| Suatu ketika, seorang General Manager TI suatu Bank mengungkapkan, bahwa ketika terjadi Tsunami di Aceh beberapa waktu lalu, dalam waktu dua hari kemudian Bank tempatnya bekerja itu sudah beroperasi kembali, meski gedung kantor cabangnya terkena luapan air dan merusak seluruh perangkat dan jaringan komputernya. Di ketika lain, ada juga perusahaan keuangan yang gedungnya runtuh terkena gempa, namun layanan kepada nasabahnya dapat disediakan kembali dalam waktu singkat. Sementara itu, ketika Gedung BEJ terkena ledakan bom beberapa tahun lalu, kegiatan bisnis di gedung itu terhenti sama sekali selama 3 sampai 5 hari.
Dari kejadian yang berbeda ini, sebenarnya, kelangsungan kegiatan bisnis suatu perusahaan, utamanya yang telah menerapkan teknologi informasi (TI) secara komprehensif, tetap dapat dilakukan jika perusahaan tersebut membangun apa yang disebut dengan Disaster Recovery Center (DRC). DRC merupakan salah satu komponen penting dalam menjaga kelangsungan bisnis suatu perusahaan. Karena, dengan adanya DRC, yang merupakan ketersediaan sistem dan perangkat yang relatif hampir sama dengan sistem utamanya ( mirror ), memungkinkan kegiatan bisnis suatu perusahaan tetap dapat dilangsungkan seandainya sistem utamanya mengalami bencana atau kerusakan yang membutuhkan waktu lama untuk memperbaikinya.
Secara konseptual, upaya untuk menjaga kelangsungan kegiatan bisnis itu disebut sebagai business continuity. Karenanya, secara lugas dapat dikatakan bahwa business continuity adalah upaya untuk menjaga kelangsungan kegiatan bisnis suatu perusahaan, misalnya ketika terjadi bencana banjir, gempa bumi, kebakaran dan acaman lainnya, yang merusak sistem utama yang selama ini djalankan. Mungkin, sistem yang disediakan di DRC tidak seratus persen sama, hanya saja paling tidak 50% sampai 60% inti dari kegiatan bisnisnya tersedia dan dapat dioperasikan dengan baik.
Dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitip dewasa ini, business continuity bukan hanya suatu slogan yang enak didengar, melainkan memiliki arti penting dan sangat strategis bagi suatu perusahaan. Persoalannya, bagaimana menerapkannya dan langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan agar apa yang dibangun itu dapat memberikan manfaat yang optimal sebagaimana diharapkan.
Business continuity sesungguhnya memiliki cakupan makna yang luas, yang tak hanya terkait dengan ketersediaan DRC, terutama dalam menjaga kelangsungan bisnis suatu perusahaan. Namun, yang akan disoroti dalam kolom ini adalah utamanya DRC, yang memiliki nilai strategis bagi perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan TI secara luas dalam kegiatan bisnisnya. Meski faktor-faktor lainnya tak kalah penting dalam menjaga kelangsungan suatu bisnis.
DRC merupakan salah satu komponen penting, namun harus dilihat dalam cakupan yang luas. Artinya, membangun sistem DRC harus mempertimbangkan berbagai hal penting lainnya dan tidak hanya terpaku pada sistem DRC-nya saja. Beberapa pertimbangan penting tersebut, antara lain:
Pertama , mulai dari perencanaannya ( planning ). Apa saja proses-proses bisnis yang ada di sistem utama yang perlu dan harus dipindahkan ke sistem DRC. Sehingga, ketika terjadi masalah, sistem tersebut dapat segera dioperasikan dan memberikan pelayanan, termasuk fitur-fitur, yang sama dengan sistem utamanya. Dengan begitu, kontinuitas bisnis yang diharapkan akan terjadi.
Kedua , sistem ini akan memberi manfaat optimal, terutama karena perusahaan tersebut telah menerapkan sistem TI yang luas dan ko mprehensif. Dengan begitu, yang sangat penting adalah ketersediaan konektivitas yang dibutuhkan, yang menjamin terjadinya pengalihan operasional atau kegiatan bisnis dari sistem utama ke sistem DRC. Tanpa ketersediaan konektivitas yang sesuai, maka tak ada gunanya membangun sistem DRC yang canggih, karena pastilah tak akan berjalan sebagaimana diinginkan. Kalau pun terjadi delay dalam transfer data dari sistem utama ke DRC, misalnya, mestinya tidak terlalu lama, sehingga kualitas layanan yang tinggi tetap dapat disediakan.
Ketiga , lokasi sistem DRC tidak boleh terlalu berdekatan dengan sistem utamanya. Paling tidak, harus berjarak sekitar 25-30 kilometer, sehingga ketika terjadi suatu bencana atau kerusakan, tidak pada saat yang sama juga mengenai sistem DRC-nya. Menempatkan sistem DRC di tempat yang jauh, juga dimungkinkan. Hanya saja, yang perlu diperhatikan adalah kualitas dan kapasitas jaringan konektivitasnya.
Suatu ketika, kami pernah diminta untuk menyiapkan sistem DRC oleh suatu perusahaan peti kemas, yang lokasi awalnya cukup jauh. Namun, konektivitasnya belum tersedia dengan kapasitas yang dibutuhkan dan kami sudah menyarankan untuk ditingkatkan. Hanya saja, entah mengapa dalam ujicoba ternyata konektivitas tersebut belum ditingkatkan dan kapasitasnya tidak memadai. Kemudian kami memindahkannya ke lokasi yang lebih dekat, namun telah didukung oleh jaringan serat optik.
Keberadaan sistem utama dan DRC memang seharusnya tidak terlalu dekat, karena hal itu mungkin kurang menguntungkan. Bukan tidak mungkin jika terjadi sesuatu atau bencana, justru hal itu akan mengancam kedua sistem itu, yang tentu tidak sesuai dengan keinginan semula bahwa DRC merupakan sistem yang akan menggantikan jika sistem utamanya menghadapi bencana atau mengalami kerusakan. Bukankah yang diinginkan dari DRC adalah untuk menjaga kelangsungan bisnis?
Keempat , tersedianya aturan-aturan atau buku manual. Kalau terjadi bencana, maka kita tinggal mengambilnya dan langsung bisa mengetahui langkah pertama yang harus dilakukan itu apa?, langkah keduanya apa?, dan seterusnya. Itu harus di up-date , misalkan setiap tiga bulan diperbarui. Jika tidak, maka ketika suatu saat terjadi bencana, ternyata ketika melihat di manual sudah tidak cocok lagi karena kenyataannya tidak seperti itu, sudah berubah. Nah, hal ini yang kalau dilakukan oleh kalangan internal perusahaan, disiplinnya agak kurang. Untuk itu, diperlukan pihak ketiga, yang memang kerjaannya mengawasi dan menjaga, karena hal itu sangat kritikal. Kadangkala, hal ini kurang dihargai perusahaan, untuk hal kecil begini saja kok harus ditangani pihak lain.
Nah, dalam kaitan ini, apa yang ditawarkan oleh Hewlett-Packard ada beberapa hal. Pertama, melakukan beberapa persiapan, termasuk peyiapan infrastrukturnya. Lebih jauh lagi, bagaimana memindahkan business operation -nya dari satu tempat ke tempat lain. Artinya, merekam business operation yang ada sekarang ini untuk di pindahkan ke tempat lain. Kita juga melakukan survei mengenai apa yang dibutuhkan, termasuk apakah infrastrukturnya tersedia, sehingga operasi bisnisnya bisa berjalan dengan baik. Itu yang utama.
Kedua , sekarang ini kita mulai masuk ke IT related . Menjual solusi atau perangkat, melakukan perencanaan dan jasa konsultasinya, mempelajari line -nya, aplikasi–aplikasinya, kemudian databasenya, implementasinya dan sebagainya, termasuk hambatan-hambatan yang mungkin muncul. Sehingga, ketika dipindahkan dapat berjalan dengan baik.
Ketiga , menyediakan jasa untuk melakukan pengecekan, waktunya tergantung, karena bisa setahun 4 kali, setahun 3 kali, atau setahun 2 kali, juga melakukan semacam semulasi. Semuanya dicek total, sehingga pada saat kejadian semua dalam keadaan siap digunakan.
Mengenai fasilitas dan lokasinya, hal itu bisa disediakan di lokasi perusahaan, atau membangun sendiri, tetapi juga bisa di lokasi kita. Sekarang ini, kita punya fasilitas di Surabaya, yang bisa digunakan oleh customer , termasuk penyediaan komputer atau perangkat lainnya. Itu semua bisa dialihdayakan. Meski di Indonesia, alihdaya belum begitu populer. Untuk perusahaan-perusahaan yang menggunakan perangkat atau sistem dari berbagai vendor, maka kita yang melakukan koordinasinya ( project manager ).
Selain itu, kita juga menyediakan alihdaya pengelolaan perangkat, antara lain komputer desktop . Salah satu customer kita adalah BCA. BCA itu, sebetulnya, sudah tidak lagi fully outsourcing , tetapi kita menyebutnya services level agrement (SLA). Dia mau mengubah, menambah dan memperbaiki infrastrukturnya, tapi tidak perlu mempekerjakan orang baru lagi. Mungkin mengurangi orang-orang yang ada, untuk kemudian dialihkan ke tempat lain.
Saat ini, desktop management di BCA, boleh dikata sudah di- outsource ke HP. Dalam arti, BCA hanya membayar penggunaannya saja, ini yang kita sebut SLA. HP menyediakan dan memelihara semua desktop PC, sehingga siap digunakan. Dengan begitu, mereka tidak perlu lagi investasi di desktop , termasuk merawatnya kalau terjadi kerusakan, melainkan cukup menghubungi kami.
Ada juga pola lainnya, yakni mengalihdayakan operasional bisnis ke HP, sedang sebagain atau seluruh SDM-nya sebenarnya berasal dari perusahaan yang mengalihdayakan. Dalam hal ini, yang sebelumnya merupakan karyawan perusahaan lain, kemudian dialihkan ke HP untuk menangangani operasi bisnis perusahaan yang lama, tetapi sebenarnya mereka telah menjadi tanggungjawab pengelolaan HP. Pola seperti ini, memang tak mudah menanganinya karena berpotensi memunculkan beberapa masalah yang mungkin saja bisa bersifat kontra produktif terhadap kinerja yang diharapkan. Karenanya, perlu pola pembinaan yang berkala, biasanya 6 bulan sekali ada pertemuan atau team building dan lain sebagainya.
Untuk mendukung berbagai kegiatan bisnis service ini, HP memiliki 160 orang, termasuk engineer, konsultan, hingga tenaga administrasi. Di HP sendiri bisnis service ini memang di Indonesia boleh dikata masih baru. Namun kami melihat prospek ke depannya cukup baik, terutama perusahaan-perusahaan baru yang sejak awal berdirinya sudah memiliki visi yang jauh dalam menjalankan bisnisnya. Nah, outsourcing untuk berbagai operasional bisnisnya, biasanya, sudah dirancang sejak awal. Sementara, kalau perusahaan yang sudah lama, mungkin sedikit agak rumit, karena adanya kompleksitas tanggungjawab dan organisasinya.
Bagaimanapun, kalau kita berbicara business continuity, masalahnya memang tidak sederhana, karena hal itu menyangkut banyak aspek, dan yang pasti juga kelangsungan bisnis itu sendiri. Bayangkan saja, kalau ada suatu bank dengan nilai transaksi per harinya mencapai triliunan rupiah, jika sistem yang mendukung transaksi tersebut mati, katakanlah selama satu jam, dan tidak ada sistem pendukungnya (DRC), maka berapa besar kerugian yang diderita bank tersebut.
Nah, untuk perusahaan-perusahaan yang berskala besar, yang berkeinginan untuk membangun sendiri sistem DRC-nya, maka di sanalah HP menjual jasa konsultasinya. Bagaimana men design , men set-up sistem yang baru, dan sebagainya.
Johanes A. Gianto, Managing Director, Hewlett-Packard Indonesia
|
