Persaingan di dunia bisnis merupakan sesuatu yang tak terelakkan. Untuk bertahan hidup, tidak cukup dengan mendongkrak pendapatan atau melakukan ekspansi pasar. Peningkatan efisiensi dan produktivitas, juga harus dilakukan. Nah , urusan bertahan hidup inilah yang sempat membuat pusing Joseph S. Zuritsky, Chairman dan CEO Parkway Corp ., sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengelolaan perparkiran di Amerika Serikat dan Kanada.

Didirikan lebih dari 75 tahun lalu oleh ayah dan paman Zuritsky, Parkway, yang merupakan operator lokasi parkir terbesar dan pemilik lahan bisnis terluas ketiga di Philadelphia, AS. Perusahaan keluarga itu, kini, memiliki sekitar 100 fasilitas parkir, yang dimiliki sendiri dan juga mengoperasikan lahan parkir milik orang lain, sehingga total kapasitas tempat parkir yang dikelolanya sekitar 30.000 buah. Fasilitas parkirnya tersebar di kota-kota utama di sepanjang pantai barat Amerika Utara, mulai dari Toronto di Kanada, sampai ke Jacksonville di Florida, AS. Namun, perusahaan yang hingga menjelang abad 21 masih dikelola secara tradisional itu, kini, tengah menghadapi masa-masa yang paling sulit.

Hal itu tak terlepas dari kondisi persaingan industri perparkiran di Amerika Serikat yang kian ketat. Di industri senilai 29 miliar dolar AS ini terjadi konsolidasi besar-besaran, dipicu oleh para pemain di Wall Street, dan telah menelan lusinan perusahaan kelas menengah. Di sisi lain, perang harga yang ketat dan meroketnya tanggungan biaya asuransi sebesar rata-rata 30 sampai 50 persen selama beberapa tahun belakangan, memaksa sebagian perusahaan bersaing ketat. Bukan melalui perang harga, namun memangkas biaya. Efisiensi pun, akhirnya, menjadi pekerjaan rumah terbesar yang harus dilakukan.

Menurut Jennifer Childe, seorang pengamat industri perparkiran dari Bear, Stearns & Co. Inc., sehat tidaknya sebuah perusahaan pengelola parkir cenderung bergantung pada tingkat harga sewa bangunan komersial, dan juga tingkat lapangan pekerjaan. Ketika tingkat hunian berada di bawah 90 persen di kota-kota besar, perusahaan-perusahaan pengelola parkir seperti Parkway-lah yang terkena getahnya. Akibatnya, menurut Childe, banyak perusahaan yang terpaksa memangkas harga sewa parkir untuk tetap bisa kompetitif. Namun, Childe menegaskan bahwa perusahaan yang paling besar kemungkinannya untuk sukses adalah perusahaan yang bisa terus mempertahankan efisiensi operasi dan memberi nilai tambah bagi pelanggan, sehingga mereka menjadi loyal.

Dalam hal ini, Parkway memang beruntung. Sepanjang sejarahnya, Parkway dikenal piawai dalam memilih bakal lahan parkir dan mengembangkannya. Skill semacam itu memberikan keunggulan tersendiri bagi Parkway. Lahan-lahan parkirnya menempati lokasi-lokasi terbaik di berbagai kota, baik di lokasi keramaian atau tempat-tempat yang bakal menjadi tempat keramaian. Namun, bagi Zuritsky, itu saja belum cukup. Untuk tetap bisa kompetitif, ia pun melirik peran teknologi.

Lirikan Zuritsky ke pilihan teknologi ini bukannya tanpa alasan. Selama booming bisnis teknologi pada akhir dekade 90-an, Parkway mengalami pertumbuhan yang cukup besar. Perusahaan itu sempat menikmati peningkatan pendapatan sebesar 6 persen pada 1997, 13 persen pada 1998, 15 persen pada 1999 dan 11 persen pada tahun 2000. Tapi, sejalan dengan peningkatan pendapatan, biaya-biaya pun melonjak. Dalam beberapa kasus, biaya ini begitu menggerogoti pendapatan, sehingga sangat terasa bahwa mengelola lahan parkir dengan cara lama – berdasarkan intuisi, akal dan pengalaman semata – tidaklah memadai. Sistem pelaporan perusahaan, yang sebagian besar masih paper-based , dirasakan sudah tidak cukup akurat, mendalam dan cepat untuk memungkinkan para manajer mengelola biaya dengan baik.

“Kami sudah tidak sanggup lagi mengelola segala sesuatunya sendiri,” tegas Zuritsky. “Kini, kami membutuhkan teknologi untuk membantu kami.”

Tidak lagi mengandalkan insting

Zuritsky, akhirnya, memutuskan untuk merekrut seorang CIO, pertama kalinya dalam sejarah perusahaan. Sang CIO diserahi tugas untuk mengembangkan sistem, yang memungkinkan para eksekutif Parkway memangkas biaya lebih banyak, memilah-milah dan menggarap pelanggannya. Parkway sendiri memiliki dua jenis pelanggan: pemilik lahan parkir atau properti yang menyewa Parkway untuk membantu mereka mengelola lahan parkirnya, dan para pemilik kendaraan, yang memarkir kendaraannya di satu atau beberapa fasilitas, dari 100 fasilitas parkir milik Parkway. Zuritsky memilih John Bryer, seorang mantan pengembang aplikasi piranti lunak business intelligence dengan pengalaman kerja luas, mulai dari proyek-proyek Pentagon sampai raksasa asuransi kesehatan Cigna Corp.

Bryer mengaku cukup terkejut ketika pertama kali bergabung dengan Parkway di tahun 2000. “Perusahaan ini ketinggalan jaman,” ujarnya. “Parkway tidak mampu mengolah informasi, yang bisa digunakan pemilik dan para manajer fasilitas untuk mengetahui apa yang sesungguhnya tengah terjadi pada perusahaannya.”

John Bryer, mantan CIO Parkway, tokoh penting dibalik penerapan BI untuk perparkiran

Misalnya, ujar Bryer mencontohkan, seorang pemilik lahan mungkin akan menyebut fasilitas miliknya dengan satu nama tertentu, tapi para eksekutif Parkway di kantor pusat mengenalinya dengan nama lain. Dengan kondisi seperti itu, membuat tabulasi silang sederhana dalam laporan operasi perusahaan hampir tidak mungkin dilakukan.

Selain itu, para eksekutif Parkway juga belum bisa mendapatkan tampilan tunggal secara cepat mengenai bagaimana kinerja fasilitas secara keseluruhan atau membandingkan fasilitas satu dengan lainnya. Sementara informasi-informasi strategis lainnya – seperti fasilitas mana yang bekinerja paling baik, rancangan fasilitas mana yang paling menguntungkan, pelanggan mana yang memberi keuntungan terbesar, dan karyawan mana yang paling banyak menyebabkan klaim kerusakan dan menghabiskan lembur – sangat jarang, atau tidak ada.

“Parkway selama ini hanya mengandalkan intuisi, gut instinct dan pengalaman,” ujar Bryer, sementara data-data penting tetap sulit dikompilasi atau terlewat begitu saja.

Pendapat Bryer juga diakui Zuritsky. “Sudah cukup lama saya berusaha mengendalikan usaha yang sulit dikendalikan. Rasa frustasi ketika mencoba mengendalikan usaha ini secara manual, dengan segala kekurangan dan masalahnya, akhirnya tidak dapat ditolerir lagi,” ujarnya.

Bryer pun tidak menyia-nyiakan waktunya. Segera setelah mendapatkan lampu hijau dari manajemen Parkway, ia memutuskan untuk membangun sebuah data warehouse , dengan memperluas sistem informasi berbasis Oracle yang sudah ada. Untuk fungsi business analytic -nya, Bryer menggandeng Cognos Inc. Sementara dengan RCG Information Technology, Bryer bekerjasama menerapkan suatu sistem informasi bisnis berbasis web yang komprehensif.

Delapan belas bulan setelah sistem business intelligence (BI) baru Parkway digulirkan, Bryer mulai dapat memangkas biaya dan mengubah kultur bisnis lama. Berkat sistem BI dan data warehousing yang mulai ia garap selama tahun 2001, keuntungan Parkway meningkat 4 persen dan biaya lembur turun 65 persen di seluruh fasilitas parkir Parkway. Penggelapan uang parkir oleh karyawan – yang merupakan masalah umum di industri ini – turun 15 persen, pendapatan naik antara 5 sampai 10 persen, dan klaim kerusakan mobil kini bisa ditelusuri berdasarkan karyawan, lokasi dan waktu, serta tanggal kejadian.

Selain itu, jumlah tempat parkir menganggur per lokasi per periode waktu tertentu juga semakin berkurang, berkat diterapkannya strategi yield management yang semakin baik. Sistem ini memungkinkan para manajer fasilitas mengatur harga sewa parkir dan penempatan pelanggan, dan menjaga tempat parkir selalu terisi. Sementara itu, laporan operasi bulanan, yang tadinya membutuhkan waktu seminggu penuh untuk menyiapkannya, kini hanya membutuhkan waktu beberapa jam saja. “Semua informasi kini terbuka lebar di depan mata kami,” tukas Bryer.

Membuat perusahaan lebih cerdik

Bryer memaparkan, kesuksesannya menerapkan sistem BI tak terlepas dari fakta bahwa Parkway merupakan perusahaan kecil dan keluarga. Boleh dibilang, ketika Bryer bergabung dengan Parkway, tidak ada teknologi legacy yang bisa menyulitkan upayanya. Kedua, ia pun tidak berada dalam tekanan untuk segera bisa membuktikan return on investment (ROI) di tahun pertama. Tidak seperti CIO perusahaan publik, yang selalu diburu masalah ROI setiap kuartalnya.

Hal ketiga yang menurut Bryer juga sangat berpengaruh adalah kuatnya dukungan dari top management . “Saya tidak perlu meyakinkan Zuritsky untuk menggelar BI. Justru dialah yang merekrut saya untuk membantunya menerapkan BI,” tegas Bryer.

BI pun membuat Parkway lebih cerdik. Ambil contoh klaim kerusakan. Komplain yang diajukan pemilik kendaraan ke pengelola fasilitas parkir akibat mobilnya tergores atau penyok ketika diparkir, merupakan pengeluaran terbesar bagi seluruh pemilik dan operator fasilitas parkir di AS. Parahnya, premi tanggungan asuransi di AS ketika itu tengah meroket. Menurut National Parking Association (NPA) AS, biaya tanggungan asuransi komersil untuk fasilitas perparkiran meningkat sekurang-kurangnya 80 persen, ujar direktur eksekutifnya, Martin Stein. Menurut American Insurance Association , perusahaan asuransi melihat fasilitas perparkiran sebagai sumber utama kerusakan kendaraan. Belum lagi setelah peristiwa 11 September, dimana berbagai fasilitas umum di perkotaan berpotensi sebagai sasaran teroris.

Sekalipun piranti lunak BI tidak sampai menangani risiko terorisme, setidaknya bisa membantu mencari penyebab peningkatan klaim. Piranti ini memungkinkan para manajer membandingkan klaim per karyawan, rancangan garasi atau tempat parkir, dan data biaya garasi atau seluruh perusahaan. Dengan cara itu, jelas Bryer, para manajer bisa melihat anomali, dan kemudian mengambil tindakan yang diperlukan untuk meminimalkan masalah dan menjaga premi agar tidak terus naik.

Mesin parkir self-service Parkway: Mencegah penggelapan uang parkir

Manfaat lain yang dipetik Parkway dari penerapan BI ini adalah peningkatan pengelolaan pendapatan dari fasilitas-fasilitas perparkirannya. Dengan menggunakan piranti lunak data warehouse dan analitiknya, Parkway kini bisa menganalisis pendapatan berdasarkan jenis fasilitas parkirnya (otomatis, self-service atau valet parking ), lama parkir, struktur tarif dan prosentasi total over time parkir. Juga, membantu para manajer mengatur harga dan tempat parkir agar mereka bisa mengelola fasilitas parkir itu secara menguntungkan dan efisien. Misalnya, seorang manajer kini bisa menawarkan harga lebih tinggi untuk durasi parkir lebih pendek di lahan parkir berkapasitas tinggi guna mendapatkan pendapatan lebih baik per tempat parkir di lokasi tertentu. Menurut Parkway, dengan aplikasi warehouse analytic , pendapatan per lokasi parkir bisa naik sebesar 35 persen.

Dalam usaha pengelolaan parkir, lazim dijumpai kasus penggelapan uang parkir. Namun dengan BI, Parkway berhasil memangkas jumlah kasus itu, khususnya di tempat-tempat di mana masih menggunakan pembayaran tunai. “Mengotomasikan sistem pembayaran bisa menjadi cara untuk mencegah pencurian,” ujar Bryer. Begitu seriusnya masalah penggelapan uang parkir ini membuat Parkway dan perusahaan-perusahaan pengelola parkir lainnya mulai mengembangkan sistem pembayaran dijital yang memanfaatkan kartu kredit, piranti pemindai dijital dan smart card, serta teknologi sensor untuk menagih biaya parkir ke pelanggan.

Parkway memang tidak mengungkapkan berapa kerugian dari uang parkir yang menguap setiap tahunnya. Tapi sebagai gambaran, menurut Childe, perusahaan pengelola parkir nomor satu di AS, Central Parking Corp. yang memiliki satu juta tempat parkir sanggup mendongkrak pendapatan sebesar 10 sampai 15 persen hanya dengan mencegah penggelapan uang parkir.

Nilai tambah pelanggan

BI memang menjadikan Parkway lebih cerdik dalam mengatur strategi bisnis secara keseluruhan. Namun, bagi Parkway, manfaat BI yang dirasakan paling signifikan adalah memungkinkan perusahaan mengetahui siapa pelanggan yang paling menguntungkan. Informasi semacam itu, jelas Bryer, memberikan Parkway peluang untuk mempertahankan pelanggan utamanya, apakah dengan menawarkan harga khusus, program loyalitas pelanggan atau pun cara lain.

Saat ini, Parkway tengah mengujicoba situs web pelanggan, yang menawarkan beberapa top pelanggan -nya akses data ke warehouse , misalnya laporan menit terkini mengenai tempat parkir mana yang penuh, tempat mana yang menawarkan harga terbaik di jam-jam tertentu dan peta-peta yang membantu menuntun pelanggan ke lokasi parkir yang dituju.

Selain itu, sejumlah pelanggan bulanan bisa mengunjungi situs untuk memperoleh data akun pribadinya. “Katakanlah saya ingin ke bagian barat kota minggu ini. Tempat parkir terbaik mana yang bisa saya kunjungi? Pada intinya, situs web ini memberikan Parkway cara untuk mendongkrak keuntungan dan menambah pendapatan,” ujar Anil Dilawri dari Cognos Inc., perusahaan yang selama ini membantu Bryer dalam membangun inisiatif web-nya. “Dengan sarana itu, Parkway bisa menawarkan layanan ekstra bagi para pelanggannya.”

Mengubah budaya perusahaan

Tapi, teknologi BI bukanlah sesuatu yang mudah diaplikasikan. Bryer sendiri mengakui bahwa pengguliran sistem itu berjalan begitu lamban. Bahkan, beberapa pemilik lahan, yang tergolong gaptek enggan memanfaatkan sistem itu. “Tingkat penggunaan (yang rendah) ini merefleksikan perubahan budaya yang belum sepenuhnya terjadi di Parkway,” ujarnya. Bryer ingat ketika dirinya baru bergabung, hambatan budaya ini begitu terasa, khususnya di antara para operator tempat parkir, yang tidak ingin piranti lunak menggantikan pengalaman mereka mengelola tempat parkir dengan cara lama. “Dengan BI, segala sesuatu yang terjadi memang sulit disembunyikan,” ujar Bryer. “Sistem ini memang menuntut akuntabilitas, yang bisa membuat orang merasa tidak nyaman.”

Namun Zuritsky dan Bryer tidak berhenti berupaya, bahkan melangkah lebih jauh lagi. Dalam beberapa waktu mendatang, menurut Bryer, Parkway akan menerapkan cashierless garage , dilengkapi dengan smart card yang memungkinkan pelanggan dikenai biaya parkir secara akurat sesuai lama parkirnya, serta memberikan mereka semacam reward atau penghargaan atas loyalitas mereka menggunakan fasilitas Parkway. Yang juga tengah dipertimbangkan adalah penerapan chip identifikasi kendaraan, yang memungkinkan pelanggan keluar masuk tempat parkir tanpa harus menghentikan kendaraannya di gerbang. Di beberapa lokasi, pelanggan bulanan sudah ditawari opsi itu.

Zuritsky mengakui bahwa Parkway bertaruh cukup besar untuk aplikasi BI ini. Lima belas persen dari anggaran TI tahunan Parkway disisihkan hanya untuk data warehouse , sementara sisanya untuk men- set up sistem tersebut dan menjalankannya. “Kami mengeluarkan investasi cukup banyak untuk teknologi, dan kami juga menyiapkan berbagai antisipasi dari sisi bisnisnya,” ujarnya. Namun, ia menolak mengungkapkan berapa besar dana yang diinvestasikan. “Yang pasti jutaan dolar,” ujarnya.

Yang jelas, Zuritsky melihat pemanfaatan TI, dikombinasikan dengan keahlian Parkway dalam mengakuisi dan mengembangkan lahan untuk tempat parkir, terbukti bisa membantu Parkway bertahan dalam industri itu, paling tidak sampai ke generasi anak cucunya.

ntuk saat ini, setidaknya teknologi informasi bukan lagi sesuatu yang asing bagi Parkway. “BI memungkinkan perusahaan seperti yang kami miliki ini benar-benar memahami arti produktivitas, dan faktor-faktor apa yang membuat sesuatu menguntungkan atau tidak menguntungkan. Kami memandang BI sebagai sesuatu yang radikal, tidak hanya bagi perusahaan kami, tapi juga bagi perusahaan lainnya,” tutup Bryer, yang sejak tahun 2004 menempati posisi baru sebagai Vice President of Information Services di GMH Communities Trust. cin/aa

grafis: gunawan