Dengan
semakin berkembangnya penggunaan
teknologi dan
perangkat ber-gerak (mobile), semakin terbuka pula
kesempatan
per-usahaan
menerapkan
strategi ’mobilitas perusahaan’.
Apa saja yang perlu diperhati-kan?
|
|
 Berinvestasi
dalam teknologi sama seperti berinvestasi dalam kegiatan bisnis
lainnya. Artinya, Anda harus dipandu oleh tujuan bisnis yang
jelas. Tujuan bisnis yang umum adalah meningkatkan profitabilitas
atau pangsa pasar. Mencapai tujuan ini berarti dengan cermat
memperhatikan aspek jangka pendek dan jangka panjang dari keputusan
Anda. Contohnya, investasi di teknologi, seperti mobilitas sebuah
perusahaan berpotensi meningkatkan efisiensi berbagai proses
bisnis. Hal ini juga merupakan contoh bahwa teknologi mensyaratkan,
baik strategi jangka panjang maupun pendek.
Apa itu Enterprise Mobility?
Mobilitas Perusahaan (enterprise mobility) diartikan sebagai
perusahaan yang memiliki dukungan teknologi yang memungkinkan
karyawannya melakukan kegiatan kerja tanpa tergantung tempat
yang bersifat tetap alias bergerak, seperti ketika dalam
perjalanan, selama penerbangan atau ketika berada di luar
kantor, baik luar kota, luar daerah, bahkan luar negeri.
Mereka berkemampuan mengakses data dan informasi perusahaan
yang terkini yang mendukung pembuatan keputusan seketika.
Strategi mobilitas perusahaan ini akan sangat bermanfaat,
terutama bagi perusahaan-perusahaan yang menggantungkan pendapatannya
dari para pekerja bergerak, misalnya perusahaan-perusahaan
farmasi, perusahaan multinasional dan lain sebagainya.
Dengan tersedianya fasilitas yang berbasis teknologi bergerak,
memungkinkan karyawan bekerjasama, mendapatkan informasi terkini
dari sumber-sumber yang telah terintegrasi, misalnya pusat
data dan informasi perusahaan, dari mana dan di mana mereka
berada sepanjang aksesnya tersedia.
Diharapkan dengan fasilitas tersebut, secara optimal akan mendukung
peningkatan produktivitas, baik individu maupun secara kolektif
seluruh SDM perusahaan. Dengan begitu, selain perusahaan semakin
dapat lebih tanggap dalam merespon berbagai permintaan, keluhan
atau interaksi dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok
maupun mitra bisnis. Pengambilan keputusan pun dapat dilakukan
secara lebih cepat, tepat karena didukung data dan informasi
yang terkini.
Karenanya, beberapa hal berikut ini perlu mendapatkan perhatian
yang sungguh-sungguh sebelum membangun rencana ’mobilitas
perusahaan’ Anda.
Lebih dari sekadar ROI jangka-pendek
Nilai yang dibawa mobilitas ke sebuah perusahaan sudah dikenal.
Sulit membayangkan bagaimana sebuah perusahaan tidak bisa
meraih manfaat dari akses informasi real-time atau near real-time.
Pertanyaannya bukanlah apakah mobilitas perusahaan diinginkan,
tetapi bila, di mana, dan bagaimana mobilitas itu harus digulirkan.
Suatu analisis ROI (return on investment) tipikal terhadap
penerapan teknologi informasi (TI) bergerak tidak disarankan,
karena hal ini paling baik dianggap sebagai suatu proses
evolusioner, berangsur-angsur memperluas mobilitas dari suatu
segmen karyawan spesifik lintas perusahaan.
Karenanya, Anda perlu mengubah sudut pandang dari sekadar melihat
ROI berdasarkan satu penerapan ke penerapan lainnya. Sebaliknya,
Anda harus memastikan bahwa investasi TI bergerak memenuhi
tujuan yang diharapkan dari kontribusi pengembangan infrastruktur
TI ke tingkat mobilitas perusahaan yang lebih tinggi.
Suatu strategi TI bergerak yang tertata baik dan diterapkan
dengan baik akan menjamin bahwa Anda mendapat tingkat pengembalian
maksimum dari investasi TI bergerak jangka panjang. Strategi ’mobilitas
perusahaan’ diharapkan akan meningkatkan produktivitas,
waktu respon, dan akurasi operasi.
Di samping memperoleh berbagai manfaat, strategi ini akan memastikan
bahwa:
- Kondisi teknologi yang cepat berubah tidak membuat investasi menjadi usang.
- Infrastruktur aplikasi yang ada bisa digunakan untuk menyediakan solusi bergerak.
- Implementasi TI bergerak tidak mempengaruhi kinerja dan fungsionalitas aplikasi-aplikasi kritikal yang ada.
- Pengembangan aplikasi-aplikasi khusus yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan lebih mudah dilakukan.
- Keuntungan kompetitif yang bersinambungan.
Mobilitas perusahaan juga bisa menciptakan suatu lingkungan dimana para karyawan
dan stakeholder lain mengakui pentingnya operasi real-time di organisasi tersebut.
Merancang strategi mobilitas
Dalam mengembangkan strategi mobilitas sangat penting dilakukan
ujicoba pemetaan antara tujuan bisnis perusahaan dan kebutuhan
TI, yang diselaraskan terhadap infrastruktur yang ada untuk
mengidentifikasi area yang perlu bersifat bergerak. Dari
sisi infrastruktur TI, mobilitas harus dipandang sebagai
pemberdayaan saluran akses lain, bukan sesuatu yang independen
dan berbeda dari infrastruktur yang ada. Aplikasi bergerak
suatu perusahaan berjalan pada infrastruktur TI yang sama
sebagaimana aplikasi perusahaan lainnya.
Mengukur ketersediaan mobilitas dari infrastruktur TI sangat
penting. Selain mengevaluasi elemen-elemen, seperti kapabilitas
messaging, opsi akses jarak jauh, konektivitas, pengamanan,
dan tingkat integrasi, proses ini juga harus mencakup pemeriksaan
terhadap keberagaman berbagai perangkat bergerak pribadi yang
digunakan karyawan di dalam perusahaan. Agar jangan terganggu
dengan berbagai aplikasi TI bergerak lainnya di sekitar perusahaan
Anda, maka pengujian harus dilakukan secara lebih intensif.
Pengguna TI bergerak sekarang bisa memperoleh banyak masukan
berharga mengenai kegunaan dan efektivitas berbagai peralatan
bergerak. Faktanya, bukanlah ide buruk untuk melibatkan penguna
bergerak yang ada dalam tahap-tahap awal percobaan dan peluncuran
layanan bergerak tersebut.
Strategi TI bergerak mestinya dapat menjadi arahan seluruh
pengembangan infrastruktur TI sedemikian rupa, sehingga layanan
perusahaan bisa dengan mudah diperluas ke saluran bergerak.
Selain itu, suatu middleware perlu diterapkan, sehingga memungkinkan
akses ke layanan perusahaan yang bersifat menyeluruh tidak
tergantung jenis perangkat. Mobile middleware juga mengefektifkan
mekanisme dan pengelolaan perangkat dan pengendalian akses.
Begitu infrastruktur tersedia, akses tingkat-perusahaan untuk
messaging dan layanan lainnya bukanlah suatu hal yang sulit.
Lebih terbuka
Seringkali, ada godaan untuk menggulirkan aplikasi bergerak
mandiri (stand-alone), karena biayanya lebih murah dibandingkan
infrastruktur berbasis intermediasi bergerak yang umum. Masalahnya,
infrastruktur ini tidak dapat digunakan untuk memperkenalkan
layanan bergerak yang baru. Juga, aplikasi bergerak yang
mandiri biasanya membutuhkan total cost of owneship (TCO)
yang lebih besar dalam jangka panjang, karena perlunya biaya
tambahan lainnya. Strategi ’mobilitas perusahaan’ harus
mendukung solusi bergerak standar dan terkustomisasi – bukan
aplikasi bergerak yang berbasis perangkat tertentu, seperti
ponsel, atau komputer genggam (palm).
Mengukur sukses
Mengukur sukses di tiap tahap adalah elemen terpenting dari
suatu penerapan strategi perusahaan bergerak (mobile enterprise).
Yang sangat penting dilakukan adalah dengan cermat mengidentifikasi
parameter yang relevan bagi perusahaan. Pemodelan ROI yang
akurat membutuhkan banyak parameter sebagai masukan, sehingga
strategi mobilitas perusahaan harus mengidentifikasi metrik
sukses yang benar.
Salah satu faktornya adalah mengidentifikasi frekuensi pengumpulan
metrik ini secara benar. Pemodelan ROI akan tidak efektif kecuali
kalau dikombinasikan dengan analisis TCO yang efektivitasnya
setara. Seiring matangnya penggunaan teknologi bergerak di
suatu perusahaan, tujuannya harusnya meningkatkan ROI dan mengurangi
TCO dengan terus-menerus meningkatkan tingkat integrasinya.
Optimalisasi
Suatu strategi penerapan TI bergerak yang terkendali seringkali
paling efektif saat meluncurkan setiap layanan baru. Standar
dan proses yang jelas, spesifik, dan bisa diterapkan untuk
pengguna baru perlu dibuat, sebelum menggulirkan layanan
ke luar perusahaan. Dukungan TI yang efektif penting bagi
keseluruhan sukses tiap inisiatif TI bergerak ini. Solusi
manajemen dan struktur dukungan TI (termasuk pelatihan) yang
tepat, juga perlu dibuat sebelum memperluas solusi ke lebih
banyak pengguna. Ini juga akan membutuhkan perbaikan dan
perluasan kebijakan dan layanan dukungan TI. Hal ini juga
berlaku bagi pembuatan kebijakan menyangkut keamanannya (security
policies).
Mengatur dan mengoptimalkan proses merupakan bauran pengendalian
umpan balik, dimana solusi mobil dioptimalkan secara berkelanjutan
berdasarkan hasil yang terukur. Strategi TI bergerak lebih
memrioritaskan aplikasi-aplikasi perusahaan yang memang sangat
perlu difasilitasi kemampuan bergerak. Begitu suatu solusi
TI bergerak sukses diterapkan, berbagai aplikasi yang baru
bisa langsung digulirkan. •PG/TI |
