Perbedaan Antara ERP dan ERM

Burhan Wicaksana,
Business Development Manager, Jakarta.


Secara umum, esensi ERP dengan ERM memang tidak jauh berbeda. Istilah ERM sendiri berawal pada munculnya sejumlah “pertanyaan” dari para praktisi bisnis dan teknologi informasi mengenai digunakannya istilah “planning” pada ERP, yang membatasi ruang lingkup atau domain penggunaannya. Melihat fungsi dan implementasi konsep ERP di perusahaan, jelas terlihat bahwa aplikasi ERP tidak hanya berkutat pada permasalahan perencanaan semata, namun lebih jauh memiliki peranan aplikatif dalam domain fungsi lain, seperti pengorganisasian (organising), penerapan (actuating), pengawasan (controlling), penilaian (evaluating), dan aspek-aspek tata kelola lainnya.

Sehingga secara definisi, istilah “management” dinilai lebih akurat dibandingkan dengan “planning”, setelah melihat dan mempertimbangkan kemajuan aplikasi ERP dalam berbagai konteks bisnis dan aktivitas perusahaan.

Sebagai tambahan, perlu diketahui bahwa ERP merupakan evolusi perkembangan dari konsep MRP (Materials Requirement Planning) dan MRP II (Manufacturing Resource Planning) dimana keduanya menekankan pada unsur pentingnya “planning” di dalam tata kelola sumber daya perusahaan. Konsep ini kemudian berlanjut dengan adanya argumen bahwa “planning” yang baik tanpa diikuti dengan strategi “eksekusi” yang efektif tidak ada artinya. Kemudian, bermunculannlah sejumlah konsep baru terkait dengan pentingnya manajemen terintegrasi terhadap proses tata kelola sumber daya yang dibutuhkan dan digunakan perusahaan.•

Analisis biaya Outsourcing

Pak Eko, saya ada sedikit pertanyaan seputar kegiatan outsourcing. Ketika suatu perusahaan hendak melakukan outsourcing untuk pertama kalinya, apa yang pertama kali harus dilakukan, terutama dari sisi cost atau biayanya?

Andi Nugroho
Manajer Keuangan, Jakarta

Pak Andi, menurut Maurice E. Greaver II, ada beberapa langkah pokok sebelum melakukan outsourcing, yaitu: perencanaan outsourcing, pemilihan strategi, analisis biaya, pemilihan pemberi jasa, tahap negosiasi, transisi sumber daya dan pengelolaan hubungan. Nah, kalau kita perhatikan, memang salah satu aspek yang perlu dipertimbangkan adalah analisis biaya.

Dalam konteks outsourcing, analisis biaya adalah kegiatan pendataan biaya-biaya utama dari kegiatan yang di-outsource-kan, baik sebelum dan setelah outsourcing. Kemudian dilakukan analisis, apakah ada perbaikan atau tidak, kalau ada cukup berarti atau tidak, dan sebagainya. Untuk itu, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, yaitu:

Menentukan kelompok biaya yang paling signifíkan.
Biaya-biaya dari kegiatan yang di-outsource-kan dapat terdiri dari bermacam-macam. Yang perlu dicatat dan dimonitor bukan semua, tetapi yang besar-besar saja. Untuk itu, biasanya struktur biaya juga mengikuti hukum Pareto, di mana beberapa jenis biaya mendominasikan seluruh jumlah biaya dan banyak sekali jenis biaya yang hanya mempakan bagian kecil saja dari selumh jumlah biaya. Yang perlu dicari dan dicatat beberapa saja, yang mewakili sebagian besar dari seluruh biaya.

Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sebelum outsourcing.
Sesudah kelompok biaya yang besar dikenali, perlu dilakukan pencatatan, baik jumlah absolut maupun jumlah relatifnya. Meskipun ini adalah suatu langkah yang mendasar dan sederhana, tetapi tidak semua perusahaan yang akan melakukan perubahan menyadari dan melakukan hal ini. Apabila langkah mendasar ini tidak dilakukan, maka tidak mungkin mengetahui apakah suatu perubahan itu membawa perbaikan atau tidak, dan juga tidak mungkin mengetahui seberapa jauh perbaikan yang dapat dicapai, apakah sedikit saja, lumayan banyak atau banyak sekali, atau bahkan tidak ada perubahan sama sekali, atau bahkan justru terjadi kemunduran.

Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sesudah outsourcing.
Langkah ini sama dengan langkah di atas, hanya dilakukan sesudah pelaksanaan outsourcing. Pencatatan data biaya haruslah merupakan kerja rutin, yang merupakan kebutuhan sehari-hari dan janganlah dianggap sebagai beban tambahan. Pencatatan dapat dilakukan secara manual dan tentu saja dapat dilakukan dengan komputer. Apabila pekerjaan pencatatan data biaya dilakukan secara berkala, misalnya setiap akhir bulan maka akan menjadi kebiasaan dengan sendirinya dan pelaksanaannya akan makin gampang.

Melakukan analisis
Menghitung data biaya saja tidak cukup. Justru hal itu hanya mempakan alat atau sarana saja. Yang lebih penting ialah melakukan analisis dan yang lebih penting lagi ialah hasil dari analisis itu sendiri, karena ini yang menentukan apakah langkah outsourcing itu memberikan dampak positif pada perusahaan atau tidak, atau justru malah sebaliknya. Hasil dari analisis ini, misalnya dalam outsourcing di bidang angkutan, harus menunjukkan informasi sebagai berikut ini.

Analisis biaya dapat berkembang pula dalam bentuk benchmarking, yaitu membandingkan kinerja perusahaan sendiri, dalam hal ini biaya suatu aktivitas, dengan biaya dari perusahaan unggulan. Dengan demikian, dapat diketahui seberapa jauh kinerja perusahaan sendiri dalam salah satu bidang pekerjaan mendekati kinerja perusahaan unggulan, atau perusahaan kelas dunia.•