Ada kenyataan tak terbantahkan yang harus dihadapi para manajer teknologi informasi (TI), khususnya perusahaan-perusahaan yang telah masuk-bursa (go-public). Bila laporan keuangan kuartal sudah jatuh tempo, tekanan dari pimpinan untuk mencapai target EPS (earnings-per-share) semakin memuncak.
Hal ini akan memaksa bagian TI, yang di beberapa bidang usaha tertentu masih dianggap sebagai sumber biaya, untuk menangguhkan pembelian jumlah besar yang merupakan bagian dari inisiatif bisnis strategis, seperti menginstal sejumlah x modul untuk penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) yang sedang berjalan. Atau, mengurangi penggunaan manajer dan pengembang bagi sebuah proyek Customer Relationship Management (CRM) yang besar.
Karena perusahaan-perusahaan go-public secara terus-menerus harus berhubungan dengan investor di bursa dan pemegang saham, ada beberapa tips untuk membantu para manajer TI untuk menjaga proyek jangka-panjang mereka agar tetap pada jalurnya.
Kunci mengatasi kesulitan pendapatan perusahaan, seperti diungkapkan para manajer TI dan bisnis, adalah dengan mengembangkan sasaran-sasaran proyek TI yang terukur, yang menjaga tingkat pengembalian investasi. Karenanya, perusahaan perlu berkomitmen untuk menghasilkan ROI (return on investment) dengan metodologi yang disepakati, termasuk pemutahiran data atau bertatap muka dengan para manajer senior.
Selain itu, para manajer TI harus bekerja lebih erat dengan manajer bisnis dan memahami bagaimana mengomunikasikan tujuan dan pencapaian proyek secara lebih sederhana dengan istilah-istilah non-teknis.
“Para CIO selalu membutuhkan kesiagaan atas total kinerja perusahaan dalam segala hal yang dilakukannya,” ujar Ron Ponder, mantan CIO di Sprint Corp., dan AT&T Corp. “Cara terbaik untuk mengatasi tekanan di setiap kuartal adalah dengan menyerahkan apa yang semestinya kita serahkan,” kata David Johns, chief supply chain dan pajabat IT Owens Corning. Fungsi supply chain dan TI dipadukan selama proses reorganisasi perusahaan, yang merupakan “suatu perpaduan hebat” dan menghasilkan penghematan produktivitas yang besar, yang dapat mencapai 5% dari total biaya perusahaan, ujar Johns.
Di antara langkah-langkah lain yang diambil, seperti dilakukan Owens Corning, adalah melakukan analisis manfaat terhadap proyek pengendalian proses terkini bernilai jutaan-dollar yang di terapkannya awal 2001, yang kemudian diperluas ke lebih dari 20 pabrik di mancanegara. Proyek ini dipantau melalui pertemuan kuartalan executive technology committee yang beranggotakan 5 orang untuk memberi laporan ke CEO.
“Pertemuan kuartalan dengan bagian bisnis dan TI “awalnya maju mundur, tetapi sekarang sudah berjalan lancar, dan kami memastikan bahwa mereka sudah saling dapat bekerjasama,” ujar Johns.
Jadi, kalau dibandingkan dengan penerapan ERP tahun 1995 lalu di Owens Corning, tidaklah sebaik bagaimana mereka menentukan sasaran-sasaran yang ingin dicapai seperti sekarang ini. “Apa yang kami dapati adalah bahwa pembenaran data dan bisnis harus sudah ada,” kata Johns.
“Proyek ERP, yang mencakup penginstalan peranti lunak di unit-unit bisnis berbeda, menghadapi masalah yang sama, sebagaiman dialami perusahaan-perusahaan lainnya, selama mereka memperlakukan ERP sebagai proyek teknologi bukan melihatnya dalam konteks keseluruhan perusahaan,” kata Johns.
Meningkatkan ROI
“Kelangsungan proyek-proyek TI terasa cukup berat akibat tekanan EPS (earnings-per-share), terutama dalam kondisi ekonomi sulit seperti sekarang ini,” kata Mehrdad Laghaeian, CIO Osram Sylvania Inc., pembuat produk lampu di Danver, Massachusetts.
Pengalaman 20 tahun bekerja di bidang TI di beberapa perusahaan, membuat Laghaeian memahami bahwa “jika TI tidak dianggap sebagai alat strategis bisnis, maka masalah [pendapatan kuartalan] akan lebih besar.” Misalnya, jika seorang manajer TI memempertimbangkan penerapan sistem operasi desktop terbaru di ratusan mesin, tetapi tidak bisa mengaitkan investasi tersebut dengan peningkatkan bisnis, permintaan itu harus ditolak, katanya.
Saat Osram Sylvania memulai proyek CRM bernilai jutaan-dolar tiga tahun lalu, upaya itu direncanakan oleh suatu tim beranggotakan 14 manajer bisnis dan TI senior. “Proyek tersebut dimulai pada Oktober 2000, setelah mengadopsi faktor-faktor bisnis ROI, termasuk pengurangan profesional TI dan penghematan biaya transaksi,” kata Laghaeian.
Di beberapa perusahaan, proyek TI dengan prioritas jangka-panjang biasanya mendapatkan dukungan bisnis yang kuat. “Di United Parcel Service Inc., Atlanta, yang menghabiskan sekitar USD 1 juta per tahun untuk teknologi, tiap proposal TI harus dipertimbangkan berdasarkan nilai bisnis yang akan dihasilkannya,” kata David Salzman, Wireless Project Manager di UPS. Tanpa memandang kondisi ekonomi dan dampaknya pada pendapatan perusahaan, UPS terus melakukan “pengembangan proyek TI” yang sangat kuat, yang disetujui oleh masing-masing manajer unit bisnis, yang sekaligus mendorong pengambilan keputusan.
Proyek-proyek TI di UPS sangat terbantu oleh meningkatnya pengalaman manajemen senior beberapa tahun belakangan ini. “Dari hanya suatu bisnis hantaran paket, UPS memperluas pandangannya menjadi bisnis logistik dan informasi,” ujar Salzman.
Konsultan Tom Mangan dari Andersen Business Consulting, Atlanta, mengatakan bahwa, hal itu merupakan kunci bagi para CIO untuk menggunakan “keahlian politis” agar para manajer bisnis mereka memperoleh manfaat bisnis dari setiap proyek TI yang dilakukan. Dengan cara itu, proyek TI dihubungkan dengan tingkat pengembalian investasi, dan bukannya faktor-faktor lain dalam organisasi tersebut.
Mark Segher, Direktur e-Commerce, American Medical Security Group Inc., Green Bay, Wisconsin, mengatakan bahwa cara untuk menjadikan proyek TI tetap berjalan baik, meski ada tekanan kuartalan, adalah dengan meyakinkan manajemen senior bahwa proyek tersebut memiliki nilai bisnis. Proyek tersebut mencakup pengembangan Payback model selama beberapa bulan, dan bukan beberapa tahun, atau meletakkan batu loncatan dengan target ROI terdefinisi tiap kuartal selama inisiatif jangka-panjang, sebagaimana coba dilakukan Segher tahun lalu terhadap suatu portal bisnis yang digunakan oleh 20.000 agen asuransi.
Robert O. Graham, Chief Technology Officer di Infrocrossing Inc., perusahaan penyedia Outsourcing dan Co-location di Leonia, New Jersey, mengatakan “Baru-baru ini, saya membangun sebuah portal Web perusahaan yang memiliki berbagai fungsi. Untuk memenuhi kewajiban kuartalan, saya membuat pertumbuhan dalam beberapa tahapan.”
Namun, Graham mengakui bahwa penerapan suatu upaya pengembangan, sesungguhnya tidak mudah. •MH/Insa |
