 Agaknya sudah menjadi kebiasaan, bahwa setiap kemunculan suatu solusi teknologi informasi (TI) atau sistem informasi di pasar selalu didahului hype , yang memancing orang untuk memperhatikannya. Mungkin Anda masih ingat ketika booming dotcom beberapa tahun lalu. Begitu pula hype-hype lainnya seperti dialami CRM, grid computing, utility computing atau RFID.
Fenomena yang sama terjadi dengan ILM. Setiap orang membicarakannya, dan para vendor pun mulai menawarkan berbagai solusi ILM. Satu-satunya cara menghadapi IT hype , seperti disarankan para pakar dan pengamat TI adalah tetap fokus pada kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, ketersediaan dan backup data seperti apa yang perlu diatasi? Ketidakefisienan macam apa, yang bila diperbaiki, akan meningkatkan kinerja perusahaan Anda? Kecuali perusahaan Anda benar-benar memiliki memiliki masalah, ILM tidak memiliki nilai plus bagi perusahaan Anda. Tetapi, untungnya, ILM mampu memecahkan masalah storage .
ILM terkait erat dengan data. Nah, masalah data inilah yang kini dirasakan mendesak untuk ditangani. Pasalnya, volume data terus membengkak. Dan, perusahaan perlu segera memiliki solusi jitu, baik untuk mengelola, menyimpan maupun membuangnya ketika data itu sudah tidak diperlukan.
“Volume data tumbuh 125 persen per tahunnya. Itu pun, sekitar 80 persen dari data cuma ngendon di dalam sistem, alias tidak aktif, sehingga membuat kinerja sistem timpang,” kata Charlie Garry, senior program director, Meta Group . Jadi, ibarat truk kelebihan muatan, jalannya pun lamban, dan tertatih-tatih ketika melalui tanjakan.
Tapi, Garry menambahkan bahwa masalahanya tidak berhenti di situ. “Banyak perusahaan yang saat ini tengah mengerjakan proyek compliance (untuk memenuhi standar industri tertentu), yang mengharuskan penyimpanan data dalam jangka waktu lebih panjang, selain juga mengerjakan proyek-proyek konsolidasi sistem TI yang berakibat lonjakan data yang cukup besar,” tutur Garry panjang lebar.
Garry mengacu pada masalah yang kini dihadapi perusahaan-perusahaan di Amerika Utara. Di industri healthcare dan asuransi kesehatan misalnya, mereka tengah berjuang memenuhi mandat storage compliance yang ditetapkan HIPAA ( Health Insurance Portability and Accountability Act ). Di luar itu, masih ada Sarbanes-Oxley dan SEC yang terkait dengan industri jasa keuangan dan perlindungan investor.
Berbagai aturan ini secara ketat mensyaratkan penyimpanan record yang auditable , yang harus disimpan untuk jangka waktu tertentu dan kondisi tertentu. Berdasarkan Sarbanes-Oxley, HIPAA, Basel II dan aturan-aturan lainnya, perusahaan harus membuat log dan mengarsip seluruh komunikasi tertulis. Artinya, perusahaan dituntut menyimpan isi e-mail korporat atau bahkan chatting misalnya, sejauh itu menyangkut urusan perusahaan. Betapa besar dan rumitnya mengurusi data dan informasi sebanyak itu.
Mahluk bernama ILM
ILM memang berbeda dari vendor satu ke vendor lainnya. Namun, ILM merupakan strategi manajemen informasi berbasis-kebijakan ( policy based ), yang menyediakan satu tampilan tunggal terhadap seluruh aset informasi. ILM menjangkau seluruh jenis platform dan menyelaraskan sumberdaya storage dengan nilai data tersebut bagi perusahaan ( lihat boks “Dasar-dasar ILM” ).
Menurut Steve Duplessie, seorang analis dari Enterprise Storage Group , hype seputar ILM ini mirip dengan perbincangan virtualisasi data sekitar 18 bulan lalu. “ILM mencakup seluruh upaya bagaimana Anda bisa menempatkan informasi yang tepat pada piranti atau media yang tepat pada saat yang tepat,” ujarnya.
ILM memang terkesan mirip dengan Hierarchical Storage Management (HSM). Bedanya, HSM hanya bersifat satu dimensi. HSM biasanya melibatkan satu server besar atau mainframe dan fokus pada ukuran-ukuran obyektif, seperti frekuensi akses. Jadi, jika data tertentu tidak diakses dalam periode waktu tertentu, secara otomatis data dipindahkan ke media lainnya. ILM juga memiliki konsep yang sama, hanya saja cakupannya ke seluruh jaringan dan menambahkan kriteria subyektif, selain obyektif.
Dasar-dasar ILM
Untuk memahami apa sesungguhnya ILM dan bagaimana ia bisa memberi operational value yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Neil Murvin, vice president, research and development, CaminoSoft Corp memberi beberapa poin sebagai berikut:
Pertama , ILM membedakan data produksi dari data referensi. Data produksi terdiri file yang secara aktif dimanfaatkan dalam operasi sehari-hari di suatu perusahaan. Sementara data referensi terdiri dari file yang tidak sering diakses, namun tetap harus tersedia dan dikelola, baik untuk mendukung kebutuhan internal atau memenuhi regulasi tertentu.
Kedua , kemungkinan data digunakan kembali sangat terkait dengan umur data. Dalam suatu studi mengenai pola data retrieval yang dilakukan Horison Information Strategies , terungkap bahwa aktivitas akses menurun tajam seminggu setelah suatu file dibuat. Setelah sebulan, informasi itu menjadi sangat jarang diakses. Probabilitas penggunaan kembali data tersebut menjadi salah satu ukuran terpenting dalam menentukan penempatan data yang optimal.
Ketiga , ILM memberi kontrol terhadap keputusan untuk menyimpan file atau menghapusnya. Ambil contoh bank. Data transaksional tetap di- online -kan sepanjang periode teraktifnya – tujuh hari pertama – dan bisa diakses dalam hitungan milidetik. Antara tujuh hari dan dua bulan, data tersebut turun ke tingkat storage lainnya, misalnya ke disk-array yang lebih murah, dengan tetap mempertahankan kecepatan transaksi dan throughput -nya. Setelah dua bulan, data tersebut dipindahkan ke media offline atau menghapusnya, tergantung kebijakan atau regulasi industri yang berlaku.
Keempat , mempertahankan compliance dengan regulasi industri yang ada. Dalam kasus regulasi industri healthcare di AS misalnya, perusahaan tidak bisa begitu saja secara otomatis memindahkan atau menghapus data berdasarkan suatu tetapan waktu ( time-stamp ). Regulasi industri mengharuskan informasi itu disimpan dan tersedia sepanjang umur si pasien dan beberapa tahun sesudahnya. Untuk itu dibutuhkan sistem fleksibel yang mencakup kriteria selain sekedar “ creation date, ” seperti “ file type ”, " includes/excludes ," " last access date ," " modified date ," dst.
Kelima , ILM diharapkan bisa memaksimalkan ketersediaan informasi dan proteksi data. Server, SAN, NAS, router, switch dan berbagai komponen penting lain yang menyediakan saluran antara pengguna dan informasi yang dibutuhkan harus memberi sifat redundancy yang memadai untuk melakukan “fail over” secara otomatis, guna mempertahankan ketersediaan informasi. Mengandalkan backup tradisional saja dipandang sudah tidak memadai untuk mendukung business continuity .
Keenam , ILM menyediakan transparansi data aplikasi kepada para pengguna. Para eksekutif perusahaan tidak punya waktu lagi memikirkan keberadaan suatu data. Mereka hanya ingin melakukan query ke sistem dan mendapatkan respon yang cepat. Oleh karena itu, suatu sistem ILM perlu menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna “melihat” kapan file tersebut dibuat dan di direktori mana file itu pertama kali disimpan, sekalipun file tersebut kini tersimpan di tingkat storage yang berbeda.
etujuh , menghemat sumberdaya storage yang mahal seperti SAN. Perusahaan cenderung berhati-hati mengeluarkan investasi besar untuk sistem storage semacam ini, sehingga aplikasi yang bisa meminimalkan kebutuhan awal maupun ekspansi di masa depan cukup layak dipertimbangkan. Tujuannya apalagi kalau bukan memaksimalkan return on investment , yang bisa dicapai dengan secara kontinu memantau dan mengatur perpindahan data. Sehingga, sistem storage yang mahal itu benar-benar ditempati data yang bernilai tinggi bagi perusahaan. nm/aa |
Sebagian besar regulasi yang ada meniadakan tetapan waktu ( time-stamp ) seperti pada HSM. Ini artinya, jika tidak ada satupun yang mengakses file tertentu, ia akan diarsip atau dihapus jika memang tidak punya nilai apa-apa. Informasi ini nantinya disimpan secara off-site dalam media tape atau lainnya. Jika dibutuhkan, sang administrator dapat mencarinya pada tape data tersebut.
Saat ini, metodologi semacam itu dipandang ketinggalan jaman. Arsip yang tadinya tidak diakses selama bertahun-tahun bisa jadi kini bernilai tinggi karena ada penerapan sangsi bila arsip itu tidak disimpan. Jadi, kategorisasi data berdasarkan time-stamp , kriteria subyektif dan legislation-based seluruhnya dicakup ILM. Tak pedulu bagaimana menyimpannya dan menggunakan media apa, data bisa dikelola melalui satu console . Sekalipun ada ratusan aplikasi, lusinan server , terabyte data dan arsip offline dalam jumlah hampir tak terbatas, ILM (diharapkan) cukup handal untuk memangkas segala kerumitan itu dan mengelola informasi secara efektif.
Jalan menuju ILM
Bagi perusahaan yang sudah cukup dipusingkan dengan masalah pengelolaan data, ILM bisa menjadi oasis di tengah padang pasir yang terik. Sayangnya, harapan berlebihan semacam ini malah cenderung menyesatkan. Mereka bisa terjebak pandangan jika membeli solusi ILM, hilang sudah rasa peningnya. Masih ingat perdebatan hangat seputar implementasi CRM?
Maka tidak heran jika seorang analis dari Evaluator Group, Jack Scott mengatakan bahwa ILM berpotensi sangat mengecewakan para pengguna. “Harapan sudah terangkat begitu tinggi, namun perjalanan menuju ILM masih panjang. Orang pun bingung. Ada lusinan produk di pasar, tapi tak satu vendor pun bisa memberikan Anda solusi ILM sekali jadi. Yang jelas, proses ini membutuhkan banyak biaya dan penempatan sumberdaya secara cermat,” ujar Scott.
Pandangan serupa juga diungkapkan Nancy Marrone, analis Enterprise Storage Group (ESG) lainnya, “Hal pertama yang patut dipahami setiap pengguna adalah bahwa ILM bukanlah suatu produk – tetapi suatu proses.” “Singkatnya, tidak ada satu produk tunggal yang bisa dibeli pengguna untuk menerapkan ILM. Alih-alih, pengguna justru perlu memadukan kemampuan berbagai produk menjadi satu proses ILM (yang utuh).”
Bagi setiap penerapan ILM, data yang dihasilkan harus relevan terhadap perusahaan. Nilai inilah yang akan menentukan di mana data tersebut akan disimpan dalam suatu tiered-storage system . Tidak ada cara mudah untuk menilai hal itu, dan jelas melibatkan berbagai parameter seperti siapa pengguna, jenis file , umur atau frekuensi aksesnya. Menurut ESG, hal ini bersifat unik, tergantung perusahaannya.
“Seorang CIO perlu cukup legowo meminta arahan dari para pimpinan perusahaan yang menjadi calon penggunanya. Proses ini lebih banyak dilihat dari sisi bisnis, bukan dari perspektif TI. Pengelola TI perlu mendapatkan pernyataan dari calon penggunanya mengenai syarat ketersediaan dan keamanan datanya – selain syarat kinerjanya,” saran Scott.
Yang jelas, saat ini solusi ILM all-in-one memang belum ada, namun produk-produk yang sifatnya point product (yang nantinya diintegrasikan menjadi suatu sistem ILM) sudah cukup banyak ditawarkan, misalnya dari EMC atau IBM. Sebelum sistem ILM ini terbentuk, kemungkinan para vendor akan menawarkan berbagai point products sebagai suatu “pondasi” untuk membangun solusi ILM yang lengkap. Kalau begitu, tentu arahnya gampang ditebak. Supaya pondasi yang dibangun bertahap itu cocok satu sama lain, perusahaan yang ingin menerapkan ILM tentu cenderung menunjuk ke satu vendor tertentu.
amun, apapun trik atau hype yang digulirkan para vendor, ILM tetap hadir meramaikan berbagai solusi TI yang sudah hadir duluan, yang entah kebetulan atau tidak, selalu menggunakan pola akronim yang sama untuk menamakannya (CRM, ERP, PLM dst). Seperti halnya solusi-solusi TI lainnya, ILM pun akan merasakan tahap-tahap seperti digambarkan Gartner Group, yaitu ‘ market excitement ', ‘ trough of disillusionment ', dan yang terakhir, tahap ‘ technology maturity .' Nah , sekarang terserah Anda, mau ikut gerbong ILM di tahap yang mana. aa
Grafis: Shu Cian Tow
|
