Penggunaan
piranti lunak business intelligence kini semakin berkembang.
Apa saja keuntungannya bagi perusahaan? Pertimbangan
apa saja yang diperlukan sebelum membeli?
|
|
 Seorang
chief operating office (COO) sebuah perusahaan ritel memulai
kesibukan rutinnya seperti biasa. Setelah duduk di kursinya,
ia pun segera menyeruput secangkir kopi hangat yang dihidangkan
sekretarisnya dan menghidupan notebook-nya. Sesaat kemudian,
layar notebook-nya tampil layaknya “dasbor digital” yang
berisi ringkasan data grafis dan numeris yang memperlihatkan
kondisi perusahaannya secara real-time. Sepintas, semuanya
tampak lancar sampai akhirnya ia memperhatikan ada sebuah
tombol indikator berkedip-kedip memancarkan warna merah menyala.
"Ada
masalah di distribusi,” pikir sang COO. Ia pun mengklik
indikator merah tersebut, menggali informasi lebih dalam
lagi untuk mencari akar masalahnya. Sesaat kemudian ia pun
menemukan penyebabnya. Rupanya, salah satu toko mengalami
kekurangan stok barang tertentu akibat lonjakan permintaan
yang tak terduga sebelumnya. Sementara persediaan barang
di gudang terdekat pun sudah menipis. Untuk mengantisipasi
hal itu, sang COO pun kembali menggali informasi lokasi penyimpanan
mana yang masih memiliki stok memadai.
Ah, ketemu sudah! Ia pun segera menelepon manajer gudang untuk
segera mengirimkan stok ke lokasi yang membutuhkannya. Semua
proses berlangsung cepat, dan kopi sang COO pun masih hangat. “Coba
bayangkan, jika semuanya harus dilakukan secara manual,” begitu
pikir sang COO sambil menyeruput kopinya lagi dengan santai.
Ilustrasi di atas menunjukkan betapa informasi yang tepat guna
menjadi sesuatu yang sangat penting, khususnya bagi para pengambil
keputusan. Setelah menghabiskan waktu bertahun-tahun menggulirkan
aplikasi enterprise resource planning (ERP) yang kompleks dan
mahal, banyak perusahaan yang kini mengandalkan setumpukan
data masif, yang sebagian besar berupa data transaksi yang
bersifat mentah. Untuk menyaring informasi terpenting dari
database ini – dan membuat kalkulasi yang bisa menjadi
dasar pengambilan keputusan manajerial – berbagai perusahaan
kini jamak memanfaatkan solusi business intelligence (BI).
Business intelligence dikategorikan sebagai aplikasi dan teknologi
untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan
akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan
bisnis secara lebih baik. Aplikasi ini mencakup aktivitas sistem
pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing
(OLAP), statistical analysis, forecasting, dan data mining.
Singkat kata, BI dibutuhkan untuk mengubah data mentah menjadi
informasi pendukung pengambilan-keputusan perusahaan dan proses
bisnis.
“Perangkat mata-mata perusahaan” ini dulunya hanya memiliki
kemampuan pelaporan dasar, namun piranti BI terkini menawarkan
tampilan terpadu dengan berbagai indikator operasional dan
strategis perusahaan. Seringkali, piranti BI juga dilengkapi
e-mail, yang fungsinya lebih kurang sama seperti “lampu
peringatan.” Ketika para manajer mendapatkan pesan peringatan
melalui e-mail – kapan dan di manapun ia berada – mereka
bisa menggali informasi lebih dalam lagi untuk memastikan apakah
unit bisnis tertentu berjalan sebagaimana mestinya. Apakah
inventori barang dalam keadaan kritis? Apakah tingkat pelayanan
pelanggannya menurun? Apakah ada pelanggan yang lari ke kompetitor
?
Membuat
data lebih bermakna
Untuk mengambil data yang tersimpan di sistem TI
korporat, banyak perusahaan berpaling ke piranti
lunak BI. “Kami melihat sejumlah perusahaan
yang berinvestasi di ERP atau CRM, namun tidak mendapatkan
hasil yang diharapkan,” ujar Rebecca Wettemann,
vice president of research di Nucleus Research.
FiberMark North America misalnya, telah menghabiskan
dana 4,5 juta dolar untuk piranti lunak ERP dari
J.D. Edwards dan 3,5 juta dolar untuk piranti lunak
database dari Oracle. “Biasanya, sistem ERP
bisa mengumpulkan data, tapi laporan yang dihasilkan
kadang tidak sepadan,” ujar Joel Taylor, direktur
sistem informasi FiberMark. “Kami sudah begitu
putus asa untuk bisa mendapatkan informasi yang bagus
secara cepat.”
Akhirnya, Taylor mengeluarkan dana sekitar 75.000
dolar untuk QlikView – piranti lunak BI buatan
QlikTech, yang mengambil data yang tersimpan di sistem
ERP, spreadsheet Excel dan database Oracle dan Access,
dan menyimpannya di RAM server.
Kini, alih-alih mencetak laporan bulanan setebal
1.000 halaman untuk masing-masing staf penjualan
FiberMark yang berjumlah 29 orang, Taylor cukup mengajari
mereka bagaimana mengakses data dari intranet korporat
kapan saja mereka inginkan.
“Dengan sedikit latihan, mereka sudah bisa
menguasainya,” tandas
Taylor. “Kini mereka cukup mencetak empat halaman
saja, bukannya 1.000.” Dari situ saja sistem
ini sudah kembali modal dalam sembilan bulan karena
penghematan kertas, toner, dan penggunaan printer.
Namun, yang terpenting, para salespeople dan eksekutif
bisa mempelajari data yang terbarui setiap hari. |
Dalam kondisi ekonomi yang sulit seperti sekarang ini, para
CIO cenderung enggan mengucurkan uang, namun mereka tertarik
pada BI. Dalam laporan Forrester Research tahun 2003 lalu
terungkap bahwa 45 persen perusahaan yang disurvei berencana
membeli
piranti lunak BI tahun ini. Dengan perangkat BI yang ada
sekarang, para pelaku bisnis bisa langsung menelusuri dan
memilah-milah
data sendiri, daripada harus menunggu divisi TI untuk mengolahnya. “Demokratisasi
akses informasi” ini membantu para pengguna mendukung
sejumlah keputusan bisnis yang selama ini dibuat hanya berdasarkan
insting.
Aplikasi BI generasi baru rata-rata diklaim para vendornya
bisa membantu perusahaan mendapatkan angka ROI (return on investment)
yang impresif. BI kini digunakan untuk mencari ide-ide penghematan
biaya, membuka peluang bisnis baru, mengolah data ERP menjadi
laporan yang bisa diakses, cepat merespon peritel dan mengoptimalkan
harga.
Selain itu, para CIO yang cenderung pelit, rela mengeluarkan
uang untuk piranti lunak BI karena investasi yang dibutuhkan
relatif kecil, namun payback-nya cepat, kata Larry Downes,
konsultan strategi dan penulis buku “Unleashing the
Killer App and The Strategy Machine.”
“ Data yang tak tergunakan (unused data) masih merupakan
sumber terbesar produktivitas dan keunggulan kompetitif yang
tak termanfaatkan
di sebagian besar perusahaan,” ujarnya.
Keberhasilan implementasi BI tergantung pada seberapa bersih
data yang akan diambil. Beberapa perusahaan begitu antusias
terhadap BI, sehingga tanpa pikir panjang langsung membeli
beberapa sistem sekaligus, yang tentu sangat sulit mengintegrasikannya,
kata Laurie Orlov, analis Forrester. Membantu pengambil keputusan
Selain mudah mengakses data, piranti lunak BI sangat mempengaruhi
suatu proses negosiasi, yakni dengan memudahkan kuantifikasi
nilai hubungan dengan pemasok maupun pelanggan utama.
Ambil contoh Motorola. Perusahaan ini berniat memotong
harga pembelian sebesar 2 miliar dolar tahun 2002, karenanya
dibutuhkan tampilan terpadu jaringan pemasok globalnya.
Motorola menggunakan PowerAnalyzer buatan Informatica untuk
menganalisis data pembelian guna memastikan para pembeli
di seluruh dunia mendapatkan posisi negosiasi yang menguntungkan.
Piranti ini secara otomatis memperingatkan pembeli ketika
mereka sudah melampaui ambang pengeluaran, dimana perusahaan
berhak mendapatkan diskon.
“Piranti ini memberitahu Anda bahwa pengeluaran
10.000 dolar berikutnya dari vendor berhak mendapatkan
diskon 5 persen,” ujar
Chet Phillips, direktur TI Motorola. “Ketika Anda
menghadapi puluhan ribu vendor, bayangkan saja berapa penghematan
yang bisa dihasilkan. Anda sudah tentu ingin informasi
ini disampaikan ke Anda.”
Perusahaan juga menggunakan BI untuk menerima atau menolak
suatu keputusan bisnis yang berani. “Seringkali,
evaluasi berbagai peluang pertumbuhan didasarkan pada feeling,
estimasi dan asumsi. Karena untuk memperoleh data yang
pasti terlalu mahal dan memakan waktu,” ujar Wettemann. “BI
memungkinkan Anda melihat angka-angka yang dibutuhkan secara
cepat untuk membenarkan keputusan tersebut,” tambahnya.
Jelly Belly Candy, sebuah produsen gula-gula tahu benar
bagaimana menjalani keputusan-keputusan bisnis yang berani.
Namun, ketika penjualan anjlok paska peristiwa 11 September,
perusahaan tersebut ingin lebih dari sekedar mengandalkan
insting yang berani untuk mencari tahu penyebabnya.
“Karena kami hanya memiliki hitungan di atas
kertas, kami tidak bisa menganalisis secara efisien apa
yang tengah
terjadi,” jelas Dan Rosman, direktur TI Jelly Belly.
Dengan menggunakan BI, Jelly Belly bisa memastikan kecurigaannya
bahwa banyak toko permen Mom-and-Pop – yang menyumbang
setengah dari pendapatan perusahaannya – terpaksa
tutup karena kalah bersaing dengan Target dan Wal-Mart.
Ini membenarkan keputusan Jelly Belly untuk meningkatkan
jumlah staf yang menangani pasar nasional dari empat menjadi
10 orang. Sementara bisnis di toko khusus anjlok 11 persen
selama kurun waktu 2001 sampai 2003, bisnis secara nasional
meningkat 17 persen.
Melacak produk dan penjualan terpanas
Di beberapa perusahaan, BI juga dimanfaatkan untuk mengelola
inventori, seperti yang dilakukan TruServ. Perusahaan ritel
alat-alat petukangan dan rumah tangga ini menggunakan piranti
BI buatan Business Objects untuk mencari produk-produk
yang sudah tersimpan di salah satu dari ke-14 gudangnya
lebih dari 120 hari. Perusahaan ini mengumpankan informasi
tersebut ke dalam piranti lunak supply chain buatan JDA
Software Group, yang kemudian menarik produk ini dari pusat
distribusi dan menjualnya ke toko-toko dengan harga lebih
rendah.
Langkah ini membantu TruServ menghemat 50 juta dolar dari
biaya inventori tahun 2002. Para manajer pemasaran di TruServ
juga menggunakan piranti BI untuk mengetahui dimana promosi
berjalan baik dan dengan cepat memindahkan produk ke pusat-pusat
distribusi dari wilayah-wilayah dimana promosi tidak berjalan
baik.
Para peritel juga menggunakan piranti BI untuk membantu
mencari tahu produk mana yang sukses, mana yang berhasil
tak lama setelah produk tersebut memasuki toko.
Belk, sebuah jaringan yang terdiri dari lebih 200 toserba,
pertama kali berinvestasi pada piranti BI buatan Microstrategy
tahun 1996. “Kami menyadari memiliki sangat banyak
data, tetapi tidak memiliki sistem pelaporan yang baik,” ujar
Roddy Kerr, CIO Belk.
7
Saran Sebelum Menggulirkan
BI
Untuk memperoleh hasil
optimal dari suatu solusi BI, Rebecca Wettemann,
vice president of research, Nucleus Research, menyarankan
tujuh aturan berikut:
-
Pastikan data yang Anda miliki “bersih”.
-
Latihlah calon pengguna secara efektif.
-
Gelar solusi secara cepat, kemudian sesuaikan sambil jalan. Jangan habiskan
waktu banyak untuk membangun sistem pelaporan yang sempurna, karena kebutuhan
akan berubah sejalan perubahan bisnis. Sajikan laporan yang paling penting secara
cepat, dan lakukan perubahan seperlunya.
-
Ambil pendekatan terintegrasi untuk membangun data warehouse sejak awal. Pastikan
Anda tidak terjebak pada strategi pengolahan data yang tidak bisa dikerjakan
di kemudian hari.
-
Tentukan secara jelas ROI dan keuntungan yang akan Anda peroleh, sebelum memulainya.
Evaluasi pencapaian Anda setiap tiga atau enam bulan sekali.
-
Pusatkan perhatian pada tujuan-tujuan bisnis.
-
Jangan membeli piranti lunak BI hanya karena Anda merasa membutuhkannya. Gelarlah
BI dengan pikiran bahwa ada angka-angka di luar sana yang perlu Anda temukan,
dan secara kasar Anda tahu di mana angka itu berada.
|
Ketika perusahaan beralih dari pembelian untuk satu toko
ke pembelian untuk seluruh rantai toserba, akses yang efisien
ke data di sepanjang rantai menjadi sangat penting. Kini,
Belk dapat merinci bagaimana penjualan produk, bentuk,
ukuran dan warna tertentu.
Perusahaan mengirim lebih dari
400 e-mail per minggu ke mitra dagangnya, dan memberi laporan
penjualan yang lengkap. Karena vendor pada dasarnya sepaham,
sehingga memudahkan Belk menyesuaikan pesanan sesuai permintaan
terkini.
“Kami memusatkan perhatian pada hal-hal seperti
mana yang cepat dan lambat terjual, mana yang bisa lebih
dioptimalkan
dan mana yang tidak seharusnya terjadi, sehingga kami dapat
mengetahuinya secara dini dan meminimalkan dampak negatifnya,” jelas
Kerr. Piranti BI membuat Belk merasa nyaman melakukan pembelian
partai besar. “BI membantu kami melihat apa yang
bisa kita lakukan terhadap suatu item,” ujarnya.
Status pelanggan pun tak luput dari pantauan piranti BI.
PT Semen Cibinong, salah satu produsen semen terbesar di
Indonesia dengan jaringan ritel lebih dari 5.000 buah di
pulau Jawa memanfaatkan piranti BI buatan Microsoft untuk
mengetahui berapa jumlah kehilangan pelanggan dan berapa
pelanggan baru yang berhasil digaet bulan ini. Informasi
ini tidak sekedar ditampilkan secara umum, namun juga bisa
dirinci berdasarkan wilayah teritorinya.
Data yang digunakan untuk menghasilkan informasi ini berasal
dari sistem ERP, sementara untuk mendukung sistem informasi
bagi karyawan dan sistem pengambilan keputusan eksekutif,
produsen semen yang memiliki pabrik di Cibinong dan Cilacap
ini memanfaatkan Microsoft SQL Server 2000 dan VisualStudio.NET.
Untuk membuat laporan digunakan add-on Reporting Services.
Solusi ini, menurut Henri V. Nguyen, IT Manager PT Semen
Cibinong Tbk. memberi perbedaan berarti dalam hal mengubah
data pasar mentah menjadi informasi yang berguna. “Selain
itu, solusi ini juga mudah digunakan dengan Web, dan terintegrasi
dalam bentuk angka dan grafik,” tukasnya.
Implementasi BI di Semen Cibinong pun relatif mudah dan
tidak memakan banyak waktu. Menurut Nugroho Laison, konsultan
business intelligence yang menangani penggelaran sistem
laporan BI untuk Semen Cibinong, pihaknya hanya membutuhkan
sumber daya manusia tidak lebih dari lima orang. “Sementara
lama proyeknya sendiri hanya lima hari,” tutur Nugroho.
Selain memantau pelanggan baru dan yang hilang, Semen Cibinong
juga memanfaatkan solusi BI-nya untuk mengetahui informasi
mengenai daftar peritel berikut rinciannya, volume pesanan
berdasarkan produk maupun peritel. Yang tak kalah penting,
pemantauan harga produk sejenis yang ditawarkan kompetitor.
Apapun yang diharapkan perusahaan dari penggelaran solusi
BI, Wettemann menyarankan untuk tidak mematok target terlalu
muluk. Tyler, CIO Quaker Chemical pun berpendapat sama,
bahkan menyarankan membangun infrastruktur yang sederhana
dulu.
“
Anda selalu bisa melakukan lebih dari apa yang bisa Anda
lakukan, namun jangan pernah kurang dari apa yang bisa
dilakukan,” ujarnya. Lebih baik membangun sesuatu
yang sederhana, bisa dimanfaatkan para pengguna, dan biarkan
mereka memberi tahu Anda, apa yang lebih mereka butuhkan,
tutupnya.
•
ci/cf/aa |
