 Pernahkah Anda memperhatikan perilaku teman sekantor Anda ketika menggunakan ponsel pribadinya? Mungkin suatu saat, Anda akan menjumpai rekan Anda menggunakan ponsel pribadinya untuk urusan kantor. Anda tentu maklum, belum tentu biaya komunikasi itu diganti oleh kantor bukan? Pola penggunaan piranti mobile pribadi, at your own risk , dan untuk kepentingan kantor pula mungkin lazim dijumpai pada profesional bermobilitas tinggi di tanah air, ataupun di negara lain.
Dalam konteks yang lebih luas, penggunaan piranti mobile untuk mendukung aktivitas kerja tak terbatas pada ponsel saja, tapi juga laptop maupun PDA. Akses pun dapat dilakukan dari mana saja. Untuk akses Internet misalnya, kini bisa dilakukan dari ruang publik melalui hotspot Wi-Fi. Menurut Gartner Inc., sampai akhir tahun 2004 ini, jumlah pengguna hotspot Wi-Fi di seluruh dunia meningkat tiga kali lipat, dari 9,3 juta orang di tahun 2003, menjadi 30 juta orang.
Sampai akhir tahun lalu, diperkirakan lebih dari 50 persen perangkat laptop profesional memiliki atau sudah dilengkapi WLAN. Belum lagi, perangkat-perangkat “bergerak” lainnya, seperti ponsel, PDA, dan BlackBerry – suatu layanan terintegrasi khusus untuk aplikasi email dan telepon korporat, PIM ( personal information management ) dan aplikasi data perusahaan – yang jenisnya makin beragam dan membanjiri pasar.
Sekalipun penggunaan akses nirkabel di kalangan enterprise semakin meningkat, mobilitas sebagai bagian dari suatu strategi belumlah menjadi sesuatu yang jamak dipraktikkan. Inisiatif dan penggelarannya masih terkotak-kotak dan terpisah, belum dikelola secara terpusat. Menurut penelitian Yankee Group, di Amerika Serikat, hanya 52 persen dari perusahaan-perusahaan besar memiliki strategi mobilitas dan nirkabel yang dikelola secara terpusat. Sebagian besar perusahaan masih disibukkan menghitung cost dari mobilitas itu sendiri.
Lebih parah lagi, hampir tidak ada cara bagi suatu perusahaan untuk menghitung total cost of ownership (TCO) dari piranti mobile . Perangkat keras bisa dijadikan fixed cost . Tetapi, biaya akses besarnya sangat bervariasi, dan sulit pula menjaga akuntabilitasnya. Banyak pula perusahaan yang menyerahkan masalah pengadaan perangkat ponsel misalnya, ke masing-masing unit bisnisnya. Akibatnya, departemen TI pun sulit mengawasi siapa memiliki perangkat apa, seberapa besar pengeluaran komunikasi mobile dari masing-masing departemen atau unit bisnis, dan apakah dana untuk itu termanfaatkan dengan baik.
Di sisi lain, seiring dengan semakin banyaknya karyawan perusahaan yang membeli “smartphone” dan menggunakan notebook berkemampuan nirkabel untuk mengakses jejaring korporat dari jauh, maka security -nya pun semakin rentan. Para penyusup atau hacker bisa mengendus koneksi mana yang tidak terproteksi, dan mendapatkan akses ke sistem perusahaan, bahkan tanpa sepengetahuan si empunya perangkat.
Kondisi semacam itu, menurut Stan Schatt, analis dari perusahaan riset pasar Current Analysis, merupakan mimpi buruk bagi pengelola keamanan TI perusahaan. Menurutnya, pemisahaan pengelolaan mobilitas antara pengelola TI dan unit bisnis tidak membantu memecahkan masalah itu.
“Sebagian besar perusahaan memiliki orang-orang tersendiri untuk mengawasi pengeluaran telekomunikasi, sementara lainnya mengawasi LAN nirkabel. Sayangnya, koordinasi antara keduanya seringkali lemah, sekalipun pada dasarnya, dua-duanya sama-sama mengurusi masalah komunikasi nirkabel,” ujarnya.
Masalah inilah yang kemudian menempatkan mobilitas sebagai sumber kekhawatiran utama CIO, terutama keamanannya dalam jangka panjang. Menurut Ken Dulaney, vice president Gartner, Inc., untuk mengatasinya, para CIO perlu mengembangkan suatu strategi berskala enterprise, yang menempatkan pengelolaan mobilitas di tangan departemen TI, sehingga memungkinkan untuk melengkapi para mobile worker dengan perangkat yang sesuai, menjaga keamanan TI perusahaan, dan yang terpenting mengelola biaya koneksi mobile workforce -nya, apakah mereka menggunakan notebook, PDA atau ponsel biasa.
Pemusatan semacam ini membutuhkan dukungan dari top level management , dan peran serta seluruh unit bisnis. Memang, hal itu tidak mudah. Namun, dengan suatu strategi mobile, investasi yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk mobilitas karyawan benar-benar memiliki business value . Strategi mobilitas yang terpusat tak hanya menghemat biaya dan meningkatkan security TI, tetapi juga memberikan informasi yang memadai mengenai perilaku para mobile worker , yang bisa dimanfaatkan untuk menghasilkan revenue lebih besar dan merampingkan proses bisnis. Bagi perusahaan, hal-hal semacam itu tentu bisa memberi keunggulan kompetitif.
Mobilitas yang “terkelola”
Sebelum membangun strategi, paling tidak Anda perlu melakukan assessment terlebih dahulu terhadap aset nirkabel yang Anda miliki. Misalnya, siapa saja yang memiliki perangkat nirkabel, dan bagaimana cara mereka terhubung dengan sistem perusahaan? Dengan membuat pemetaan terhadap informasi ini, Anda bisa memiliki gambaran dan mengetahui service provider telko mana yang sudah digunakan, perangkat apa yang paling nyaman digunakan karyawan Anda, serta perangkat dan jasa layanan mana yang perlu didukung secara formal.
Jangan Lupakan Security
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menambahkan perangkat mobile ke dalam jaringannya, keamanan TI perusahaan pun semakin rentan. Bukan saja karena sulit untuk memonitor siapa saja yang terhubung dengan jaringan perusahaan, tapi juga karena perangkat mobile semakin berpotensi menjadi bagian dari sumber ancaman IT security , sejalan dengan terus mewabahnya virus dan worm yang menyerang jejaring perusahaan.
Ancaman itu bukanlah ancaman kosong belaka. Ancaman mobile ini tercatat muncul pertama kali tahun ini, misalnya Brador-A Trojan yang menginfeksi Pocket PC, virus Duts yang menginfeksi file-file executable pada PDA nirkabel dan worm Cabir, yang memanfaatkan koneksi Bluetooth untuk menggandakan dirinya ke perangkat mobile lainnya. Meski tidak diketahui secara persis dampak malware ini terhadap sistem informasi korporat, para analis mengatakan setidaknya hal itu memberi gambaran ancaman seperti apa yang akan dihadapi ke depan.
Sementara itu, koneksi Bluetooth yang jamak dijumpai di perangkat-perangkat mobile tanpa disadari juga membawa ancaman terhadap security TI perusahaan. “Bluetooth selalu aktif mencari perangkat lain, dan akan terhubung dengan perangkat Bluetooth apapun sekalipun di lokasi publik,” ujar Stan Schatt dari Current Analysis. “Hal itu bisa membuka informasi yang ada dalam ponsel, seperti nomor telepon korporat dan, bahkan, informasi rahasia perusahaan.
Dia menambahkan, sekalipun berada dalam cakupan firewall perusahaan, perangkat Bluetooth ataupun LAN nirkabel, jika diaktifkan, bisa menciptakan risiko yang cukup besar. “Katakanlah karyawan Anda memiliki sebuah kartu LAN nirkabel dan menyambungkannya ke jaringan melalui sebuah kabel Ethernet. Kalau tidak dikonfigurasi secara hati-hati, kartu tersebut tetap memancarkan data tanpa halangan. Firewall -nya di- bypass , sehingga berpotensi menimbulkan ancaman eksternal,” jelas Schatt.
Sekalipun belum ada perusahaan yang melaporkan kejadian pembobolan security dengan pola ini, para pakar security mengingatkan bahwa penggunaan Bluetooth yang tidak terkelola mengundang “bluesnarfing”, suatu proses yang memungkinkan para hacker mengakses ponsel yang security- nya buruk. Dengan hanya “menyembunyikan” perangkat Bluetooth Anda pun tidak cukup untuk menghentikan upaya sang hacker , karena kini sudah ada program bernama Redfang yang bisa mengendus perangkat Bluetooth yang aktif, namun tersembunyi.
ebagai bagian dari strategi security , tentukan sistem internal mana yang bisa diakses dari luar firewall perusahaan. Ini bergantung pada dua hal: siapa yang mengakses informasi tersebut dan seberapa aman koneksinya. |
Menurut Dulaney, ada tiga pendekatan dukungan perangkat yang bisa dilakukan: mendukung secara penuh sejumlah kecil jenis perangkat, mendukung sebagian saja dari perangkat-perangkat yang jenisnya lebih banyak, atau melarang seluruh perangkat di luar dari jenis yang sudah ditentukan.
Tapi, jangan buru-buru berasumsi bahwa karena departemen TI yang mengatur strategi mobilitas, maka mereka pula yang menyediakan perangkat tersebut dengan dana dari mereka juga. Para analis sepakat bahwa sekalipun kebijakan dan pengelolaan adalah urusan departemen TI, unit bisnislah yang harus membayar perangkatnya. Ini akan memaksa masing-masing unit bisnis untuk berpikir dua kali sebelum membekali karyawannya dengan perangkat mobile , yang belum tentu benar-benar dibutuhkan.
Langkah ini menjadi bagian utama dari strategi produsen minuman beralkohol Diageo North America, anak perusahaan Diageo plc, suatu perusahaan beraset 16 miliar dolar AS yang bermarkas di London. “Itulah sebabnya Anda tidak menjumpai seluruh karyawan kami yang berjumlah 4.000 orang itu menggunakan perangkat komunikasi bergerak BlackBerry,” ujar David Bilger, senior vice president of global delivery , Diageo North America.
Dalam hal biaya konektivitas nirkabel, sentralisasi strategi mobile juga memberikan “kekuatan” tawar menawar bagi perusahaan, khususnya ketika bernegosiasi dengan service provider untuk mendapatkan tarif akses yang menguntungkan. Misalnya, perusahaan cukup membayar tarif flat daripada tarif per menit. Hal-hal semacam itu jamak dilakukan perusahaan-perusahaan besar di Amerika Utara. Contohnya Adventis. Perusahaan konsultan strategi yang bermarkas di Boston dengan karyawan 125 orang ini memangkas pengeluaran remote access hampir menjadi setengahnya dengan menggandeng sebuah operator yang menawarkan tarif flat untuk koneksi Ethernet, Wi-Fi dan dial-up untuk para mobile worker.
Sementara itu, sebuah perusahaan public relations internasional dengan karyawan 1.100 orang, Ketchum Inc. menggandeng agregator remote access terkemuka, iPass Inc. untuk menyediakan akses nirkabel maupun dial-up . Dengan pola ini, menurut Pete Donina, vice president of technology services , Ketchum Inc., perusahaannya bisa menghemat sekitar 4.000 dolar AS biaya remote access bagi 250 karyawan bergeraknya.
Di sisi lain, mobilitas yang dikelola secara terpusat juga membantu proses bisnisnya menjadi lebih efisien. Kini semakin jamak dijumpai perusahaan-perusahaan yang “mempersenjatai” karyawan bergeraknya, apakah itu tenaga penjual atau teknisi lapangan dengan perangkat mobile untuk membantu melancarkan tugasnya. Proses-proses bisnis yang tadinya harus dilakukan di kantor, kini dapat dilakukan sambil jalan. Di perusahaan penyedia jasa TV kabel dan Internet terbesar keempat di AS, Cox Communications Inc., yang melayani sekitar 6,5 juta pelanggan, strategi mobile yang diterapkan untuk pelayanan di lapangan terbukti mampu memberikan kepuasan pelanggan.
“Di masa lalu, seorang teknisi lapangan harus datang dulu ke kantor pagi-pagi dan mengambil dulu setumpuk order servis yang harus dilakukan,” kenang Michael Kovash, senior IT project manager di Cox. Karena pemrosesan memakan waktu cukup lama, pelanggan yang membutuhkan bantuan teknisi lapangan harus melakukan perjanjian terlebih dulu seminggu sebelumnya. Itu pun pelanggan tidak tahu persis kapan teknisi bisa datang. Tapi, dengan menggandeng sebuah operator nirkabel, Cox melengkapi teknisi lapangannya dengan PDA nirkabel, sehingga mereka bisa menerima order secara real time di manapun mereka berada. “Kini, para teknisi memiliki informasi yang cukup kaya di genggamannya. Di masa lalu, untuk mendapatkan informasi itu mereka harus menghubungi kantor terlebih dulu,” jelas Kovash. Selain itu, waktu tunggu pelanggan pun bisa dikurangi dari empat jam menjadi satu jam saja.
Strategi mobile yang solid bisa membantu men- generate revenue . Hal tersebut dirasakan Angela Brav, senior vice president of applied technology di grup hotel terkemuka, InterContinental Hotels Group. Hal pertama yang dilakukannya ketika pertama kali menduduki jabatannya di tahun 2002 lalu adalah membuat karyawan mobile -nya lebih kompetitif. Ia pun memutuskan penggelaran perangkat mobile berada di bawah pengawasannya, dan melengkapi 400 orang karyawan mobile -nya dengan perangkat BlackBerry, serta 400 orang lainnya dengan laptop nirkabel. “Idenya memang memasok informasi ke orang yang tepat, sehingga mereka bisa tampil all-out dan meningkatkan kinerjanya,” ujarnya. Sejak itu, grup pemasaran franchise di Amerika itu sanggup menjual 81 franchise baru dalam dua kuartal pertama 2004 lalu. Brav percaya bahwa meningkatnya komunikasi dan akses terhadap informasi berperan besar dalam membantu menggolkan suatu deal .
Kasus-kasus keberhasilan strategi mobilitas di atas memang lebih banyak dijumpai di negara-negara maju. Namun, bukan tidak mungkin dalam waktu dekat pola-pola semacam itu akan semakin banyak di jumpai di tanah air. Masuknya dua operator seluler nasional, Telkomsel dan Indosat ke layanan BlackBerry, suatu layanan terintegrasi khusus untuk aplikasi email dan telepon korporat, PIM dan aplikasi data perusahaan, boleh jadi merupakan indikasi bahwa tren mobilitas korporat yang terkelola ini akan mulai marak.
Selain itu, tren mempersenjatai tenaga penjualan dengan perangkat mobile PDA, juga mulai marak, misalnya telah dilakukan di beberapa distributor besar produk farmasi. Belum lagi perangkat mobile pintar, semacam smartphone Sony Ericsson P910i atau Nokia 9500 atau HP iPAQ 6365 kini dapat dengan mudah dimiliki.
Nah, mencermati perkembangan seperti ini, sepatutnya kalangan perusahaan mulai mikir-mikir untuk membangun suatu strategi, sehingga nantinya penggunaan piranti untuk bekerja secara mobile bukan lagi suatu inisiatif sendiri, atas risiko sendiri, dan berkembang tanpa arahan perusahaan. cio/dd/aa
grafis: gunawan
|
