Dewasa ini, sulit mengabaikan keberadaan Information Lifecycle Management (ILM). Boleh dibilang, hampir setiap vendor storage kini semakin gencar memromosikan strategi ILM. Banyak pula pengguna yang latah mengikuti tren dengan menggunakan istilah itu untuk menjelaskan segala upaya mereka dalam mengelola simpanan datanya yang terus tumbuh, mulai dari mensentralisasikan backup data sampai mengarsipkan database .

Namun, sejatinya ILM adalah suatu kombinasi proses, kebijakan dan teknologi, yang mengklasifikasikan informasi sesuai kebijakan perusahaan, menyimpannya dalam sebuah arsitektur storage yang berlapis, dan secara transparan memindahkan informasi tersebut sesuai dengan nilai informasi itu sendiri, kebutuhan proses bisnis, kebutuhan akses pengguna dan persyaratan mengenai proses mempertahankan atau membuang ( retention / deletion ) suatu informasi.

Jika digelar dengan tepat, suatu sistem ILM akan memastikan informasi tersebut berpindah ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat, sejalan dengan perubahan nilai informasi itu, dari saat informasi dibuat sampai informasi itu harus dihapus.

Sepintas, ILM memang sangat mirip dengan proses hierarchical storage management (HSM), yang banyak dijumpai pada dunia mainframe . Namun, di HSM, yang dikelola adalah file-file . Sementara, ILM mengelola data yang terstruktur, semi-terstruktur maupun tidak terstruktur dalam lingkungan yang heterogen dan terhubung dengan jaringan.

Jika di dalam HSM perpindahan data ditentukan berdasarkan ukuran obyektif, seperti seberapa sering pengguna mengakses data, maka dalam ILM, nilai informasi itu sendiri juga diperhitungkan. Hal itu dilakukan dengan menggunakan sejumlah parameter seperti umur data, frekuensi akses, tanggal terakhir data diakses, ukuran file , jenis file dan parameter-parameter yang disertakan atau dibuat administrator database .

Mengapa ILM?

Meski banyak dibicarakan, sejauh ini belum ada yang menerapkan ILM secara penuh dalam skala enterprise. Meski seluruh piranti lunak untuk migrasi data, storage resource management dan SAN management sudah tersedia di pasar, begitu juga policy engine , sistem manajemen dokumen dan archival tool untuk database, email dan file, bagian teknologi untuk mendukung ILM secara menyeluruh belum tersedia.

Membangun strategi ILM, seperti dikatakan Randy Kerns dari perusahaan analis storage Evaluator Group, merupakan upaya yang memakan waktu lima sampai tujuh tahun. Selain itu, juga membutuhkan dukungan dari seluruh bagian perusahaan maupun CEO.

Bahkan, menurut analis dari Enterprise Strategy Group, Steve Duplessie, di perusahaan yang penerapan TI-nya maju sekalipun, ILM masih sebatas dalam tahap perencanaan.

Lalu, mengapa perhatian pada ILM itu begitu besar? Meroketnya pertumbuhan data, tingginya biaya pengelolaan data dan munculnya regulasi-regulasi industri yang ketat, berperan besar dalam hal itu.

Dari segi kebutuhan terhadap kapasitas penyimpanan, sebagai gambaran kita bisa melirik hasil riset yang dilakukan IDC. Pada triwulan pertama 2005 saja, dari tahun ke tahun kebutuhan kapasitas untuk sistem disk storage eksternal tumbuh 58,6 persen menjadi 409 petabytes!

Dari sisi regulasi industri, hampir seluruh perusahaan kelas dunia kini harus memenuhi berbagai regulasi, tergantung dimana, bagaimana dan dengan siapa mereka melakukan bisnisnya. Di Amerika Serikat misalnya, regulasi Sarbanes-Oxley mensyaratkan sistem akuntansi perusahaan mempertahankan rekaman data tertentu minimal selama lima tahun. Sementara, regulasi perdagangan saham di AS, yang dikeluarkan SEC, mensyaratkan para broker/dealer mempertahankan dokumen komunikasi original, baik yang berformat kertas maupun elektronik, dan sanggup memroduksi atau mereproduksi data itu segera, melalui sarana electronic storage media.

Industri kesehatan pun tak luput dari regulasi serupa. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) mensyaratkan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan, misalnya pengelola rumah sakit, untuk menyimpan rekaman medis asli minimum selama lima tahun. Untuk beberapa kasus bahkan lebih lama lagi, yakni sekitar 10 tahun.

Di benua Eropa, Komisi Eropa tahun lalu mengusulkan arahan mengenai aturan audit untuk perusahaan-perusahaan di Eropa, yang kurang lebih mirip dengan Sarbanes-Oxley di AS. Sekalipun proses persetujuan regulasi masih tertunda, proposal ini akan berdampak luas dengan diharuskannya perusahaan menjamin akurasi audit perusahaan.

Regulasi-regulasi yang salah satu intinya menekankan aspek mempertahankan data tak cuma dijumpai pada regulasi industri keuangan saja. Di Inggris, tahun 2001 lalu diberlakukan undang-undang Anti-terrorism, Crime and Security memungkinkan pemerintah Inggris mengeluarkan code of practice bagi para penyedia jasa telekomunikasi, yang mengharuskan mereka mempertahankan data komunikasi dalam periode waktu tertentu.

Sementara itu, untuk regulasi yang berskala internasional, Anda tentu sudah mengetahui bahwa seluruh bank di dunia harus memenuhi persyaratan Basel II pada akhir tahun 2006. Tergantung dari jenis usahanya, keputusan regulasi masing-masing negara serta parameter risiko yang diperhitungkan, bank harus mempertahankan data historis transaksi sekurang-kurangnya dua sampai tujuh tahun.

Membangun strategi

Meski lonjakan volume data dan tuntutan regulasi industri yang semakin ketat sudah cukup menjadi pembenaran untuk menggelar ILM, para analis TI tetap mengingatkan agar perusahaan tidak serta merta menelan seluruh aspek ILM sekaligus. Alih-alih, perusahaan perlu menganalisis kebutuhan storage maupun penyimpanan informasinya, yakni dengan melakukan berbagai pembicaraan antar departemen di dalam perusahaan guna menentukan masing-masing kebutuhan untuk mempertahankan data, akses dan kecepatan pemanggilan datanya. Dalam jangka pendek, perusahaan perlu mengatasi terlebih dahulu pain points dalam storage -nya dengan teknologi dan kebijakan yang nantinya tetap sejalan dengan strategi storage yang lebih besar.

Pain points itu bisa jadi meliputi pertumbuhan volume e-mail yang tak terkendali, atau melambatnya kinerja database . Pengarsipan email ( e-mail archiving ) menurut analis Gartner, Ray Parquet, merupakan solusi yang tengah populer. Orang melakukan pengarsipan e-mail untuk meningkatkan kinerja atau menghemat ruang hard-disk atau untuk memenuhi ketentuan regulasi. Selain itu, pendekatan bertahap ini juga akan menjaga proyek penerapannya tetap terkendali dan mendorong return-on-investment (ROI).

Tahap-tahap awal pengembangan sebuah strategi ILM skala enterprise tidaklah mudah. Menurut Kerns, banyak pengguna yang nantinya akan meminta bantuan jasa profesional di tahap pengembangan strategi ini.

Paquet menyarankan untuk memberlakukan data-data Anda sebagai tiga kategori terpisah: data tak terstruktur, misalnya file; data semi-terstruktur, misalnya e-mail; dan data terstruktur, misalnya database . “Hal ini merupakan tiga permasalahan berbeda, yang memerlukan tiga teknologi berbeda dan tiga piranti berbeda pula,” jelas Paquet.

Selanjutnya, Anda bisa mengklasifikasikan data Anda ke tiga jenjang. Menurut Duplessie, jenjang itu dibuat sesuai dengan nilai dari informasi yang akan ditampungnya. Untuk masing-masing jenjang, Anda harus menentukan kebutuhan data tersebut dalam hal reliabilitas, disaster recovery, backup, retention , ketersediaan maupun kinerjanya. Baru kemudian kebutuhan tersebut dipetakan posisinya dalam infrastruktur storage Anda.

Tetapi, proses di atas tidak bisa rampung dalam sekali waktu. Pasalnya, nilai suatu data bisa berubah, sehingga Anda perlu membuat business policy yang mendukung perpindahan data ke lapisan storage yang lebih tinggi atau lebih rendah, sesuai kebutuhan. Untuk itu dibutuhkan policy engine, tool pencari maupun sistem lainnya untuk merekomendasikan data apa yang harus dipindahkan berdasarkan hasil analisis subyektifnya, dan mengotomasikan perpindahan data tersebut.

Memulai penerapan

Sejumlah perusahaan memang sudah mulai mengawali perjalanan panjangnya menuju penerapan ILM. Tak jarang, perusahaan tidak menyadari bahwa upayanya untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan datanya, ternyata, merupakan langkah awal penerapan ILM.

Hal itu dialami sendiri oleh Dan Morreale. Sebagai CIO di North Bronx Health Network, ia sadar bahwa pihaknya akan selalu kehabisan ruang storage . Ia pun sadar bahwa regulasi HIPAA juga akan berdampak pada cara perusahaan menyimpan datanya. Namun, ia tidak sadar bahwa upayanya untuk mengatasi masalah ini justru menggiringnya ke penerapan ILM.

Alih-alih menyimpan seluruh datanya yang berjumlah 100TB ke sebuah storage-area network (SAN) berbasis solusi EMC Symmetrix, Morreale memilih untuk membeli dua lapis storage tambahan yang lebih murah dan berkecepatan akses lebih lamban, yakni sistem Centerra dan Clariion, yang juga dibuat oleh EMC. Dengan arsitektur baru itu, data-data milik rumah sakit dapat berpindah antara lapis storage tergantung pada seberapa penting nilai data itu, seberapa lama data perlu dipertahankan dan seberapa cepat pengguna perlu mengakses data tersebut.

Morreale mengakui bahwa sistem yang dibangunnya memang belum sempurna. Pihaknya menggunakan EMC ControlCenter untuk memindahkan data secara manual. Pergerakan data secara otomatis, yang didasarkan policy atau aturan khusus baru akan diterapkan dalam setahun. Morreale pun akan cenderung menggunakan satu jenis piranti yang berada di bawah satu elemen pengendali, ketimbang mengelola berbagai rupa datastream SQL dan berbagai script yang digunakannya untuk meningkatkan kapabilitas ControlCenter. Ia pun akan membangun sebuah sistem yang bisa mengelola data sampai tingkat yang lebih rinci ketimbang menempatkan data sebagai blok-blok besar.

Peliknya membangun strategi ILM ini dirasakan Grant Thornton, sebuah firma akuntansi global. Seperti diakui Dave Johnson, direktur TI Grant Thornton , kesulitan itu dirasakan karena informasi yang akan dikelola terkait dengan banyak pihak di perusahaan itu. Perusahaan yang bermarkas di Chicago itu membentuk semacam satuan tugas untuk mengkaji alur informasi di 50 kantor cabang Grant Thornton yang ada di Amerika Serikat. Informasi tersebut, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik, termasuk informasi yang tersimpan di dalam notebook para karyawan. Informasi yang tersimpan di dalam notebook itulah, yang menurut Johnson, salah satu tantangan implementasi ILM di perusahaannya. Menurut dia, banyak informasi berharga yang justru tersimpan di notebook yang dimiliki Grant Thornton.

Menurut Johnson, untuk mengabaikan informasi yang tersimpan di dalam notebook pun tidak memungkinkan. “Apalagi jika dikaitkan dengan regulasi Sarbanes-Oxley, Anda harus tetap menyimpan informasi apapun yang terkait pekerjaan penting,” ujarnya.

Ia pun menerapkan strategi back-up terpusat untuk komputer-komputer yang dimiliki Grant Thornton. Selain itu, ia juga membangun sistem arsip post-engagement untuk proyek-proyek audit yang sudah selesai. Sistem arsip ini pun juga bersifat searchable , khususnya dalam kasus litigasi. Johnson pun menginginkan piranti-piranti otomatis yang berfungsi menghapus data ketika data itu tidak lagi dibutuhkan.

Perjalanan panjang

Sulitnya tahap awal ILM, memang membuat nyali menjadi ciut, apalagi dari segi teknologinya masih belum mapan dan masih mahal. Namun, apapun upaya yang dilakukan perusahaan untuk menganalisis informasi korporatnya ataupun memperbaiki manajemen datanya sudah merupakan langkah awal yang tepat menuju ILM.

Menurut Paquet dari Gartner, walaupun upaya yang dilakukan baru hanya mengklasifikasi data dan memahami pola penggunaan dan akses data, hal itu merupakan langkah yang penting. Bahkan, dengan hanya menempatkan data dalam suatu infrastruktur yang berlapis pun Anda sudah bisa mendapatkan penghematan biaya yang signifikan, klaim Paquet.

Kalaupun Anda belum siap membuat pilihan teknologi, banyak hal yang bisa dilakukan sebelum menerapkan ILM. “Tanpa ada aturan mempertahankan dan kebijakan perlakuan data yang dipikirkan secara matang, teknologi tidak bisa berbuat apa-apa,” ujar Morreale. Morreale juga mengakui bahwa pemindahan datanya masih secara manual dengan menggunakan EMC ControlCenter.

Senada dengan Morreale, Johnson dari Grant Thornton menilai sekalipun teknologi berperan dalam membantu mengelola data korporat, ia tetap menekankan perlunya metodologi mengenai bagaimana menyimpan dan mengarsipkan data. “Solusi (ILM) ini lebih fokus pada manusia dan proses, bukan pada masalah teknis,” ujarnya. Teknologi, menurut dia, hanya digunakan sebagai cara menyimpan data begitu Anda sudah menetapkan bagaimana data itu diperlakukan.

Dengan begitu, kita dapat memetik pelajaran bahwa ILM bukanlah suatu solusi implementasi big bang atau sekali jadi, yang melulu mengandalkan teknologi. Anda perlu melakukan perjalanan panjang atau long march untuk menerapkan ILM secara menyeluruh. Nah, siapkah Anda memulai perjalanan itu? aa