Dalam dunia usaha, agility atau kelincahan, adalah segala-galanya. Merjer dan akuisisi, regulasi baru, dan tingginya harapan pelanggan mengharuskan perusahaan lebih responsif terhadap tuntutan yang berubah-ubah. Aplikasi-aplikasi seperti enterprise resource planning (ERP) dan customer relationship management (CRM) diakui telah membantu meningkatkan efisiensi. Tapi, di sisi lain, mereka juga menciptakan pulau-pulau TI baru yang mengurangi kelincahan perusahaan dalam menghadapi perubahan.

Menurut Bruce Silver, seorang pengamat tren business process management (BPM) dari Bruce Silver Associates, setidaknya perusahaan harus mengoordinasikan, mengotomasikan dan mengoptimalkan sistem-sistem bisnis berbeda yang tersebar itu untuk bisa mengubah proses bisnisnya. Saat ini, menurut Bruce, piranti lunak BPM menjadi pilihan bagi perusahaan-perusahaan yang ingin mendapatkan kelincahan dengan tetap memanfaatkan sistem yang sudah ada.

Namun, untuk mendapatkan kelincahan tanpa harus menguras isi kantong, Anda tidak bisa sekedar mencabut dan mengganti sistem lama. “Anda harus memecah sistem legacy menjadi komponen-komponen modular, yang dapat digunakan kembali pada berbagai proses bisnis,” jelasnya.

Kemampuan itulah yang dijanjikan software development gaya baru, yang populer dengan sebutan service-oriented architecture (SOA). Dengan SOA, aplikasi-aplikasi tidak lagi dibangun bersifat monolitik. Alih-alih, SOA dibentuk dengan merangkai berbagai service modular. “Suatu service bisa berupa satu fungsi dari sebuah piranti lunak, misalnya fungsi GetAccountBalance atau CancelOrder. Fungsi tersebut bisa dieksekusi atas permintaan sistem apapun, tanpa memandang platform sistem operasinya, bahasa pemrogramannya, maupun lokasi geografisnya,” jelas Bruce.

Secara konsep, SOA memang bukan hal baru. Tapi, implementasinya dewasa ini, dalam bentuk web services , boleh dibilang merevolusi pengembangan piranti lunak. Menurut Bruce, dulu memang sudah ada distributed software architecture , yang juga menjanjikan agility dan penggunaan kembali komponen. Namun, cara itu memiliki kelemahan.

“Untuk melakukan integrasi, seluruh komponen harus menggunakan object model atau bahasa pemrograman yang sama. Nah, web services menghilangkan halangan itu dan sanggup beroperasi melampaui batas yang memisahkan platform Microsof dari Unix, atau .Net dari J2EE,” jelasnya panjang lebar.

Singkatnya, SOA bisa membantu menyederhanakan integrasi aplikasi dan manajemen proses. “Jika Anda ingin memiliki proses bisnis yang lebih fleksibel dan adaptif, pindahkan aplikasi-aplikasi TI Anda ke SOA,” kata Janelle Hill, analis dari Meta Group .

Keunggulan SOA

Pada SOA, para software developer membangun aplikasi-aplikasi komposit ( composite applications ) dengan saling menghubungkan atau memadukan berbagai layanan dalam suatu alur proses, yang semuanya ditampilkan sebagai satu service .

Kemampuan SOA memadukan proses dengan merangkai building block service standar merupakan inti dari kelincahan yang dijanjikan BPM. Piranti desain SOA standar menjadikan pembuatan sebuah model service secepat dan semudah menggambar sebuah diagram alur layanan. Piranti yang sama juga akan membuat model tersebut menjadi sebuah proses bisnis yang dapat dieksekusi.

Selain itu, bahasa berbasis XML yang digunakan untuk memadukan berbagai service itu juga telah distandarkan. Bahasa yang dinamakan Business Process Execution Language (BPEL) ini didukung berbagai vendor BPM dan hampir sebagian besar vendor infrastruktur maupun vendor enterprise application integration (EAI). Jadi, SOA juga memperlihatkan portabilitas model proses, yang bisa dieksekusi di berbagai platform infrastruktur dan dikelola menggunakan piranti desain yang tidak bergantung vendor tertentu.

Menurut Bruce, ada berbagai pendekatan untuk mewujudkan service - service ini. Salah satu cara adalah membuat kode programnya dari nol. Saat ini, server-server aplikasi dari vendor seperti IBM, Microsoft, BEA dan Oracle saling bersaing dalam hal piranti untuk membuat custom code yang bisa digunakan sebagai reusable web services . Kalau tidak ingin repot membuat kode sendiri, tersedia alternatif lain, yaitu “membungkus” sistem yang ada dengan komponen-komponen middleware bernama integration adapter . Adapter ini bisa ditampilkan fungsionalitasnya sebagai web service tanpa harus membuat kode.

Cara lain adalah membeli service itu dari para vendor aplikasi enterprise. Versi terbaru aplikasi enterprise, seperti dari SAP dan Siebel kini sudah dikemas dalam bentuk koleksi web services , yang siap dipadukan secara terpisah ( out-of-the-box ). Terakhir, Anda juga bisa mengakses service pihak ketiga melalui Web dengan menggunakan registry . Atau, Anda bisa mengombinasikan service - service yang diterapkan dengan cara di atas dalam suatu paduan proses bisnis. Keunggulan-keunggulan seperti itulah yang ditawarkan SOA.

Memberdayakan legacy system

Manfaat SOA dalam memperbaiki proses bisnis tanpa harus mengganti sistem legacy ini dirasakan Owens & Minor, sebuah perusahaan distribusi peralatan medis dan kedokteran. Perusahaan ini menggelar proyek selama empat tahun untuk memodernisasikan infrastruktur TI-nya menjadi infrastruktur berbasis SOA. Maklum saja, karena aplikasi-aplikasi legacy yang dimiliki perusahaan ini memang terbilang sudah sangat uzur. Menurut CIO-nya, David Guzman, aplikasi-aplikasi legacy -nya dibuat tahun 70-an dan 80-an. Ketika perusahaan mencoba menambah fungsi bisnis baru, seperti supply chain management , aplikasi itu tidak bisa disesuaikan atau dikode ulang.

Tadinya, perusahaan yang bermarkas di Glen Allen, Virginia , AS ini mempertimbangkan untuk memasang ERP. Namun, Guzman tahu bahwa meniru fungsionalitas seperti yang disediakan aplikasi-aplikasi legacy itu sangat sulit. Alih-alih, perusahaan menggunakan aplikasi software modernisasi buatan Relativity, yang sanggup menganalisis kode program legacy , menentukan business rules yang mendasari program, dan membantu menata ulang piranti lunak sebagai network services . Proyek itu selesai tahun 2004 lalu, dan berjalan di atas server aplikasi buatan BEA.

Dalam pelaksanaan proyek SOA-nya, perusahaan itu menyadari bahwa mereka tidak saja membangun arsitektur enterprise modern, tetapi juga lingkungan yang bersifat multitiered dan component based , yang akan meningkatkan proses bisnisnya. Perusahaan ini pun mencari sebuah piranti, yang akan membantunya memadukan komponen-komponen tersebut. Awal 2004, perusahaan memilih paket software BPM buatan Fuego, yang digunakannya untuk membantu merancang proses, menulis kode program untuk integrasi dan memantau proses-proses yang diotomatisasikan.

Untuk menggali pengalaman dengan piranti BPM baru ini, Owens & Minor menerapkannya pada dua jenis proses bersifat non-kritikal, dan sebuah proses lainnya, yang menurut Guzman, sangat mendesak untuk diperbaiki.

Proses ketiga ini disebut proses memo debit. Proses ini, pada dasarnya, untuk menarik produk-produk kadaluarsa dari gudang dan, jika mungkin, mengembalikannya ke produsen. Sebelumnya, laporan inventaris yang menunjukkan produk-produk mana yang hampir kadaluarsa dihasilkan oleh sistem supply chain legacy buatan Manugistics. Laporan ini dikirim ke 42 gudang perusahaan, dimana para staf gudang akan mencari lokasi barang secara manual, menghubungi kantor untuk mengetahui kebijakan pengembalian barang produsen, dan menentukan produk-produk mana yang akan dikembalikan. Setelah itu, ia akan menghubungi produsen untuk mendapatkan otorisasi pengembalian barang, membuat surat pengembalian barang di sistem warehouse management yang terpisah, dan memberitahukan account payable yang akan dikreditkan. Upaya ini jelas memakan waktu dan tenaga.

Tapi, dengan tetap memanfaatkan service dari sistem legacy , Owens & Minor mampu membangun sebuah proses memo debit yang baru dalam waktu kurang dari sebulan. Kali ini, laporan inventarisnya diolah oleh process engine Fuego. Dengan mengacu pada rules engine yang dibuat berdasarkan kebijakan pengembalian barang masing-masing produsen, process engine ini mengeluarkan daftar prioritas barang yang harus diambil. Secara otomatis, process engine itu akan mengirim email ke produsen untuk mendapatkan otorisasi pengembalian barang, membuat permohonan pengiriman barang, pemberitahuan account payable dan melacak jumlah kredit barang. Dengan otomatisasi ini, staf gudang cukup mengambil barang yang ditunjuk dan menangani fisik pengiriman barangnya.

Menurut Guzman, sekalipun baru berjalan beberapa bulan, proses baru ini sudah terasa memberikan perbaikan pada manajemen tanggal kadaluarsa, pemrioritasan barang yang ditarik, dan memungkinkan perusahaan memroses pengembalian barang lebih banyak dalam kurun waktu tertentu. Menurut dia, dengan proses baru ini diharapkan perusahaan bisa menghemat 650.000 dolar setahun, baik dari akurasi inventori yang lebih baik, maupun dari perbaikan produktivitas dan cash flow -nya.

Reusable service

Kemampuan untuk menggunakan kembali services di berbagai jenis proses merupakan keuntungan lain dari SOA dalam inisiatif BPM. Keuntungan seperti inilah yang dirasakan Pfizer, salah satu raksasa farmasi dunia. Tiga tahun lalu, Pfizer menggulirkan sebuah proyek untuk memperbarui arsitektur TI-nya. Seperti halnya Owens & Minor, perusahaan ini juga menyadari keunggulan memadukan berbagai komponen services untuk mengelola proses bisnisnya.

Tahun lalu, Pfizer menerapkan piranti lunak BPM TeamWorks buatan Lombardi. Tujuannya, memperbaiki proses kompensasi insentif yang dirasakan Pfizer tidak efisien. Dulu, para penjual lapangan Pfizer mengandalkan email untuk meneruskan laporan dari sistem kompensasi insentif legacy guna mendapatkan persetujuan dan pembayaran. Proses ini memakan waktu 30 hari. Seringkali, mereka harus mencari tahu sendiri status insentifnya, karena memang tidak ada cara untuk melacak apakah laporan tertentu sudah berada dalam proses persetujuan atau belum.

Dengan menggunakan TeamWorks, Pfizer memetakan proses tersebut, menentukan langkah-langkah mana yang bisa diotomatiskan, membangun sebuah service untuk menangani penerusan laporan, dan membangun integrasi sistem kompensasi insentif dan repository dokumen. Kini, setelah laporan kompensasi dibuat, secara otomatis sistem akan meneruskan laporan itu mendapatkan persetujuan, dan melacak “perjalanan” itu sampai ke tahap akhir, jelas Rod Echols, senior IT architect di Pfizer.

Waktu penyelesaian proyek ini cuma tiga bulan. Hasilnya, proses permohonan kompensasi yang tadinya memakan waktu 30 hari bisa dipangkas dalam waktu seminggu. “ Para penjual lapangan pun lebih senang, karena mereka mendapatkan bayaran insentif lebih cepat, dengan tingkat kesalahan lebih kecil,” ujar Echols.

Service routing ini nantinya juga akan digunakan Pfizer kembali untuk proses lainnya, seperti prosedur persetujuan dana edukasi karyawan dan promosi. “Kami bisa memanfaatkan komponen Web service yang sama berulang kali untuk aplikasi-aplikasi baru yang digulirkan,” tandas Abdi Oday, seorang senior IT architect lainnya di Pfizer.

grafis: gunawan