VLM (Virtual Literature Management Limited) adalah suatu perusahaan Print Communications ternama yang memanfaatkan teknologi Internet dan pencetakan digital mutakhir. Dengan fasilitas yang dimilikinya itu, memungkinkan Anda menghasilkan, melihat dan memesan bahan-bahan pemasaran (marketing collateral) tertentu sepenuhnya secara online.

Dengan aplikasi berbasis web yang unik ini, tanpa biaya pengiriman, VLM juga dapat mengkustomisasi, menyetujui dan menerima pesanan Anda secara online. Anda mampu memastikan jumlahnya, stok kertas dan metoda distribusinya sesuai dengan yang Anda butuhkan. Dengan perangkat dan interface yang canggih, memungkinkan Anda mengupload berbagai format file, antara lain PDF, PowerPoint atau Word. Sistem ini sepenuhnya terkustomisasi sehingga Anda dapat memilih fitur yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kemampuan personalisasi yang hebat VLM memungkinkan Anda dapat berkomunikasi dengan pelanggan Anda secara lebih efisien, hemat biaya dan lebih individual, sehingga sangat menguntungkan dilakukan dalam pasar yang sangat kompetitif sekarang.

Salah satu keunggulan VLM dibandingkan para kompetitor adalah kemampuan VLM secara dramatis mengurangi pengeluaran pencetakan para pelanggan. Dengan pemesanan secara online berarti akan semakin mengurangi biaya pencekatan digital, karena alur kerjanya bersifat otomatis. Teknologi pencetakan yang digunakan sudah sangat canggih sehingga hasil cetakannya pun bermutu tinggi.

Hasil pencetakan dapat secara langsung dikirimkan kepada individu, kelompok individu, agensi atau suatu kantor cabang tergantung keinginan Anda. Anda pun dapat menelusuri pesanan Anda secara online selama proses tengah berjalan.

Lepas dari sektor bisnis yang Anda geluti, VLM memungkinkan Anda menyediakan komunikasi bermutu tinggi, focus, hemat biaya dan tanpa batas, baik ke pelanggan Anda, sehingga akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan penggunaan sumberdaya yang lebih efisien.

Latar Belakang

VLM awalnya dibangun oleh Gerard Malone (Senior) tahun 1967 berupa perusahaan pencetakan tradisional. Tahun 1976, VLM yang bermula sebagai perusahaan Graphic Reproductions berkenalan dengan teknologi maju dengan membeli scanner otomatis yang pertama buatan Eropa.

Tahun 1988 Graphic Reproductions mengembangkan sistem pewarnaan terkomputerisasi untu kalangan bisnis buku-buku komik Amerika dengan bantuan Badan Pengembangan Industri. Dalam perkembangannya, bidang kerja ini mulai tahun 1990 dilakukan secara terpisah oleh perusahaan baru, yakni Graphic Color Works Ltd, in 1990, yang khusus untuk melayani industri buku-buku komik.

Penggunaan teknologi maju ternyata membuat margin bidang pre-print menurun. Kemudian baru tahun 1997, Graphic Reproductions berinvestasi dalam teknologi pencetakan digital sambil tetap memelihara bisnis pre-printnya, yang kemudian melalui merjer antara Graphic Reproductions dan Graphic Color Works melahirkan Virtual Literature Management (VLM) tahun 1998

Informasi Pasar

Pasar pencetakan digital merupakan pasar yang sangat kompetitif, meski dengan margin yang relatif kecil. Dengan begitu, harus dicarai cara yang lebih berdaya saing, dan VLM memilih menempatkan diri sebagai in-house printers daripada sekedar perusahaan percetakan sebagaimana dilakukan pesaing selama ini.

Pasar utama yang digarap VLM adalah para agensi, baik di Irlandia maupun di Inggris, yang pasarnya cukup besar dan persaingannya begitu ketat. Dengan kondisi seperti ini, VLM memiliki daya saing dan keunggulan di mata para agensi, karena VLM mampu menghasilkan brosur bermutu tinggi, begitu juga para perancang mereka dapat membuat bahan-bahan pemasaran yang unik, menarik dan terkustomisasi. Untuk itu, VLM membangun lebih dari 40 kantor cabang di Inggris.

Karenanya, untuk dapat bersaing dengan baik, jawabannya VLM harus membangun suatu sistem percetakan online terpadu. Dan itulah yang dilakukannya.

Perubahan

Perubahan itu bermula ketika tahun 1999 Managing Director, VLM, Declan Malone dan Marketing Director, Gerry Malone, memutuskan untuk secara mendasar mengubah cara VLM melakukan bisnis. Sebagai perusahaan percetakan, marjin yang diperoleh semakin mengecil, terutama dengan semakin banyaknya digunakannya piranti lunak yang lebih maju.

Karenanya, keduanya memutuskan untuk membangun sistem percetakan online terpadu yang memungkinkan para pelanggan dapat secara cepat membuat dokumen dan memesannya ke VLM, tanpa perlu interaksi dari VLM. Penawaran yang unik ini diperkirakan akan dapat membuat VLM memiliki daya saing yang tinggi dibandingkan para pesaing lainnya, terutama di pasar Inggris.

Proyek ini mulai dikerjakan akhir 1999, dan akhir 2000 meski sudah berjalan baik, namun mereka menyadari masih banyak kerja yang harus dilakukan.

Pengembangan sistem baru ini sepenuhnya ditangani oleh tim TI internal VLM. Mereka membangun sistem inti, yang dapat memenuhi kebutuhan 80% pelanggan. Sedang 20% lainnya memberi layanan terkustomisasi sebagaimana diinginkan oleh pelanggan. Keputusan ini memunginkan masing-masing pelanggan dapat mengakses situs web miliki mereka yang memiliki tingkat kemanan tinggi, yang berisi templates bahan-bahan pemasaran tertentu yang dibutuhkan pelanggan.

Sistem ini pada awalnya dilakukan di Irlandia untuk salah satu pelanggan yang membutuhkan, yang merasa tidak menggunakan proses percetakan tradisional, karena tidak menguntungkan. Berdasarkan riset yang dilakukan, khususnya di pasar Inggris, ditemukan bahwa sebagian besar perusahaan mengerjalan sendiri kebutuhan pencetakan bahan-bahan pemasaran mereka.

Karenanya, VLM diberi tahu betapa sulitnya menghadapi pasar yang sedemikian itu. Namun, manajemen VLM tetap melihat ada celah yang dapat dimasuki dan mereka berkeputusan untuk terus melakukan perubahan yang mereka inginkan. Hal itu mereka mulai dengan mengontrak satu agensi di Inggris, karena manajemen VLM yakin mereka mampu memberi keuntungan dan marjin yang lebih baik, terutama pada agensi dengan menggunakan sistem baru tersebut.

Mei 2001, VLM menandatangani kontrak besar pertama, yakni dengan TMX Corporation, suatu agensi perumahan dengan 260 kantor cabang, yang tengah menerapkan teknologi baru di semua jejaring kantor cabangnya.

Dalam hal ini, VLM tidak bersaing dengan perusahaan percetakan lainnya, melainkan dengan in-house printer perusahaan. TMX menilai bahwa in-house printer biayanya lebih mahal karena toner yang digunakan berbiaya mahal untuk membuat brosur yang menarik. Agar masing-masing cabang dapat membuat setidaknya 100 undangan, maka akan dibutuhkan 2.500 orang dan menggunakan 260 printer. Pengeluaran cabang pun tak mudah dikendalikan.

Karenanya, para pelanggan semakin menyadari bahwa dengan menyatukan kebutuhan pencetakan mereka ke hanya satu perusahaan, mereka dapat menghemat banyak biaya pencetakan mereka. Para pelanggan semakin memiliki kendali yang lebih besar dan sekaligus memastikan bahwa bahan-bahan pemasaran mereka sesuai dengan aturan perusahaan.

Sementara itu, kantor pusat pun dapat mengakses sistem informasi manajemen VLM untuk memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan masih sesuai dengan anggaran. Dan itu memungkinkan VLM menyelesaikan pesanannya sesuai jadwal waktunya, mengurangi terjadinya kesalahan dan membangun hubungan kerja sama dengan para pelanggan untuk jangka panjang.

Terbukti proyek ini telah memberi kesuksesan kepada VLM, dan membuat mereka mampu bersaing di pasar Inggris.

Sistem Baru

Tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan sistem baru ini adalah agar VLM mampu membangun suatu kemitraan yang berjangka panjang dengan sebanyak mungkin pelanggan.

Masing-masing pelanggan akan memiliki situs web sendiri yang aman, dan dibuat sesuai dengan keinginan mereka. Web tersebut memiliki sejumlah templates untuk kebutuhan bahan-bahan pemasaran yang dibutuhkan pelanggan.

Cara kerja sistem baru:

• Pelanggan akan masuk (log-in) ke situs web, yang memiliki tingkat keamanan yang tinggi.
• Mengisi templates, misalnya mengenai produk-produk baru yang ada di pasar.
• Memasukkan jumlah hasil cetakan (copies) uyang dikehendaki dan alamat pengiriman hasil cetakan tersebut.
• Dokumen hasil cetakan warna yang sudah selesai dikirim ke pelanggan (sesuai alamat) berikut nota tagihan kepada pelanggan. Semua proses tersebut dilakukan dan dikelola secara otomatis.

Proses pemesanan dan cetak melalui jaringan cetak digital online yang baru.

Bandingkan proses baru ini dengan proses cetak yang biasa, dan dalam hal ini interaksi dengan VLM boleh dibilang tidak ada.

Sedang dalam sistem baru, pelanggan membuat sendiri dokumen dan menyetujuinya (proofing) secara online. Bukan saja akan mempercepat proses pemesanan, melainkan juga memastikan bahwa VLM tak pernah membuat kesalahan dan menerjemahkan pesanan para pelanggannya.

Meski target pasar VLM adalah para agensi real estat, namun kenyataannya banyak pelanggan lainnya yang memanfaatkan layanan VLM ini. Karenanya mereka berupaya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan para pelanggan, yakni membangun sistem inti yang akan memenuhi kebutuhan 80% kebutuhan pelanggan, sedang 20% lainnya dirancang husus untuk setiap pelanggan baru.

Kustomisasi semacam itu dilakukan, misalnya VLM harus membuat peranti lunak yang bisa berhubungan dengan piranti lunak SAP yang digelar perusahaan pelanggan (karena pesanan dari perusahaan harus bernomor PO , sementara pesanan menggunakan sistem berbasis SAP). Namun, hal itu dapat juga digunakan VLM untuk para pelanggan lainnya, terutama yang menggunakan sistem berbasis sama.

Ketika menjalankan sistem tersebut, VLM menghadapi dua kesulitan utama, yakni:

• Pelanggan belum berkemampuan Web
  Meski ada manfaatnya, namun ternyata sebagian pelanggan masih belum menerapkan web. Salah satu alasannya, karena mereka belum memiliki teknologinya. Yang dibutuhkan dari pelanggan adalah browser dan sambungan telepon, tetapi kalau mereka hanya menggunakan modem 56 K, maka koneksinya sangat lambat. Idealnya mereka menggunakan sambungan ISDN dan koneksi Internet sambungan tetap. Tidak semua pelanggan siap dan mampu beradaptasi dengan sistem baru tersebut.

• Tolakan pengguna
  Kesulitan terbesar yang dialami VLM ketika menjalankan sistem tersebut adalah perspektif pengguna, bukan pesrpektif teknik. Kesulitannya masing-masing kantor cabang telah memiliki koneksi dengan printer individual. Meski ada permintaan kantor pusat untuk menggunakan VLM, namun mereka masih merasa terpaksa. Jadi kalau ada kesalahan sedikit saja, masalahnya dibesar-besarkan. Karenanya ditempuh pendekatan berbasis kontrak.

Keuntungan bagi pelanggan

Dengan menerapkan sistem VLM, pelanggan akan mampu menekan biaya yang dikeluarkannya. Misalnya Royal and Sun Alliance, selama tahun 2003 telah menghabiskan sekitar 2 juta poudsterling untuk biaya pencekatan, namun dengan VLM biaya yang dikeluarkan hanya 800.000 sampai 1 juta poudsterling saja.

Pengendalian menjadi lebih mudah dan lebih besar. Pelanggan juga memperoleh akses informasi yang lebih leluasa dan sekaligus mampu mengendalikan anggaran pencetakan, bukan saj di kantor pusat, melainkan juga di kantor-kantor cabang.

Keuntungan bagi VLM

Berkurangnya waktu pemrosesan, karena dokumen dibuat sendiri oleh pelanggan dan menyetujuinya secara online. Dengan begitu, VLM mampu menangani lebih dari seribu pencetakan setiap harinya. Masing-masing operator dapat menanagani sekitar 120 pekerjaan setiap hari, sedang kalau menggunakan sistem sebelumnya hanya 25 pekerjaan setiap harinya.

Dengan cara kerja online, dimana pelanggan membuat sendiri dokumen yang akan dicetak, sekaligus akan menghindari kesalahan yang tidak perlu, karena pelangganlah yang merancang, mengedit, menyetujui dokumen yang akan dicetak dan memesannya ke VLM secara online. VLM tak ada keterlibatannya dalam proses tersebut, kecuali mencetak versi terakhir dokumen yang telah dibuat pelanggan.

Dengan menggunakan sistem baru yang ditawarkan VLM, maka pelanggan perlu dilatih mengenai sistem baru tersebut, dan itu akan semakin mampu loyal dengan sistem baru karena memudahkan mereka, selain juga akan menghemat biaya.

Selama ini, dengan sistem baru, VLM tak lagi membutuhkan jumlah tenaga kerja yang banyak, dan menurun dari sekitar 25% pada sistem lama, kini hanya sebesar 7% saja. Sehingga biaya yang harus dikeluarkan untuk tenaga kerja ini juga semakin berkurang dan lebih hemat.

Pelajaran yang bisa ditarik

Awal menerapkan sistem baru sekarang ini, VLM mengerjakan untuk semua tipe pencetakan, seperti lithographic dan digital, sehingga tidak konsentrasi di core competence, yakni digital printing. Pilihan untuk fokus pada kompetensi inti, sesungguhnya lebih berdaya saing, misalnya didukung dengan pembuatan solusi SQL database.

VLM tak mau ambil risiko untuk menerapkan sistem dengan investasi besar, melainkan membangun solusi yang lebih kecil dengan platform yang kuat, sehingga lebih mungkin berhasil diterapkan. Namun, VLM diingatkan untuk memandang enteng soal penerimaan pengguna dan upaya pelatihan pengguna agar sistem baru tersebut dapat berjalan secara lebih baik.

Rencana ke depan

Menyadari bahwa sistem online yang sekarang ini memungkinkan pelanggan membuat dan memesan pencetakan dokumen, namun sistemnya belum terkoneksi ke sistem produksi (backend production systems). Pesanan masih harus ditransfer dari satu sistem ke sistem lainnya secara manual.

Ke depan, kedua sistem ini harusnya menyatu menjadi suatu database online tunggal. Dengan begitu, pelannggan akan memperoleh laporan secara seketika (real time). Bukan saja sistem ini akan menguntungkan pelanggan, karena dapat memantau pesanannya, melainkan juga menguntungkan VLM karena mampu memantau kinerja pencetakan, baik di Irlandia maupun di Inggris atau di negara lainnya, sebab sistemnya online. Fasilitas produksinya pun dimungkinkan dibuat secara jarak jauh, di lokasi negara tertentu.

Foto & grafis: istimewa