Volume II No 15 - Maret 2004
   


Kenny’s Second Hand
Bookstore
 

Perjalanan toko buku bekas legendaris menjadi toko buku dan pengekspor buku-buku
langka kelas dunia
berbasis teknologi
informasi canggih.

Kenny’s Second Hand Bookstore berdiri pada 19 November 1940 dengan menjual buku-buku sekolah terpilih yang diberikan kepada Des dan Maureen Kenny oleh teman-teman mereka. Sejak itu, keduanya dikenal sebagai penjual buku bekas, dan bertahun-tahun kemudian mereka dikenal sebagai spesialis buku kelas dunia.

Tahun 2000 yang lalu, mereka memecah perusahaan menjadi dua entitas yang berbeda, yakni Kenny’s Book Shop dan Art Gallery, dan Kenny’s Book Export Company. Kenny’s Book Export Company tak lagi hanya menjual buku-buku bekas, melainkan buku-buku baru dan buku-buku langka untuk para kliennya di seluruh dunia.

Buku-buku langka, fokus utama kasus bisnis kali ini, umumnya dijual sebagai koleksi. Yakni sekelompok buku yang, misalnya, berisi isi yang hampir sama atau yang ditulis oleh penulis yang sama. Koleksi ini dihimpun oleh Kenny dan kemudian dimasukkan dalam suatu katalog dan diberikan ke orang-orang yang tertarik.

Dalam menyiasati bisnisnya ini, Kenny menyadari bahwa mereka harus memiliki stok buku langka yang lengkap. Karenanya Khenny membeli buku dari beberapa diler ataupun pribadi-pribadi yang menjual buku-buku mereka. Saat ini, Kenny tak kurang memiliki koleksi 1.000.000 buku langka.

Dengan koleksi yang cukup besar ini, masalah utama yang dihadapi adalah membuat katalognya. Baru sekitar 100.000 buku saja yang telah dimuat di catalog, sedang sisanya yang 900.000 belum dan hal itu akan menyulitkan dalam menjual atau mencarinya di gudang jika ada permintaan pelanggan.

Jika menggunakan sistem lama, hanya sekitar 2.500 hingga 3.000 buku saja yang dapat dibuatkan katalognya. Tantangannya adalah bagaimana mengkatalogkan semua buku koleksinya dan, tentu, sistem katalognya mengikuti standar internasional sehingga mudah digunakan oleh para pelanggannya di seluruh dunia.

Meski Kenny sadar tak memiliki tenaga ahli dalam membangun sistem teknologi informasi (TI), tapi tak mudah juga bagi mereka dalam menentukan konsultan mana yang dapat mereka minta bantuannya. Selain biaya, pertimbangannya adalah bagaimana sistem yang dibangun akan mampu memenuhi kebutuhan mereka dengan baik.

Namun, Kenny sangat menyadari bahwa sistem yang mestinya mereka terapkan menyangkut dua hal utama, yakni Library Management System (LMS) dan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Untuk itulah Kenny lebih tertarik untuk membangun suatu sistem TI yang kuat di back-end, sehingga nantinya akan mampu membangun sistem front-end apa saja yang dibutuhkan oleh pelanggan, sekarang maupun di masa datang.

Satu hal lain, begitu diterapkan sistem tersebut harus mampu mempercepat proses pengkatalogan koleksi buku lebih cepat dari sistem lama yang telah digunakan, mungkin dari sekitar 2.500 buku per minggi menjadi 5.000 buku per minggu. Selain itu, database buku harus mudah digunakan, sehingga memudahkan para pelanggan dalam mencari buku yang dibutuhkannya, misalnya melalui mesin pencari yang menggunaka kata kunci (keywords).

Juga, bagaimana sistem dapat memudahkan Kenny dalam membuat katalog buku berdasarkan kategori bidang-bidang yang dibahas. Lebih jauh, Kenny juga menginginkan bagaimana database-nya bersifat terbuka, sehingga bisa dibaca oleh penjual buku lainnya, yang memungkinkan mereka ikut juga menjual buku-buku Kenny seolah-olah mereka yang memiliki sendiri koleksi –buku-buku itu.

Dengan data yang lengkap seperti itu, Kenny berharap dapat melayani para pelanggannya berdasarkan tema-tema yang dibutuhkan dan secara spesifik dapat menjalankan sistem pemasaran langsung sehingga dapat memenuhi kebutuhan para pelanggannya secara cepat dan tepat.

Latar Belakang

Sepuluh tahun pertama Kenny membuka toko buku bekasnya, semuanya berjalan sebagaimana biasanya toko buku bekas. Pasar buku-buku bekas untuk koleksi ini tak begitu menonjol di permukaan. Bahkan, Kenny sendiri pun tak tahun buku-buku yang diberlinya sampai ia menerima di tokonya.

Sampai tahun 1950-an, ketika Des menjabat Manajer Personalia di Galway Textiles, barulah Maureen Kenny mulai menjual koleksi buku-buku langka mengenai Irlandia, seperti kebudayaan, bahasa, kesusasteraan, dan sekaligus menjadikannya fokus baru bisnisnya.
Pengalaman Des di lingkungan industri membuatnya memiliki pandangan yang lebih luas, mendunia, baik yang terkait dengan ekspor misalnya. Karenanya, Des melihat bagaimana Kenny mampu membuat suatu sistem katalog yang memungkinkan pembeli atau pelanggan membeli buku tanpa perlu mengunjungi toko buku di Galway.

Namun, yang tak terbayangkan sebelumnya oleh Kenny adalah bahwa buku-bukunya, meski lebih banyak dibeli oleh pembeli di dalam negeri, ternyata ada sebagian yang diekspor ke luar negeri. Permintaannya terus meningkat seiring dengan semakin banyaknya katalog yang disebarkannya.

Sampai ketika tahun 1985, Conor Kenny, saat itu menjabat Managing Director Kenny’s Book Export Company, menghadiri suatu seminar mengenai “US Libraries Market” yang diselenggarakan oleh Enterprise Ireland. Saat itu, Conor sangat menyadari lingkungannya dan mencoba mencari tahu lebih banyak seandainya ia bisa menjual buku-buku koleksinya.

Keuntungan Pelanggan
  • Memperbanyak pilihan – Dengan sistem OCLC pelanggan dapat lebih leluasa mencari buku yang dibutuhkan, yang tersedia di stok Kenny.
  • Mengurangi biaya – Dengan sistem baru ini, setiap buku akan memiliki kode OCLC dan berikut bibliografinya. Bagi perpustakaan tak perlu lagi harus membuat bibliografi sendiri, karena sudah tersedia dan tinggal membeli. Membeli seharga €1.50, sedang kalau membuat sendiri bisa menghabiskan €150. Bayangkan kalau ada 400-500 yang dibeli suatu perpustakaan dari Kenny, yang akan dibuatkan bibliografinya per tahun?
  • Mendaftarkan kebutuhan – Para pelanggan dapat mendaftarkan kebutuhan buku mereka. Jika bukunya tersedia, maka mereka akan diberitahu berikut opsi pembeliannya.
  • Menggunakan database Kenny – Toko buku lainnya dapat juga menggunakan database Kenny sebagaimana mereka memilikinya sendiri. Jika buku yang dibutuhkan tersedia, Kenny dapat langsung mengirimkannya ke pelanggan atau ke toko buku lokal untuk menyerahkannya.

Keuntungan Kenny

  • Mengubah stok jadi penghasilan – Sistem baru ini akan meningkatkan volume stok buku yang tersedia sehingga akan meningkatkan penjualan dan penghasilan. Juga keuntungan.


  • Meningkatkan kecepatan proses katalog – Jumlah buku yang dikatalog meningkat dua kali lipat dari sebelumnya
    • .

  • Meningkatkan jumlah buku yang tersedia untuk pelanggan – Dengan semakin banyak buku yang berhasil dibuatkan katalognya, maka akan semakin banyak kemungkinan pilihan pelanggan, karena banyaknya buku yang tersedia.


  • Siap bersaing – dengan sistem back-end yang kuat Kenny percaya dapat mengembangkan berbagai layanan baru di masa dating bagi para pelanggannya.


  • Keuntungan segera – Sistem baru ini dapat segera memberi keuntungan buat Kenny, karena semakin banyak buku yang mungkin terjual, sebab persediaannya semakin banyak dan bervariasi.


  • Pasar baru – Sistem baru memungkinkan Kenny mendapatkan pelanggan dan pasar yang baru, karena para pelanggan darimana saja di dunia dapat mengakses database buku yang tersedia
“ Kami mengetahui banyak mengenai perbukuan langka ini lebih dari setiap orang lainnya di ruang seminar,” ujar Conor. Dan, benar, pada tahun 1986, Conor mengunjungi Amerika dan kembali ke Irlandia membawa pesanan, antara lain, dari Boston Public Library (yang memesan banyak sekali buku-buku koleksi Kenny) dan juga the Library of Congress di Washington.

Sekarang ini, Kenny menjadi pemasok buku-buku baru mengenai Irlandia ke sekitar 150 perpustakaan di Amerika. Perpustakaan tersebut percaya penuh pada Kenny dan mengetahui dengan baik buku-buku apa saja yang mereka butuhkan dan membiarkan Kenny memasok buku langsung dari penerbit. Sejak tahun 1986 itu, Kenny tak kurang telah mampu meningkatkan pendapatan dari sebesar €30,000 menjadi €1.6 juta.

Kenny juga mengembangkan penjualan buku melalui paket atau parsel berdasarkan profil pelanggan yang menjadi targetnya. Bila bukunya dirasa kurang cocok, si pelanggan dapat mengembalikannya ke Kenny. Hingga saat ini tak kurang 1.800 pelanggan di seluruh dunia yang berlangganan dengan Kenny, yang berarti sekitar 150 paket diekspor setiap minggunya.

Tahun 2000, mengikuti saran dari Enterprise Ireland, Kenny memecah dua perusahaan menjadi Kenny’s Bookstore and Art Gallery, dan Kenny’s Book Export Company.
Buku-buku yang dipasarkannya pun tak lagi sepenuhnya buku-buku mengenai Irlandia, melainkan lebih luas dengan koleksi mencapai 1.000.000 buku langka.

Informasi Pasar

Pasar yang dicakup Kenny’s Book Export Company cukup luas, antara lain:

• Perpustakaan (buku-buku yang diterbitkan).
• Spesialis subyek di lingkungan perpustakaan (buku-buku antik dan langka).
• Kolektor (misalnya toko buku lainnya).
• Kolektor (konsumen).
• Anggota Klub Buku Kenny.

Kebanyakan toko buku bekas hanya menjual subyek-subyek tertentu, dan jarang sekali yang memiliki koleksi sebanyak milik Kenny. Karena sedikit bersifat spekulatif, jika buku yang ditawarkan tidak banyak pembelinya, maka akan ditawarkan dalam kelompok-kelompok kecil ke dejumlah pembeli tertentu.

Pasar buku-buku Kenny kebanyakan dari Amerika, Jepang, Cina, Singapura dan sejumlah Negara-negara Asia lainnya, yang semakin menunjukkan minat yang lebih besar belakangan ini. Buku-bukunya tak hanya menyangkut negara-negara lain, melainkan mengenai negara sendiri yang ditulis oleh penulis luar.

Masalah yang dihadapi

Dengan masih banyaknya koleksi buku yang belum terkatalogkan, Kenny menghadapi masalah serius dalam penjualannya. Karenanya, tujuan membangun proyek e-Business adalah bagaimana secepatnya mengubah stok buku menjadi uang tunai,” ujar Conor Kenny, Managing Director of Kenny’s Book Export Company. “Stok kami mungkin bernilai sekitar €7-8 juta,” tambah Conor. Dan itu dapat terjadi jika proses katalogisasi semua koleksi bukunya dapat dilakukan secepatnya.

Tahun 1995, Kenny mulai membuat katalog dalam tiga versi database, sebelum akhirnya membangun sistem yang sekarang ini. Karena sistem katalog yang lama tak cukup mudah digunakan, sehingga perlu dicari pola katalog yang baru, yang memudahkan pelanggan mencari buku-buku yang diinginkannya.

Sistem katalog yang baru ini memungkinkan:
• Secara nyata meningkatkan jumlah buku yang dikatalogkan.
• Menyediakan layanan yang lebih baik ke pelanggan dengan dukungan database yang lengkap.
• Meningkatkan peluang ekspor, karena pelanggan di manapun dapat mengakses stok buku secara online.
• Menyatukan semua 100.000 data buku yang telah terkatalog sebelumnya ke dalam suatu database yang baru.

Kenny juga berkeinginan untuk membangun sistem katalog yang memungkinkan menyediakan layanan lainnya di kemudian hari, seperti: CD/DVD, Peta, Artikel-artikel secara periodik, makalah, gambar dan lain sebagainya.

Keputusan

Kebutuhan terhadap sistem catalog yang baru, yang mudah digunakan, tak lagi dipertanyakan. Namun, sejak awal memang disadari bahwa Kenny tak memiliki orang-orang TI yang mampu melakukan pembuatan sistem itu. Baru, ketika tahun 2002, David Lohan, Manajer TI yang sekarang bergabung dengan Kenny, maka ada perkembangan dan arah baru kemungkinan menerapkan sistem TI komprehensif.

“Kita penjual buku – kita tidak tahu mengenai teknologi informasi”, ujar Kenny. “Yang kita butuhkan adalah kemampuan ahli untuk mewujudkan sistem TI yang komprehensif untuk perusahaan ini”, tambah Kenny. Tapi, dengan membawa masuk BSM, konsultan manajemen, pada pertengahan tahun 2002, Kenny kembali ke jejak semula untuk mewujudkan proyek TI dengan mengidentifikasi kebutuhan dan kriteria untuk proses pemilihan vendor.

Banyak personal yang dilibatkan dalam proyek ini. Namun, dengan fokus pada manajemen proses, para staf yang terlibat lebih fokus pada pemikiran dan penetapan kebutuhan-kebutuhan yang lebih mendasar. “Kalau saja sejak awal kita telah menggunakan BSM, maka tak urung investasi kita sebesar €200,000 sudah kembali tiga kali lipat”, tegas Kenny.
Meski BSM tak ikut serta dalam proses pemilihan vendor, namun BSM telah berhasil membangun 1.300 persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem akhir yang nantinya dimiliki Kenny. Dengan berpandu pada persyaratan itulah proyek TI berjalan dan membangun solusi dan fungsionalitas.

Proyek TI Kenny ini menggabungkan fungsionalitas di back-end dan front-end, yaitu sistem ERP dan Library Management Systems. Karenanya Kenny cukup berhati-hati dalam membangun solusi TI-nya. Jangan sampai fungsionalitas yang justru tak dibutuhkan dibangun, sedang yang dibutuhkan tidak dibangun. Jika hal itu terjadi, maka akan terjadi pemborosan dalam penanganan proyek TI, sehingga tidak efisien dan efektif.

Solusi Bisnis

Solusi yang diharapkan adalah menggabungkan ERP dengan Library Management System yang akan memenuhi tiga isu kunci berikut:

1. Cataloguing – Menyediakan konsistensi di seluruh sistem, termasuk kata kunci, rincian buku dan nomor OCLC (Online Computer Library Centre).

2. Customer wants – Rincian mengenai buku yang dibutuhkan pelanggan. Jika buku ditampilkan di database katalog, pelanggan dapat dihubungi melalui e-mail agar mereka mengetahui buku-buku yang ada di stok.

3. Client Database – Database seluruh pelanggan Kenny. Database ini akan memasukkan kata kunci dan subyek ketika pelanggan memesan buku. Data ini diharapkan dapat digunakan untuk kepentingan pemasaran dengan mempadankan buku dengan pelanggan potensial.

Hampir semua buku yang ada sekarang ini dikatalogkan berdasarkan ISBN (International Standard Book Number). Namun koleksi Kenny kebanyakan tak memiliki nomor ISBN karena diterbitkan sebelum tahun 1970an. Karenanya Kenny mencari cara baru untuk mengidentifikasi buku-bukunya.

Akhirnya Kenny sepakat menggunakan sistem katalog dengan standar OCLC. Sistem yang ditemukan sekitar tahun 1967, memungkinkan dibangunnya suatu sistem katalog secara online di antara perpustakaan. Hingga kini tak kurang dari 40.000 perpustakaan di dunia telah menggunakan sistem OCLC ini.

Dengan menggunakan sistem katalog ini, Kenny percaya para pelanggannya, baik personal, lembaga maupun kalangan perpustakaan akan dapat dengan meudah mencari buku-buku yang mereka butuhkan. Karena pelanggan tak perlu mengetik semua informasi bibliografinya, melainkan cukup dengan kata kunci (judul subyek, penulis atau tipe dan isinya) dan dikirimkan ke OCLC. Jika OCLC memiliki informasinya. maka yang akan keluar adalah bibliografi lengkap dari buku yang dimaksud.

Selain itu, Kenny juga mampu mengkatalogkan bukunya dari semula hanya 2.500-3.000 buku per minggu menjadi 5.000 buku per minggu.•



Foto-foto: istimewa
© 2003 - 2004 eBizzAsia. All rights reserved.