Belanja TI bagi perusahaan-perusahaan kecil dan menengah (UKM) memang merupakan masalah pelik. Di satu sisi, mereka membutuhkan perangkat keras baru untuk mengganti perangkat-perangkat yang sudah usang, atau menggelar solusi TI untuk meningkatkan produktivitas dan daya saingnya. Tetapi, di sisi lain, dana yang tersedia pas-pasan. Seringkali, tidak dapat dihindari, investasi dilakukan bertahap. Mereka perlu memutar otak agar investasi TI yang dilakukannya memberi nilai bisnis tinggi.

Ketika CP Kelco, sebuah perusahaan manufaktur bahan-bahan pengolah makanan dan obat-obatan yang bermarkas Wilmington, Delaware, AS, perlu memperbarui PC desktop dan laptopnya, perusahaan ini tidak membelinya sekaligus. Alih-alih, perusahaan yang karyawannya berkembang dari beberapa ratus menjadi lebih dari 1,700 dalam tiga tahun belakangan ini, membuat rencana pengadaan bertahap selama tiga tahun.

“Untuk perusahaan seperti kami, ini pengeluaran besar. Tapi, kami tetap harus melakukannya, karena begitu banyak perangkat tua yang kami miliki,” tutur Joyce Young, vice president IT, CP Kelco. “Jadi, kami melakukan analisis terlebih dahulu, apakah harus menyewa atau membeli. Kemudian membuat kerangka waktu tiga tahun untuk meremajakan seluruh PC desktop dan laptop kami.”

Peremajaan perangkat tua seperti yang dilakukan CP Kelco ini merupakan masalah yang umum dihadapi perusahaan. Tapi, bagi perusahaan-perusahaan kecil khususnya, dari sudut pandang biaya memang memberatkan. Untuk perusahaan UKM, seluruh investasi TI, termasuk di antaranya perangkat keras, piranti lunak, jasa dan SDM, harus dipersiapkan dengan tujuan menambah business value secara maksimum bagi perusahaan.

Meniru perencanaan tiga tahunan seperti yang dilakukan CP Kelco mungkin bisa dilakukan. Sayangnya, tidak semua perusahaan UKM membuat perencanaan seperti itu. Bahkan, seringkali mereka justru tak sanggup memetakan kebutuhan bisnis dan strategi TI-nya untuk jangka waktu lebih dari satu tahun. Young menegaskan, penyiapan rencana tiga tahunan penting bagi pihak CP Kelco untuk mengetahui dan mem-perkirakan kebutuhan di masa depan dan dana yang tersedia.

Sementara itu, Bill Johnston, pimpinan sebuah perusahaan konsultan TI AS, Alinean, menegaskan bahwa Anda tidak bisa mengevaluasi suatu investasi TI kecuali Anda memiliki peta yang jelas dari tujuan bisnis Anda dan sumberdaya TI seperti apa yang dibutuhkan untuk mendukungnya. “Suatu investasi TI harus mendapatkan business value. Dan, Anda tidak bisa mendapatkannya kalau Anda tidak mengetahui fokus dan tujuan bisnis Anda.”

Lebih jauh Johnston menyarankan, ada baiknya jika investasi itu dipecah menjadi dua kategori: infrastruktur dan pengadaan strategis/taktis. Investasi infrastruktur, menurutnya, terdiri dari hal-hal seperti aplikasi desktop dasar, email, operasi jaringan dan pengeluaran IT utility lainnya. Sementara investasi strategis merupakan langkah perusahaan yang diambil untuk menghadapi kompetisi dan tujuan bisnis strategis, misalnya dengan menerapkan supply chain management atau e-commerce.

Investasi infrastruktur ini pun oleh Alinean dipecah menjadi beberapa kategori, yakni membangun pondasi ‘interkoneksi’ antara Internet dan piranti lunak enterprise, solusi knowledge capital management (analitik, business intelligence, portal enterprise); dan teknologi-teknologi yang memungkin kontrol informasi secara proaktif untuk mencapai keunggulan kompetitif.

Untuk masing-masing kategori tersebut, Johnston menyarankan untuk membuat prosentase anggaran, sehingga Anda bisa membuat semacam batas dan panduan untuk pengeluaran. Prosentase ini bisa dibuat berdasarkan belanja TI yang sudah Anda lakukan atau prosentase rata-rata yang dikeluarkan perusahaan lain dalam industri yang sama.

Fokus ke bisnis

Salah satu hal yang seringkali dilakukan perusahaan ketika melakukan belanja TI adalah terlalu fokus untuk membeli teknologi, bukan memecahkan suatu masalah bisnis. Misalnya, jika Anda membeli sistem email, bukan berarti Anda harus mengeluarkan sekian ribu dolar untuk membangun infrastruktur email sendiri. “Salah satu pemecahan masalah bisnis yang terkait dengan email bisa dengan mengalihdayakannya, daripada harus membeli teknologinya kemudian memasangnya sendiri,” ujar John Riganati, seorang konsultan TI independen.

Sependapat dengan Riganati, Johnston pun mengatakan bahwa sudah seyogyanya perusahaan tidak terlalu fokus pada teknologi. Alih-alih, perusahaan perlu mempertanyakan pada dirinya ‘apa tujuan bisnis dan masalah bisnis yang akan dipecahkan?’ dan ‘apa yang perlu diketahui untuk mencapai tujuan itu secara efektif?’. “Ketika pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab, barulah Anda bisa mulai mencari teknologi untuk mencapai tujuan itu dengan biaya serendah mungkin,” tutur Johnston.

Hal lain yang juga sering terlewatkan perusahaan, menurut Riganati, adalah mengevaluasi dampak solusi TI terhadap produktivitas. “Bisa saja solusi yang Anda gelar itu malah mengganggu produktivitas,” ujarnya mengingatkan. “Jika Anda memberi suatu solusi yang sulit dipelajari seseorang, atau memperlambat kerjanya, ia akan menghindari solusi itu.”

Untuk mengatasinya, Riganati menyarankan untuk membuat flow-chart langkah-langkah dalam suatu proses bisnis, sehingga Anda dengan mudah mengetahui apakah suatu aplikasi bisa memangkas langkah-langkah itu, atau malah menambahnya.

Bertahap

Johnston juga menyarankan agar penggelaran TI di perusahaan UKM sebaiknya dilakukan bertahap. Proyek TI besar dipecah menjadi proyek-proyek kecil, dengan prioritas proyek yang paling bermanfaat lebih dulu dan mudah dikerjakan. Dengan cara ini, menurutnya, Anda mendapatkan value-nya secara bertahap, dan bisa mengubah atau bahkan membatalkan proyek yang tersisa tanpa harus kehilangan value yang sudah diperoleh. Misalnya, jika Anda berencana menggelar suatu sistem CRM (customer relationship management), tahap pertama yang mungkin dilakukan adalah mengonsolidasi seluruh data pelanggan ke dalam satu data-base. “Anda tentu selalu ingin memiliki kemampuan untuk merelokasikan anggaran Anda kalau-kalau proyek ini tidak berjalan baik,” ujar Johnston.

Penyederhanaan dan konsolidasi ternyata juga membawa manfaat lain. Seperti yang ditempuh CP Kelco, perusahaan ini melakukan penyederhanaan dan standarisasi untuk memangkas, baik biaya pemeliharaan maupun dukungan. “Kami akan menstandarkan ke satu sistem operasi jaringan dan satu sistem operasi desktop,” ujar Young.

Konsolidasi semacam ini juga akan mempermudah investasi-investasi TI yang lebih besar di kemudian hari, misalnya untuk aplikasi enterprise dan perangkat keras server. Menurut Riganati, dengan mengonsolidasikan jumlah perangkat yang harus Anda tangani, kompleksitas sistem TI Anda pun akan berkurang. “Alih-alih menggunakan 10 mesin kecil-kecil, Anda cukup menggunakan satu mesin besar, sehingga kompleksitas maupun biayanya akan lebih rendah,” ujar Riganati. •aa

Foto: istimewa