Dalam lingkungan persaingan bisnis yang semakin ketat belakangan ini, penerapan TI tak serta merta mampu menjawab kebutuhan yang ada, melainkan bagaimana perusahaan mampu mengoptimalkan peran TI untuk meningkatkan daya saingnya. Dan, itu sangat membutuhkan strategi kepemimpinan yang tepat dari para eksekutif agar penerapan TI mampu mencapai sasaran yang diinginkan.

Beberapa pertanyaan berikut ini mungkin dapat membuka wawasan ke arah itu. Bagaimana Anda membangun suatu perusahaan yang mampu berubah secepat yang diinginkan pasar? Bagaimana Anda menambah kepuasan pelanggan tanpa membebani karyawan Anda? Meningkatkan produktivitas tanpa meningkatkan biaya? Artinya, akan selalu saja ada banyak perdebatan sehat yang muncul, namun tidak ada yang dapat membantah bahwa TI sekarang ini, memang, berperan sangat penting.

Karenanya, tak heran jika berbagai perusahaan, baik besar, menengah maupun kecil, berupaya mencari cara-cara baru untuk menerapkan inisiatif TI yang kompleks, kritikal, dan seringkali memakan biaya.

“Hal itu menjadi sangat jelas: TI akan menjadi pemimpin bisnis terbesar di abad 21 dan perusahaan-perusahaan akan semakin banyak mengandalkan TI untuk keuntungan kompetitif mereka,” ujar Kathy Harris, wakil presiden grup Gartner . “Perusahaan semakin tak mau menerapkan sesuatu yang lebih rendah dari komitmen terhadap TI yang mereka berikan pada bidang-bidang penting lainnya dalam perusahaan, termasuk menemukan dan menerapkan strategi sukses.”

Untuk keberhasilan penerapan TI, setidaknya ada tujuh strategi kepemimpinan yang membuka peluang keberhasilan setiap proyek TI, yakni:

Selaraskan TI dengan strategi bisnis

Gil Irwin, seorang praktisi TI dan managing partner Booz Allen Hamilton, menyoroti kegagalan sebelum sampai menyoroti faktor-faktor keberhasilan.

“Banyak perusahaan asuransi jiwa yang menghabiskan puluhan juta dolar untuk suatu proyek otomatisasi penjualan,” kata Irwin. “Secara teknologi hal itu memang sulit, namun perusahaan tersebut ternyata sukses.”

Hanya ada satu masalah. “Agen yang berada di garis depan, yang seharusnya menggunakan aplikasi tersebut, tak ingin menyerahkan nama-nama klien mereka dan lebih memilih risiko kehilangan kliennya daripada harus memberikan datanya ke perusahaan. Hal itu terjadi karena mereka tidak akan memperoleh apa-apa dari sistem otomatisasi itu,” jelas Irwin.

Hasilnya? Inisiatif TI itu masuk keranjang sampah, “semua dikarenakan ketidaksiapan mulai dari agen asuransi hingga manajer sejak awal proyek tersebut dimulai,” kata Irwin.

Karenanya, tidak ada yang lebih penting untuk kesuksesan TI daripada menyelaraskan inisiatif TI dengan kebutuhan operasional unit bisnis seperti penjualan, keuangan, dan sumber daya manusia. Dan, tak jarang, kita menyaksikan bahwa ketika unit-unit bisnis yang ada tidak dilibatkan, perusahaan terlihat tidak begitu antusias dengan investasi TI mereka. Itu akan berujung pada kegagalan.

Konsekuensinya, para eksekutif unit bisnis dan pengguna akhir harus memulai inisiatif TI dari awal lagi. “Unit bisnis harus menjadi penggerak, sponsor, pembuat prioritas, juara pada proyek yang mereka rancang dan diletakkan sejajar dengan personal TI, agar berhasil,” tambah Irwin.

Scott Griffin, CIO Boeing , bahkan mengambil pendekatan yang lebih radikal. Dia menyatakan bahwa TI harus digunakan untuk kebutuhan pelanggan. “Jika bisnis ini dikatakan customers-centric , maka perusahaan harus mengarahkan bisnis dan strategi TI-nya untuk menyelesaikan masalah pelanggan mereka dan bukan masalah-masalah internal perusahaan.”

Prioritaskan IT Governance

Model-model tata-pamong ( governance models ) membantu organisasi dalam mendesain, mengembangkan, menerapkan, dan mengontrol inisiatif teknologi dengan cara yang sama dalam memastikan suksesnya investasi, pemasaran, dan pembuatan program.

Tata-pamong memberi nilai TI pada perusahaan dan mengurangi risiko. Sering kali, hal itu menjadi garis pertahanan terbaik dalam mencegah unit-unit bisnis individu dari membuat proyek-proyek independen yang tidak terkait secara utuh dengan organisasi bisnis secara keseluruhan, terutama untuk menjaga keamanan dan dukungan kualitas.

Booz Allen Hamilton telah menangani perusahaan-perusahaan besar, yang unit-unit bisnisnya mungkin membangun proyek teknologinya sendiri. Untuk berjalan efektif, setiap proyek membutuhkan personal TI bayangan. Mereka berada dalam bisnis tersebut dan mengerjakan tugas-tugas yang berbeda dengan tugas inti departemen TI. Kenyataannya, jumlah personal bayarangan ini bisa mencapai tiga perempat dari total personal TI yang ada dan tak jarang menimbulkan berbagai macam konflik dan masalah anggaran.

“Perhatikan perusahaan dengan biaya-biaya TI yang tak teratur, dan seringkali mereka tak menerapkan IT governance,” ujar Brad Boston, senior vice president dan CIO Cisco Systems. “Akan lebih sulit lagi untuk memperoleh keuntungan dari suatu investasi jika Anda harus mendukung database , aplikasi, dan lingkungan yang terpisah-pisah.”

IT governance bisa membantu Anda mencari cara untuk meningkatkan komunikasi lintas fungsional, kontrol, dan efektivitas di perusahaan Anda. Hal itu, dimungkinkan jika perusahaan menerapkan kebijakan dimana unti-unit bisnis yang terpisah disatukan ke dalam suatu database .

“Dengan mengonsolidasi berbagai database yang terpisah ke dalam satu kesatuan, akan semakin memudahkan bagi dua fungsi untuk menemukan cara dalam menghemat uang perusahaan,” jelas Boston lebih lanjut.

Karenanya, ketika proyek-proyek TI semakin dikaitkan dengan integrasi, isu IT governance akan menjadi lebih utama. “Tidak ada seorang CIO pun yang kini cukup berbakat untuk mengatasi inisiatif perusahaan secara luas di luar dari framework suatu governance model ,” tambah James Richardson, senior vice president and chief marketing officer Cisco.

Gunakan metrik, tapi jangan mendikte strategi

Anda akan jarang sekali menemukan pemikiran yang berbeda, bahwa proyek teknologi harus dikaitkan dengan ROI ( Return-on-investment ) dan ukuran kesuksesan dan kegagalan lainnya. Namun, terkadang inisiatif tersebut tidak bisa dengan mudah diukur atau, bahkan, tidak bisa diukur sama sekali.

Di Boeing, Griffin membagi proyek TI-nya menjadi dua kategori. “Untuk proyek-proyek yang dapat diukur kita menggunakan istilah keuntungan ekonomis, seperti pendapatan yang meningkat, biaya yang menurun, atau penggunaan aset yang lebih efisien. Tetapi, kita tidak perlu repot menilai proyek transformasi, yang membantu kita mencapai tujuan,” tambah Griffin

Mengevaluasi investasi TI membutuhkan paduan analisis yang jelas dan intuisi. Sebagai aturan umum, usaha-usaha pemotongan biaya jauh lebih mudah dipengaruhi untuk dianalisa dibanding pertumbuhan pendapatan. Hal itu mungkin lebih mudah, misalnya, mengukur jumlah uang yang dihemat dari penerapan suatu program dibanding dengan mengukur manfaat kepuasan pelanggan atau meningkatnya nilai merek ( brand value ).

Pemimpin yang fokus hanya pada ROI seringkali kehilangan kesempatan membuat perubahan-perubahan mendasar. Jika Anda dapat mengukur dampak suatu inisiatif, Anda perlu menetapkan ukurannya sebelum proyek dimulai dan memperkirakan perkembangannya secara teratur dengan mengukur dan mempublikasikan perkembangan itu.

Perhatikan hal berikut:

• Identifikasi strategi. Batasi arah dan tujuan organisasi atau departemen.
• Pilih ukuran kinerja. Identifikasi pengukuran atau indikator yang mendukung.
• Pilih tujuan atau target. Nilai tujuan-tujuan manajemen terhadap kebutuhan spesifik di masa datang.
• Terapkan indikator . Sediakan indikasi yang masuk akal untuk melihat apakah suatu program mencapai tujuan atau tidak.
• Laporkan informasi. Sediakan basis untuk memonitor manajemen dan pembuatan keputusan, serta alat untuk mencapai akuntabilitas eksternal.
• Ambil tindakan . Tingkatkan, tambahkan, batalkan, atau cari alternatif program yang sesuai dengan informasi pengukuran.

Ketika mengukur manfaat yang tak terlihat atau nonfinansial, setidaknya Anda perlu memastikan paduan antara inisiatif dan tujuan bisnis.

Komit terhadap arsitektur informasi tunggal

Keberhasilan Southwest Airlines sebagai contoh utama kekuatan standarisasi di luar IT. “Southwest melakukannya dengan baik, karena ia hanya memiliki satu jenis penerbangan,” katanya. “Semua kru dapat menerbangkan pesawat, pesawat dapat diparkir di gate mana saja, dan mekanik manapun dapat memelihara pesawat tersebut. Kesederhanaan operasional merupakan pondasi kesuksesan dan prinsip yang sama juga digunakan di TI.”

Secara strategis, bisnis jaringan global membantu perusahaan mencapai standar baru efisiensi dan produktivitas bisnis, baik dengan penjual, mitra, atau pelanggan. Menyederhanakan infrastruktur jaringan dan menetapkan jasa jaringan ‘end-to-end' membantu perusahaan mengotomatisasi cara-cara yang mendasar, sehingga mereka dapat bekerjasama. Secara taktis, infrastruktur yang menyatu membuat perusahaan bisa memotong biaya dan mengirim aplikasi dengan cepat.

“Jika ada satu hal yang benar-benar saya percayai, itu adalah bahwa bila Anda memiliki teknologi yang konsisten pada tingkat yang lebih rendah, apapun yang Anda bangun di atasnya akan menjadi lebih mudah dan berpotensi memberi lebih banyak nilai tambah bagi perusahaan Anda,” kata Go.

Perusahaan dapat menciptakan jaringan yang menyatu dengan menggunakan teknologi, misalnya Internet Protocol (IP), Ethernet, dan Extensible Mark-up Language (XML). Perusahaan lebih suka menggunakan IP, karena dapat mempercepat dan mempermudah pertukaran data, suara, dan gambar pada satu jaringan saja.

Misalnya, di Barton Marlow, Go menggunakan teknologi IP untuk membangun infrastruktur jaringan suara dan data, dan aplikasi standar untuk digunakan lintas organisasi, termasuk video conference, yang dapat mengurangi biaya perjalanan. Hasilnya, penyingkatan waktunya mencapai 66 persen. Karenanya, saran Boston, Anda harus menerapkan hal itu pada semua sistem, database , dan protokol yang mengakses ke jaringan.

Ciptakan visi bersama CEO dan CIO

Peran apakah yang akan diambil oleh TI di perusahaan Anda? Apakah akan menjadi operasi back-office ? Apakah enabler untuk layanan konsumen atau administrasi? Atau, sumber strategis untuk pertumbuhan dan inovasi persahaan? Jawabannya akan tergantung pada sebera besar CEO dan CIO berbagai visi TI.

“CEO harus memperlakukan TI sebagaimana bagian bisnis lainnya. Yaitu, menempatkan ukuran-ukuran operasi dan CIO konsisten dengan hal itu,” kata Sue Bostrom, senior vice president, Cisco Internet Business Solutions Group . “Namun, CEO juga harus membantu menciptakan dan mendukung visi departemen TI dan menyampaikan pentingnya visi tersebut kepada setiap orang dalam perusahaan.”

CEO juga harus berperan dalam mengatasi pebedaan-perbedaan lintas fungsional dan menjadi juara dalam peningkatan produktivitas. Namun, CEO akan menjadi lebih efektif bila menerapkan governance architecture yang memastikan hubungan yang erat antara TI dan bisnis di perusahaan secara menyeluruh.

Agar sukses, CEO harus memberikan informasi dan wewenang yang dibutuhkan oleh CIO untuk mengambil suatu tindakan. “Saya pikir, CEO harus mengundang CIO untuk menjadi bagian timnya, karena tidak ada orang yang dijauhkan dari CFO yang akan memiliki pandangan luas tentang perusahaannya,” kata Irwin.

Bagi CIO mereka harus siap “keluar dari kungkungan teknologinya dan mengomunikasikan visi-visi mereka,” kata Irwin. Dan, keterampilan tersebut yang seringkali harus digeluti oleh CIO.

Harris mengatakan bahwa CIO tidak mampu mengomunikasikan suatu visi tanpa membangun “hirarki kredibilitas”-nya. “Karyawan tidak akan perduli tentang visi CIO jika komputernya rusak, dan manajer bisnis tidak akan perduli jika aplikasi mereka menghambat operasi,” kata Harris.

Karenanya, pastikan sistem akan berjalan baik setiap saat. Kemudian, ciptakan kebijakan-kebijakan pelaksanaan TI yang memastikan tingkat kredibilitas kinerja operasional. Setelah langkah itu tercapai, barulah CIO dapat menciptakan visi yang luas, yang akan mempengaruhi strategi dan CIO dapat secara penuh berpartisipasi menggerakkan perusahaan ke arah yang baru, tambah Harris.

Akhirnya, CIO dan CEO harus yakin bahwa visi nilai tambah TI selaras dengan gaya organisasi mereka. “Anda tidak akan memiliki suatu organisasi TI yang memberi jalan keluar untuk masalah teknologi jika strategi perusahaan enggan mengambil risiko,” kata Irwin.

Kembangkan keahlian CIO di luar teknologi

Suatu survei yang dilakukan terhadap 500 CIO (2002) menyebutkan tantangan utama yang dihadapi para CIO. Dari sepuluh respon teratas tidak ada satupun yang terkait dengan teknologi:

• Kurangnya staf kunci/keterampilan (40%)
• Anggaran yang tidak memadai dan prioritasnya (37%)
• Kurangnya waktu untuk pemikiran/perencanaan strategis (31%)
• Kondisi pasar yang mudah menguap (22%)
• Komunikasi yang tidak efektif dengan pengguna akhir (18%)

Ketika ditanya ketrampilan apa yang paling mereka butuhkan, responden menyebutkan komunikasi, pemahaman mengenai proses bisnis dan pelaksanaannya, serta pemikiran dan perencanaan strategis.

Respon tersebut tidak terlalu mengejutkan, mengingat daftar tanggung jawab CIO umumnya meliputi merencanakan teknologi bisnis, mengembangkan teknologi dan infrastruktur TI, mengevaluasi kemampuan teknologi, dan berinteraksi dengan klien internal dan eksternal untuk memastikan kelangsungan kepuasan pelanggan.

“Ketrampilan mutlak No. 1 adalah kemampuan berbicara dalam bahasa bisnis,” ujar Griffin.

Konsekuensinya, CIO harus mengembangkan pola ketrampilan yang luas selain teknologi. Di antara ketrampilan lainnya adalah orientasi bisnis yang kuat dan meyakinkan bahwa TI bermanfaat dalam menyelesaikan masalah-masalah bisnis. Mereka juga membutuhkan ketrampilan organisasi yang baik; kemampuan mengelola sumberdaya dan inisiatif TI; dan kemampuan mengonsep, meluncurkan, dan menyediakan berbagai proyek TI tepat waktu dan sesuai anggaran.

Singkatnya, CIO harus mengembangkan kemampuannya dalam beberapa hal berikut:

• Komunikasi Bisnis: CIO harus mampu menyampaikan masalah-masalah teknologi dalam bahasa bisnis yang mudah dipahami.
• Perubahan dan Tindakan Cepat: Industri teknologi bergerak sangat cepat; yang lambat harus siap membayar akibatnya.
• Jujur dan Harmonis: Teknologi telah sangat berperan menyediakan berbagai jenis pekerjaan, namun hal itu juga akan meningkatkan perselisihan.
• Global Outlook: Dengan adanya Internet, hampir semua perusahaan menjadi global, yang memberi daya saing lebih tinggi, perbedaan budaya dan kebiasaan, serta standar teknologi yang berbeda-beda.

Tahu kapan dan bagaimana bermitra

Tak banyak perusahaan yang siap melakukan secara internal seluruh proses bisnisnya guna membuat perusahaannya efektif. Riset Yankee Group mengungkapkan bahwa 55% dari perusahaan Fortune 1000 mengalihdayakan satu atau lebih proses bisnis utamanya. Hal itu memberikan manfaat, antara lain karena:

• Meningkatkan ROI, karena biaya kepemilikan totalnya turun.
• Menghemat biaya, sehingga meningkatkan peluang pemasaran.
• Waktu masuk pasar yang lebih cepat, baik pemasangan maupun penerapannya.
• Mengurangi biaya operasional TI tahunan.
• Mengurangi sumber dan batasan infrastruktur teknis.
• Meningkatkan pelayanan dan waktu respon.
• Mempertajam fokus pada kegiatan bisnis inti.

“Beberapa perusahaan dapat atau harus berusaha untuk memberikan seluruh TI yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, sehingga pertanyaannya menjadi seberapa banyak teknologi harus tetap di dalam dan seberapa besar pula yang harus dikeluarkan untuk dialihdayakan,” ujar Irwin.

Irwin menyarankan tiga strategi untuk kesuksesan perusahaan maupun mitranya, yakni: 1). Pertahankan intelegensi, strategi, dan sistem pengetahuan kompetitif Anda di dalam perusahaan; 2). Lakukan alihdaya bervisi jangka panjang daripada keuntungan finansial jangka pendek; 3). Ambil posisi Anda - buat keputusan pada fungsi individu di dalam perusahaan.

Bostrom menyarankan bahwaperusahaan harus agresif dalam menegosiasikan berbagai kontrak dengan para penjual yang menunjukkan inovasi dan juga penghematan biaya. “Pastikan kontrak-kontrak tersebut mencakup perjanjiaan tingakt pelayanan dan komponen-komponen yang menghargai inovasi dan kepuasan pelanggan,” katanya.