asia Operations,
Cisco Systems Inc.,
di
Cisco Showcase 2003, Jakarta. |
Selain telepon di dalam kalangan perusahaan (intracompany),
penghematan bisa juga diwujudkan untuk telepon antar perusahaan.
Telepon ke suatu tujuan tertentu di luar perusahaan, diarahkan
melalui jejaring korporat ke kantor cabang terdekat (dengan
tujuan tersebut). Misalnya, sebuah perusahaan memiliki kantor
di Jakarta dan Tokyo bisa mengarahkan panggilan ke dan dari
masing-masing kantor melalui jejaring perusahaan. Jika ingin
menelepon ke Osaka, telepon di-route dulu ke kantor Tokyo,
kemudian oleh sebuah carrier lokal di-route lagi ke Osaka.
Dalam kasus ini, porsi biaya sambungan jarak jauh (internasional)
bisa dihindarkan.
Dari sisi ekonomis, ada dua alasan utama mengapa jejaring data
cukup menarik digunakan untuk suara. Pertama, jejaring data
hampir selalu menawarkan kapasitas berlebih. Kedua, suara biasanya
membutuhkan bandwidth yang kecil dibanding transaksi data lainnya.
Dengan pengompresian data suara, sangat mungkin mengintegrasikan
layanan baru ke jejaring yang sudah ada tanpa harus investasi
untuk menambah kapasitas.
Mengurangi biaya kepemilikan
Rendahnya biaya VoIP tidak hanya sekedar mengurangi tagihan
telepon bulanan. Jejaring data yang terkonvergensi juga
mengurangi biaya rutin dari kepemilikan dua jejaring yang
terpisah, satu untuk suara dan satu lagi data.
Hal itu jelas akan meningkatkan efisiensi. “Karena
jaringan infrastruktur data dapat digunakan sekaligus untuk
jaringan suara, pembangunannya cukup satu kali saja,” ujar
Agus Susanto, Direktur PT Multipolar Corporation Tbk. Multipolar
merupakan perusahaan yang bergerak di bidang solusi TI, terutama
perbankan, dan perusahaan pertama di tanah air yang menerapkan
IP Telephony.
Seperti jejaring lainnya, baik biaya SDM maupun peralatan
dikaitkan dengan pembelian, penerapan, pemeliharaan, lisensi
software dan pemantauan trafik. Biaya SDM selalu menjadi
perhatian utama. Dewasa ini, untuk menarik dan mempertahankan
SDM TI yang kualifaid sangat mahal.
Konvergensi layanan suara dan data memberi jalan yang efektif
bagi perusahaan untuk merampingkan jejaringnya dan mengoptimalkan
SDM TI-nya. Artinya, untuk kantor kecil mungkin hanya diperlukan
satu administrator saja untuk menangani jaringan komputer
dan telepon sekaligus, karena keduanya sudah terintegrasi.
Aplikasi terkonvergensi baru
dan canggih
Selain hemat biaya, di atas infrastruktur IPT dimungkinkan
menggelar solusi-solusi konvergensi mutakhir, seperti kolaborasi
real-time, unified messaging dan bahkan Web-enabled call
center, yang menawarkan kapabilitas integrasi jauh melebihi
sistem voice-based.
Kolaborasi real-time memberi kapabilitas conferencing dan
virtual meeting bagi perusahaan pengguna, dan mengurangi
biaya dan kerumitan penerapannya. Karena semuanya berlangsung
di atas jejaring IP, fitur-fitur seperti desktop screen-sharing
dan presentasi visual juga memberi nilai tambah tersendiri
untuk conference call. Dengan fitur ini, perusahaan bisa
menekan biaya kunjungan ke kantor-kantor cabang dan membantu
pemusatan pelatihan karyawan, tanpa perlu membangun fasilitas
pelatihan tersendiri.
Unified messaging menawarkan fleksibilitas bagi pekerja masa
kini. Sebagian besar solusi berbasis IPT mendukung pengintegrasian
suara, e-mail, dan voice mail ke dalam sebuah platform tunggal.
Konsolidasi komunikasi semacam ini memberi akses instan bagi
para pekerja terhadap pesan-pesan sangat penting. Manfaatnya
termasuk menerukan pesan-pesan voice-mail sebagai attachment
e-mail, fitur yang sangat membantu para mobile worker.
Fungsi-fungsi standar dari PABX, seperti redial, call forwarding,
transfer, hold dan conference juga dimiliki IPT. Di luar
itu, IPT juga memiliki fitur-fitur tambahan, seperti miss
call, receive call dan address book dimana Anda dapat mencari
ekstensi seseorang berdasarkan nama langsung dari handset.
Phone set yang digunakan dalam IPT memiliki fungsi-fungsi
terintegrasi, seperti daftar ekstensi setiap pegawai dan
daftar telepon pelanggan atau mitra bisnis. Karyawan juga
dapat langsung membaca pengumuman melalui telephone set.
Memeriksa pesan yang ditinggalkan penelepon langsung di komputernya,
dan membantu karyawan lebih fokus pada mailbox-nya untuk
semua tipe korespondensi. Dengan fungsi-fungsi itu, produktivitas
karyawan akan meningkat.
Seluruh kemampuan yang ditawarkan IPT tersebut merupakan
kunci untuk menarik minat para pengguna perusahaan dan menghilangkan
kekhawatiran akan dampak peralihan ke suatu converged network
dengan menggunakan teknologi packetized voice. Meski sebagian
perusahaan masih khawatir mengenai kualitas suara, stabilitas
dan daya tahan solusinya.
Untungnya, para pengguna pemula cukup memberi banyak pelajaran
bagi para vendor untuk memecahkan masalah penerapan VoIP
ini. Dengan berbagai solusi VoIP yang kini sudah memasuki
generasi kedua dan ketiga, kehandalan dan mutunya menjadi
lebih baik, sehingga cocok digunakan untuk usaha besar dan
kecil.
Dalam kesempatan Gartner Symposium/ITxpo pada bulan Oktober
2003 lalu di Florida AS, Jeff Snyder, Research Vice President
Gartner, mengatakan bahwa perusahaan-perusahaan sudah tidak
lagi bertanya mengapa mereka harus menerapkan IPT, melainkan
kapan mulai menerapkannya.
“Saat mempertimbangkan kapan menerapkan IPT, mereka
harus benar-benar melihat manfaat nyatanya, tak hanya penghematannya.
Memahami kebutuhan unit-unit bisnisnya, dan apa manfaatnya
untuk kegiatan operasional perusahaan. Begitu manfaatnya
jelas, maka tak ada alasan untuk tidak bermigrasi ke IPT,” tutur
Snyder.•aa
