Bencana datangnya tak terduga. Dalam hampir satu tahun belakangan ini, alam memang lagi menunjukkan kemurkaannya. Dari tsunami yang menimpa Aceh akhir tahun lalu, topan Katrina dan Wilma yang memorakporandakan wilayah selatan dan tenggara AS, serta gempa besar yang melanda Kashmir di Pakistan. Selain korban jiwa dan harta benda, dampak paska bencana pun tak kalah berat. Lumpuhnya ratusan bahkan ribuan usaha kecil dan menengah (UKM), dan besar juga sangat mempengaruhi ekonomi.

Bagi perusahaan UKM, dampak bencana alam terasa lebih berat. Mungkin banyak dari perusahaan itu yang benar-benar kehilangan segalanya, sehingga sulit untuk bangkit.

Kalaupun ada asuransi, yang dicakup sebagian besar adalah sarana fisiknya saja. Bagaimana dengan aset digitalnya? Kini banyak UKM yang menyimpan informasi penting, baik keuangan maupun data pelanggan, dalam bentuk digital, tersimpan di hard-drive maupun media penyimpan lainnya. Kalau informasi ini tak terselamatkan, mungkin dibutuhkan waktu berbulan-bulan untuk mengembalikan seluruh informasi tersebut agar usaha kembali berjalan.

Bagi perusahaan besar, masalah perlindungan informasi ini mungkin sudah tertata jauh lebih baik. Dari jauh hari mereka sudah mengantisipasi berbagai kemungkinan yang dapat mengancam keselamatan aset digital mereka, baik dari bencana alam maupun serangan teroris.

Contohnya Lehman Brothers, sebuah perusahaan keuangan raksasa, yang kantor pusatnya luluh lantak bersamaan runtuhnya menara kembar WTC pada serangan 11 September 2001 di New York . Meski porak poranda, toh pada hari itu juga bagian treasury -nya masih sanggup menjalankan fungsi cash-management . Bahkan, keesokkan harinya, perusahaan ini sudah memperdagangkan produk fixed-income -nya. Kurang dalam seminggu, 400 online trader -nya sudah siap melakukan transaksi jual-beli saham di bursa New York . Hal itu mungkin terjadi karena perusahaan ini memiliki disaster recovery di dua tempat, satu di New Jersey dan satunya lagi di London , Inggris. Di kedua tempat itulah tersimpan backup informasi penting milik perusahaan.

Memang, itulah keistimewaan yang dimiliki perusahaan-perusahaan besar, yang dengan kocek tebalnya sanggup membangun sendiri disaster recovery center -nya. Atau, menyerahkannya ke pihak ketiga, seperti IBM dan Sungard, guna mengamankan data mereka, membantu memulihkan diri dari bencana, dan bahkan membantu mendirikan kantor sementara lengkap dengan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi yang dibutuhkan.

Bagi perusahaan sekelas UKM, fasilitas disaster recovery seperti yang dimiliki perusahaan-perusahaan besar, mungkin tidak terjangkau. Namun, bukan berarti mereka tidak bisa membuat rencana untuk mengantisipasi bencana.

Bencana seperti tsunami, gempa atau badai skala besar termasuk peristiwa langka. Namun, bukan berarti ketika alam sedang ramah, bencana tidak akan terjadi. Misalnya Anda berkantor di rukan, bisa saja terjadi rukan tetangga Anda mengalami kebakaran yang merembet ke tempat Anda. Atau, kantor Anda berada di daerah rawan banjir, misalnya.

Nah , dalam menghadapi kejadian seperti ini, salah satu langkah antisipasi paling mudah dan sederhana, dan bisa dilakukan oleh perusahaan manapun, adalah mmbuat cadangan data. Seperti diungkapkanRobert Boyd, CEO Agility Recovery Solution , dengan memiliki copy catatan bisnis, seperti data akuntansi, dokumen-dokumen penting, maupun copy email bisnis, bisa membuat perbedaan yang signifikan antara menjaga perusahaan tetap bertahan atau bubar.

“Kalau Anda tidak menyimpan data dengan baik, sulit mengatasi bencana yang tiba-tiba terjadi,” ujarnya. “Bisa jadi Anda tidak lagi mengetahui siapa saja pelanggan Anda, seberapa besar hutang mereka, atau bagaimana menagihnya. Bahkan, Anda bisa tidak mengetahui lagi inventaris perusahaan.”

Namun, memiliki copy backup data saja menurut Boyd tidak cukup. Copy backup itu harus tersimpan di tempat lain yang aman. Pemilik atau eksekutif perusahaan yang membawa copy tersebut ke rumah, atau menyimpan ke dalam kotak safe deposit biasanya sudah cukup memadai untuk mengantisipasi bencana kecil. Namun, untuk menghadapi bencana yang sifatnya regional, seperti gempa atau tsunami, copy backup mungkin perlu di simpan di wilayah lain, atau propinsi lain.

Selain itu, menurut Boyd, Anda memerlukan infrastruktur, yang tentunya berlokasi di luar kantor Anda, untuk me- recover backup data , dan kemudian menggunakannya agar roda bisnis tetap berjalan. Memiliki komputer backup , yang berisi aplikasi-aplikasi standar, seperti word processing, spreadsheet dan email dalam beberapa kasus sudah cukup memadai. Namun, jika usaha Anda menjalankan aplikasi khusus, seperti misalnya aplikasi akuntansi, ada baiknya komputer backup Anda juga memiliki aplikasi-aplikasi seperti ini. Komputer backup ini bisa Anda tempatkan di lokasi-lokasi yang Anda yakini cukup aman, misalnya kantor rekanan, atau bahkan kerabat dekat yang Anda percayai.

Planning dan exercise

Perencanaan juga merupakan bagian penting dari strategi disaster recovery untuk perusahaan kecil. Menurut Boyd, perencanaan ini meliputi pengumpulan informasi yang rinci untuk menghubungi karyawan-karyawan Anda dalam keadaan darurat. Selain itu, perencanaan ini juga meliputi latihan praktik menjalankan langkah-langkah disaster recovery yang Anda bangun.

Yang tak kalah penting, untuk perusahaan kecil sekalipun, disaster plan ini perlu dituangkan secara tertulis dan dibagi ke seluruh karyawan. Perencanaan ini memuat rincian peran dan tanggungjawab masing-masing karyawan pada saat bencana maupun paska bencana. Rincian itu meliputi kemana backup data dikirim, lokasi berkumpul paska bencana, komunikasi antar karyawan, dan di mana lokasi alternatif untuk menjalankan perusahaan. Selain itu, copy backup pun perlu dicoba untuk di- restore , guna memastikan bahwa backup tersebut memang benar-benar bisa berfungsi.

Perencanaan menghadapi bencana tidak hanya berhenti sampai di situ. Anda tidak hanya perlu menjaga bisnis tetap berjalan, tapi juga mengamankan informasi yang tertinggal di lokasi kantor yang terkena bencana. Seandainya infrastruktur komputer milik perusahaan Anda selamat dari bencana, namun Anda tidak bisa menjangkau kantor karena seluruh akses jalan tertutup, tentunya hal ini akan berisiko terhadap keamanan informasi perusahaan.

Ini berarti Anda harus menempatkan sistem security yang memadai untuk komputer Anda. Selain menggunakan user name dan password yang aman, data dan informasi yang tersimpan di komputer juga perlu di-enkripsi, khususnya untuk informasi-informasi yang bersifat sensitif. Pengamanan tersebut juga berlaku pada perangkat-perangkat mobile yang bisa menyimpan data atau informasi bisnis, seperti PDA, smartphone dan notebook . Dalam kondisi evakuasi, perangkat-perangkat mobile seperti ini sangat rentan hilang atau jatuh ke tangan orang lain.

Bencana memang terkadang tak bisa dihindari atau ditolak. Namun, dengan membangun disaster recovery plan yang tepat, sosialisasikan ke kalangan karyawan, serta latihan yang rutin, setidaknya bisa membuat perusahaan Anda memiliki kemungkinan lebih besar untuk bangkit kembali paska bencana. arief

SIDE BAR

Berbagai Pilihan Strategi Backup

CD dan DVD. CD, dan belakangan DVD, merupakan media backup yang lazim digunakan saat ini. Penyimpan dan recovery file-file tertentu dapat dilakukan dengan cepat, dan media ini tersedia secara melimpah dan murah. Masalahnya, dari sisi kapasitas, satu keping CD atau DVD relatif terbatas.

Attached storage. Opsi lainnya yang cukup handal dan murah adalah hard drive eksternal, yang terhubung ke sebuah komputer melalui port USB atau jaringan. Seperti halnya perangkat storage data lainnya, penggunaannya akan lebih optimal jika back up dilakukan sesering mungkin dan kemudian hard drive ini “diamankan” ke lokasi sekunder yang lebih aman.

Online backup. Opsi lain yang relatif baru adalah online backup (melalui Internet). Para penyedia layanan ini mengklaim backup dengan cara ini lebih mudah dan aman, karena semuanya berlangsung otomatis sehingga meminimalkan human error .

Sisi negatifnya, opsi ini lebih mahal dan kecepatan total recovery -nya sangat bergantung kecepatan koneksi yang kita miliki. Setidaknya dibutuhkan koneksi sekelas broadband atau T1 agar proses berlangsung lancar.

Di AS, layanan ini mulai cukup populer. Sejumlah situs yang menyediakan layanan ini misalnya: ibackup.com, livevault.com, amerivault.com, usdatatrust.com, backupdirect.net (Inggris), dan banyak lagi.

Tapes. Tape atau data tape adalah salah satu cara efisien untuk mem backup data. Murah, kapasitasnya sangat besar dan penggunaannya cukup luas. Seperti halnya kaset, informasi tersimpan secara berurutan di atas pita magnetik. Artinya, file tersimpan dalam urutan kronologis, sehingga proses file retrieval pada saat full recovery bisa lebih nyaman. Namun, seperti halnya kaset, perawatannya mesti ekstra hati-hati, karena media ini rentan terhadap kondisi cuaca dan lembab. Kalau perawatannya ‘jorok', maka data pun hilang.