Perusahaan-perusahaan masa kini, terutama dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat, dituntut untuk mampu merespon kebutuhan pelanggannya secara lebih baik, lebih cepat, dan, bahkan, tak jarang, lebih personal. Hal itu semua semakin menuntut penyampaian dan penerimaan data dan informasi yang lebih akurat dan cepat. Begitu juga, proses pengambilan keputusan harus dapat dilakukan bukan saja lebih cepat, melainkan juga tepat waktu, kapan dibutuhkan dan harus membuat keputusan apa.

Untuk itu, kepentingan terhadap data dan informasi bagi suatu perusahaan, dalam arti bagaimana mengelola data dan informasi – mulai dari membuat, memilah, menyimpan, mengolah hingga mengambilnya kembali baik dari sumber-sumber internal maupun eksternal, dapat dilakukan secara lebih baik, yakni dapat diakses secara cepat, akurat dan tersedia kapan dibutuhkan.

Saat ini, Internet, didukung kemajuan teknologi informasi, telah memungkinkan perusahaan-perusahaan mengirim data atau informasi hampir secara seketika ( real-time ). Tak pelak, Internet juga mendorong perlunya penataan ulang batas-batas organisasi tradisional, terutama sistem informasinya. Kemajuan Internet yang sangat pesat, khsusunya dalam pemanfaatnnya untuk komunukasi data, pada saat yang sama telah mengubah para pembeli menjadi penjual, sebaliknya penjual menjadi pembeli dan menciptakan suatu harapan baru tentang bagaimana suatu pelayanan harus dilakukan.

Dalam konteks tersebut, kecepatan bukan lagi sesuatu yang diperlukan, tetapi sebagai kunci pembeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Artinya, baik perusahaan maupun lembaga-lembaga pemerintah, dituntut untuk mampu memanfaatkan Internet, yang secara teknologis bersifat real-time , dalam upaya meningkatkan daya saingnya, yakni menjadi lebih efisien dan responsif dan meningkatkan pangsa pasar dan keuntungannya.

Lantas, apa yang bisa dilakukan? Para profesional TI mengungkapkan bahwa bahwa janji itu akan dapat diraih kalau perusahaan-perusahaan mulai melihat sumber-sumber yang dimilikinya. Misalnya, bagaimana interkoneksi antara berbagai sistem yang dikembangkannya, yakni enterprise resource management (ERM), supply chain management (SCM), dan customer relationship management (CRM), baik dalam konteks internal maupun eksternal. Begitu juga, kalangan pemerintah dapat memanfaatkannya untuk melihat kembali semua sistem pelayanannya ke masyarakat, maupun terhadap pihak lain, seperti pemasok dan lain sebagainya.

Karenanya, tantangannya adalah bagaimana sistem informasi yang dimiliki kemampuan yang lebih tinggi dan hambatan-hambatan interkoneksinya menjadi lebih kecil, atau, jika mungkin, hilang sama sekali. Konsep pengelolaan perusahaan sedemikian itu, oleh Hewlett-Packard (HP) disebut zero latency enterprise (ZLE). Gartner Group mendefinisikan ZLE sebagai suatu organisasi yang dapat mempertukarkan informasi dengan karyawan, mitra bisnis dan pelanggan secara hampir seketika ( real-time ).

Konsep ZLE, sebelumnya lebih tertuju pada kepentingan internal suatu perusahaan, namun Gartner melihatnya juga dapat dikaitkan dengan penghilangan hambatan antara sistem internal dan eksternal. Dalam organisasi ZLE, setiap suatu kejadian bisnis ( business events ) akan memicu suatu kejadian sistem ( system events ) yang mendorong dilakukannya suatu tindakan dan mengirim tanggapannya ke seluruhan organisasi.

Dalam istilah Bill Gates, tingkat interkonektivitas semacam itu disebut "digital nervous system." Sebagaimana nervous system pada manusia, aplikasi-aplikasi pada suatu organisasi ZLE mestinya juga dapat berinterkoneksi sedemikian rupa, sehingga mampu menghilangkan hambatan, terutama hambatan waktu antara sistem-sistem yang menerima dan menggunakan informasi di manapun dibutuhkan.

Di sisi lain, Andy Grove, Chairman Intel Corporation , mengungkapkan bahwa akan sangat strategis sekali bila semua database yang dimiliki suatu perusahaan dapat terkoneksi dengan sistem pengambilan keputusan, dan yang lebih penting adalah ketika CEO misalnya, dapat melakukan evaluasi di manapun ia berada, bahkan ketika dalam penerbangan sekalipun.

Penerapan konsep ZLE tentu akan berpengaruh terhadap beberapa aspek. Misalnya dalam SCM ( supply chain management ), perusahaan dapat menyelaraskan secara seketika antara pesanan dan inventori, misalnya pada minggu terakhir suatu kwartal. Di industri apapun, ZLE dapat menyediakan fokus real-time terhadap peningkatan profitabilitas secara lebih cepat, meningkatkan daya saing, menurunkan biaya dan memperbaiki kepuasan pelanggan.

Perusahaan ZLE

Setidaknya dibutuhkan tiga fase proses untuk mengubah organisasi Anda menjadi suatu organisasi ZLE. Dalam proses tersebut, Anda dituntut untuk memahami di mana terjadi hambatan ( latency ) dalam proses dan system di organisasi Anda, dan bagaimana cara mengurangi atau menghilangkannya. Anda juga harus membangun suatu arsitektur yang fokus pada upaya meminimalkan hambatan tersebut di sebanyak mungkin proses bisnis yang ada. Akhirnya, Anda juga harus menrjemahkan arsitektur tersebut dalam suatu rencana penerapannya yang akan membangun suatu langkah-langkah ( roadmap ) menuju perusahaan ZLE.

Langkah pertama , menidentifikasi proses bisnis utama dalam organisasi Anda yang harus didukung oleh arsitektur ZLE. Salah satu tujuannya adalah membangun batasan-batasan arsitektural atas upaya itu; apakah hal itu terkait dengan sistem-sistem internal, eksternal, atau keduanya. Tujuan lainnya adalah memahami dinamika dari setiap proses bisnis; waktunya, ukurannya, istirahatnya dan berhentinya. Memahami dinamika tersebut sangat penting dalam mengenali hambatan dan mengaitkan parameter untuk memperbaikinya. Yang perlu diingat adalah suatu hambatan dalam suatu proses, mungkin tidak masalah di proses lainnya, bahwa dalam satu aplikasi yang sama.

Langkah kedua , menguraikan stiap proses bisnis ke dalam setiap aplikasinya dan pastikan setiap hambatan yang terjadi. Pertanyaan yang perlu diajukan adalah: Aplikasi-aplikasi apa saja yang membentuk proses itu? Apakah hambatan ( latency ) merupakan masalah dalam keseluruhan proses atau salah satu atau sebagian besar aplikasi-aplikasi pendukungnya? Jika begitu, seberapa besar masalahnya? Berapa lama dibutuhkan untuk mengubahnya? Hasil dari pertanyaan dan jawaban atas pertanyaan itu akan memunculkan serangkaian proses bisnis dan aplikasi yang memiliki masalah latency .

Langkah ketiga , Anda perlu memahami sebanyak mungkin mengenai titik hambatan yang terjadi, sehingga nantinya Anda dapat menyiapkan teknik untuk membuang, atau setidaknya meminimalkan hambatan itu. Untuk sistem internal, hambatan muncul dari beberapa penyebab. Sistem yang lama ( legacy ) biasanya merupakan sistem-sistem yang dikembangkan secara independen dan menggunakan teknologi yang berbeda. Aplikasi-aplikasi ini menciptakan pulau-pulau informasi dan fungsionalitas, yang berdasarkan sifatnya, sulit diintegrasikan dan berbagi dengan system lainnya.

Data yang sama dimiliki oleh berbagai aplikasi yang berbeda-beda formatnya, mengikuti validasi data dan aturan bisnis yang juga berbeda. Penghubung ( interface ) di dalam aplikasi-aplikasi tua ini saling terkait, sangat terikat, dan lebih ditentukan oleh teknologi daripada kebutuhan bisnis yang dilayaninya. Proprietary drivers, proprietary API , dan proprietary formats merupakan masalah-masalah yang hanya terlihat di permukaan gunung es kalau Anda ingin saling mengaitkan sistem-sistem tersebut.

Satu pertanyaan yang perlu Anda ajukan adalah: Apa karakteristik dari masing-masing proses dari aplikasi tersebut: kelompok ( batch ), berdasarkan permintaan ( on-demand ) atau berjalan secara terus-menerus ( continuously running )? Dari yang Anda butuhkan untuk menjadi real-time , mungkin bersifat kelompok, sementara lainnya menghadapi masalah ketersediaan dan kehandalan ketika Anda membutuhkan proses tersebut bekerja 24x7 hari.

Hal-hal ini seringkali menunjukkan perbedaan teknologi dan umurnya, sehingga semakin menyulitkan dalam menciptakan suatu arsitektur yang konsisten ( coherent architecture ). Lebih dari itu, latency justru akan semakin meningkat ketika Anda melihat koneksitas antara sistem internal dan eksternal. Karena, biasanya, system eksternal memiliki serangkaian karakteristik teknologi, sistem keamanan, kehandalan, dan kemampukelolaan yang harus dilayani oleh arsitektur tersebut.

Sentralisasi atau Desentralisasi?

Membuang hambatan dari aliran informasi akan berdampak terhadap organisasi. Dalam kondisi ekonomi yang baik, perusahaan-perusahaan cenderung melakukan desentrasisasi, memungkinkan fungsi-fungsi bisnis tertentu dapat mengoptimalkan operasinya. Tetapi, tetapi dalam kondisi ekonomi yang berat, perusahaan-perusahaan cenderung melakukan sentralisasi sebagai suatu cara untuk mengendalikan biaya.

Namun, apapun kondisinya, para eksekutif tetap membutuhkan gambaran yang tepat mengenai kegiatan bisnisnya, bukan kegiatan-kegiatan tertentu dalam perusahaannya. Melainkan bagaimana berbagai sisnergi yang dilakukan akan memberikan hasil yang optimal, baik bagi eksekutif maupun para pemegang saham.

Selain itu, aliran informasi real-time juga berperan penting dalam aspek customer relationship management (CRM). Database CRM memiliki dua tujuan: meningkatkan kepuasan pelanggan dan bagaimana meningkatkan pendapatan dengan pelanggan yang ada. Di perusahaan ritel, database CRM mungkin saja digunakan untuk memastikan terjadinya peningkatan penjualan. Dalam perusahaan biro perjalanan online mungkin digunakan untuk memfasilitasi penjualan hotel dan mobil, sebagai tambahan terhadap penjualan tiketnya. Di perusahaan telekomunikasi, memungkinkan para agen call center meningkatkan perhatiannya pada trafik yang sibuk dan menawarkan layanan call-waiting service di tempat.

Dengan membangun arsitektur ZLE untuk CRM bukan saja data tersebut semata-mata ditujukan untuk pelayanan pelanggan, melainkan memungkinkan baik pemesanan, inventori dan pengembangan layanan dan produk lebih responsif terhadap perubahan kondisi pasar real-time .

Waktu, Risiko, Uang

Karena kalangan eksekutifnya maunya mendapatkan lebih dari system TI-nya dengan biaya murah, maka arsitektur ZLE memungkinkan perusahaan terhubung dengan system yang telah ada, dan tak perlu memperbarui atau menggantikannya. Pengembalian biayanya (ROI) cepat. Dengan begitu, perusahaan-perusahaan yang tengah mencari upaya untuk mengatasi msalah fraud atau meningkatkan penjualan, misalnya, dapat menerapkan solusi ZLE dan berharap melihat pengembalian investasi kurang dari satu tahun.

Dengan ZLE, semakin memungkan para CEO dan CIO bereaksi terhadap kondisi kekinian pasar, sambil memantau tren yang mungkin berpengaruh terhadap bisnis, dan menganalisis pola, perilaku pelanggan dan kompetisi. Selain itu, juga memungkinkan menangani permintaan data dalam jumlah besar, dan sementara tanpa mempengaruhi proses-proses yang normal.

Risiko biasanya terkait dengan uang dan waktu. Solusi ZLE memungkinkan perusahaan mengetahui risiko lebih cepat, yang membuat pengendalian risiko menjadi lebih baik. Begitu juga kemampuan untuk mendeteksi fraud dan risiko yang lebih cepat, memungkinkan, misalnya, ketika kartu kredit atau nomor kartu seluler dicuri, sistem mencegah dari kemungkinan kehilangan uang yang lebih besar. Mempersingkat waktu selalunya muncul dalam bentuk pengendalian risiko yang lebih baik, dan akhirnya menghemat uang atau biaya.

Hari ini, daya hidup perusahaan akan sangat terkait dengan cara perusahaan itu meningkatkan daya saingnya dan bertahan di sana . Kemampuannya mengelola bisnis secara real-time akan meningkatkan peluang untuk hidup. Tak lama lagi, diferensiasi proses bisnis akan sama pentingnya dengan diferensiasi produk, jika tidak lebih penting. Solusi ZLE, selain terkait dengan pengembalian investasi yang cepat, juga mengembangkan ide management-in-real-time di seluruh kegiatan bisnis.

Dengan menghubungkan data yang telah dimiliki, para eksekutif dapat mengubahnya menjadi informasi yang mereka butuhkan untuk membuat bisnis mereka lebih responsif dan kompetitif. Dengan begitu, solusi ZLE memungkinkan terbangunnya suatu perusahaan adaftif yang real-time , membuat mereka lebih mampu dan hemat biaya menuju keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

grafis: gunawan