Ir. Cahyana Ahmadjayadi, Direktur Jenderal Aplikasi Telematika, Depkominfo

Untuk mendukung tekad pemerintah dalam memberantas korupsi dan kemungkinan penyelewengan lainnya, khususnya di lingkungan instansi pemerintah, melalui Dekominfo pemerintah akan segera merealisasikan penerapan proses pengadaan barang dan jasa berbasis elektronik, yang disebut sistem e-procurement . Sistem yang sudah banyak diterapkan di lingkungan perusahaan swasta, karena dinilai mampu menyediakan suatu sistem penyediaan dan pembelian barang yang efisien, obyektif, dan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi, kini mulai disosialisasikan. Sistemnya sendiri sudah tersedia dan siap diterapkan.

Diperkirakan tak kurang dari 20 instansi pemerintah akan mulai menerapkan sistem e-procurement pada tahun 2006 ini, sambil menunggu terbitnya peraturan presiden mengenai pengadaan barang di lingkungan instansi pemerintah. Untuk mendukung hal itu, dikabarkan pemerintah juga bertekad merampungkan regulasi lain terkait bidang telematika, yaitu RUU Informasi dan Transaksi Elektronika (ITE) dan e-Government .

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai hal tersebut, e-BizzAsia berkesempatan mewawancarai Cahyana Ahmadjayadi , Dirjen Aplikasi Telematika (Aptel), Depkominfo . Berikut petikan selengkapnya:

Mengapa sistem e-procurement yang dipilih untuk diterapkan di lingkungan instansi pemerintah?

Inpres No. 5 menegaskan perlunya upaya “Percepatan Pemberantasan Korupsi”. Pemerintah berpendapat, bahwa selain adanya upaya-upaya hukum, juga diperlukan langkah-langkah strategis melalui penerapan solusi yang tepat. Solusi yang sistemik, dan bukannya penanganan case-by-case . Untuk itu, diperlukan proses pengadaan, khususnya government procurement , yang bisa memberikan transparansi, akuntabilitas, dan proses yang terbuka. Kasus–kasus korupsi yang terjadi selama ini, lebih dikarenakan tidak adanya sebuah proses pengadaan yang transparan. Kalau sekarang ditekadkan untuk dijalankan, itu lebi menunjukkan ada political will yang kuat dari pemerintah untuk mengatasi masalah tersebut.

Diterapkannya proses e-procurement diharapkan akan menjadi solusi yang tepat. e-Procurement sendiri adalah proses yang memanfaatkan teknologi informasi (TI), yang di dalamnya mengandung nilai–nilai transparansi, efisiensi dan keterbukaan. Penerapannya, nantinya, tidak hanya di lingkungan pemerintah pusat, melainkan juga instansi dan pemerintahan daerah, provinsi, kota , dan kabupaten diikuti dengan puluhan ribu unit kerja di bawahnya. Di Depertemen Keuangan misalnya, paling tidak ada sekitar 13,000 unit kerja di seluruh Indonesia, dan di setiap unit ini juga ada program–program pengadaan.

Apa yang menjadi tugas Depkominfo?

Kami ditugaskan untuk menyiapkan aplikasi e-procurement -nya. Namun, hal itu harus ada payung hukumnya, supaya prosesnya mengikuti ketentuan–ketentuan tentang tata cara pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintah. Payung hukumnya adalah Kepres No. 80 tahun 2003, tentang tata cara pengadaan barang dan jasa.

Saat ini, kami sudah membuat aplikasi e-procurement yang sesuai dengan payung hukum tadi, istilahnya comply dengan Kepres No. 80. Sistem tersebut berisi modul–modul yang dibutuhkan agar sebuah sistem e-procurement dapat berlangsung sesuai dengan kaidah–kaidah e-procurement dan sesuai dengan Kepres.

Apa yang menjadi prioritas penerapannya?

Masalahnya kan sangat luas. Depkominfo berupaya menyiapkan model-model aplikasi atau software yang menyangkuat e-procurement . Solusinya bisa diterapkan di mana saja. Kita juga menggandeng Depkeu dan BAPPENAS untuk menyusun payung hukumnya yang sesuai dengan Kepres No. 80 dan e-procurement akan merupakan bagian dari ketentuan tentang tata cara pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Dengan telah disiapkannya sistem dan perantilunaknya, maka Depkominfo menerbitkan surat edaran tentang SEPP (Sistem E-Procurement Pemerintah), guna menawarkan kepada seluruh instansi pemerintah yang akan menggunakan solusi tersebut.

Bisa dijelaskan lebih rinci mengenai SEPP?

Di dalam SEPP ini ada modul-modul, salah satunya modul untuk vendor. Dengan modul ini, para vendor yang akan menjadi peserta tender diharuskan mendaftarkan mengenai perusahaannya dan semua yang terkait dengan produk atau jasa yang dilayaninya. Prosesnya cukup simpel dengan pola one-stop registration. Artinya, setiap vendor hanya cukup mendaftarkannya sekali saja, one-time registration. Semua data disimpan di database, sehingga setiap mengikuti tender vendor tidak harus memasukkan kembali data mengenai perusahaan, produk dan jasanya. Sistem itu disebut Vendor Management System (VMS).

Kemudian, ada modul lainnya, yakni yang terkait dengan barang atau jasa perusahaan, yang disebut e-catalogue . Katalog ini akan berisi semua produk atau jasa yang disediakan vendor, yang bila ikut dalam suatu tender, maka acuannya akan ke situ. Karena produk atau jasa yang ditawarkan bisa bertambah atau berkurang, maka e-catalogue ini memungkinkan untuk direvisi.

Artinya, SEPP juga memuat Daftar Rencana Pengadaan?

Ya. Di masing-masing departemen atau institusi, ada satuan kerja yang disebut panitia pengadaan. Satuan kerja, yang mempunyai fasilitas pengadaan itu, bisa juga melakukan proses pengadaan online . Sehingga, vendornya bisa datang dari mana saja.

Karenanya, kita sepakat dengan Depkeu dan BAPPENAS, kini saatnya kita menyediakan yang namanya “Daftar Rencana Pengadaan” dan itu bisa diumumkan dan diakses dari mana saja. Selain itu, perusahaan juga bisa mendaftar sebagai calon peserta tender dari mana saja, dan tidak hanya dari fasilitas Internet di kantornya, melainkan bisa juga dari Warnet dan sebagainya. Dengan begitu, vendor bisa lebih efisien.

Setelah melalui proses pendaftaran, maka akan dilakukan sejumlah tahapan proses, misalnya tahapan verifikasi, pemasukan penawaran. Sementara, kalau dokumen teknis dan segala macamnya itu kan bisa dimasukkan kemudian, dan dilihat, untuk seterusnya dibahas oleh panitia pengadaan. Begitu memenuhi spesifikasi, vendor diminta untuk menawarkan berapa harganya. Nah, sistem ini menciptakan peluang yang lebih besar. Bisa saja prosesnya dilakukan di Jakarta , namun pemasoknya bisa dari Manado , Medan , Palembang atau, bahkan, dari luar negeri. Tentu ada kalkulasi biayanya, misalnya biaya penanganan dan angkutnya kalau itu disediakan dtempat lain.

Hal itu nantinya memungkinkan orang lain bisa melakukan komparasi harga?

Ya, karena dengan dilakukannya proses pengadaan seperti itu, orang lain bisa belajar. Misalnya, pengadaan mebel di Maumere, begitu juga di Medan , bisa dilihat hasilnya, sehingga bisa dilakukan komparasi, nilainya seperti apa. Jadi akan menciptakan proses yang efisien, karena secara otomatis orang dapat melakukan komparasi harga-harga. Jangan sampai pembelian produk yang sama, yang satu di pemerintah Bekasi, dan yang lainnya di pemerintah Bogor , harga pembeliannya berbeda jauh. Misalnya, di Bekasi harganya Rp. 500,000, sementara di Bogor hanya Rp.200,000. Itu, kan artinya terjadi mark-up .

Di sinilah sebetulnya arti penting transparansi, selain juga menciptakan efisiensi. Hal semacam ini sudah dilaksanakan di Malaysia , yang mereka sebut sistem e-perolehan. Malah, pengelolanya ada juga yang swasta.

Produk atau jasa apa saja yang bisa menggunakan solusi ini?

Sistem e-procurement pemerintah ini memungkinkan semua item ditenderkan, kecuali jika ada ketentuan bahwa untuk pembelian sebesar 50 juta rupiah dilakukan dengan pembelian langsung, sedang di atas 50 juta rupiah harus melalui tender. Di Malaysia semua item ada, dan sistem ini juga sama seperti itu. Tetapi, harus diperhatikan bahwa untuk barang–barang tertentu, bisa jadi tidak mungkin diumumkan dalam tender seperti itu. Misalnya, untuk pembelian persenjataan, yang menyangkut data dan informasi rahasia negara.

Apakah penerapannya dilakukan secara nasional?

Nasional, malah mungkin internasional. Kalau menyangkut jaringan global, itu kan ada ketentuannya di Kepres No. 80, bahwa perusahaan peserta tender harus memiliki perusahaan yang berdomisili di Indonesia . Untuk proses-proses tertentu, kecuali untuk kepentingan ICB ( International Competitive Building ), kan ada persyaratan khusus. Tetapi, kalau diadakan di Indonesia , barangnya barang Indonesia , dan perusahaannya berdomisili di Indonesia . Walaupun orangnya ada di Amerika, bisa saja dia melihat web site kita, dan ikut tender.

Sekarang ini, tahap-tahapan apa saja yang sudah dilakukan?

Kita telah melakukan sosialisasi kepada instansi pemerintah atau departemen. Selain itu, sistem yang kita buat terbukti berjalan dengan baik dan fully comply dengan Kepres No. 80 Tahun 2003. JUga, ada satu modul yang disebut reverse auction , yang memungkinkan dilakukannya cost bidding , yakni proses pengajuan penawaran harga kembali, tentu dalam rentang waktu tertentu, misalnya satu jam. Sehingga dalam satu jam itu, masing-masing vendor akan memberikan tawaran harganya, yang memungkinkan diperoleh harga terbaik.

Sementara, dalam Kepres No.80 Tahun 2003, yang saat ini berlaku, hal itu tidak diperkenankan, misalnya di pasal 16 disebutkan bahwa penawaran harga hanya dapat dilakukan sekali saja. Tapi kalau nanti ada ketentuan–ketentuan tentang reverse auction, maka bisa dilakukan cost bidding lebih dari satu kali penawaran. Ini merupakan upaya untuk mencari harga terbaik, nilai yang kompetitif, karena kita umumkan juga mengenai harga patokan, harga referensinya, sehingga vendor bisa menawar di sekitar harga itu.

Apakah tak mungkin perusahaan yang dimiliki orang yang sama ikut e- auction ?

Di dalam Vendor Management System itu sudah sangat jelas, alamatnya di mana, pemiliknya siapa, juga direksi dan komisarisnya siapa. Dulu kan ada orang yang mempunyai 20 perusahaan, dimana ada tender perusahaannya saja yang menjadi peserta, meski namanya berbeda-beda. Sekarang ini, mau membawa 20 bendera, it's no way . Itu tidak mungkin, kita akan tolak dan langsung diverifikasi. Karenanya kita menerapkan sistem one-time registration . Dengan begitu, jelas akan menciptakan pemerataan, karena semakin terbuka untuk diikuti oleh siapa saja yang memenuhi persyaratan.

Kalau dulu, kan ada tender arisan. Sekarang justru tidak, karena ini terbuka semua. Nanti kita umumkan siapa calon peserta, siapa peserta tender, dan siapa pemenangnya. Ada juga waktu sanggah. Itu pula sebabnya, pada tahap awal pendaftaran harus dilakukan vendor verification secara teliti.

Apakah ada keharusan untuk menerapkan sistem e-procurement ini?

Dengan dilakukannya sosialisasi, sebagian malah sudah merespon dan akan menerapkannya tahun ini. Beberapa departemen tertarik untuk menerapkannya, antara lain departemen Pertanian, Keuangan, pemerintah DKI dan Pekerjaan Umum, yang memiliki kebutuhan spesifik, misalnya itu terkait dengan pekerjaan konstruksi. Sosialisasi yang dilakukan, juga dapat diikuti dengan pelatihan langsung, karena bagaimana pun mereka harus familiar dengan sistemnya, dan juga cara pengoperasiannya. Surat edarannya sendiri sudah dikeluarkan pada 16 Desember 2005.

Di lingkungan pemerintahan, propinsi Yogyakarta tertarik untuk menerapkannya. Sebenarnya, inisiatif seperti ini sudah dilakukan oleh pemerintah Surabaya , dan mereka sudah mempunyai pengalaman lebih panjang dari pada kita. Pemerintah kota Surabaya sudah memulainya sejak tahun 2003. Jadi, mungkin sudah ribuan kali dilakukan proses pengadaan. Mereka malah sudah mempunyai Vendor Management System yang lebih lengkap, sekarang ini.

Apa targetnya untuk satu atau dua tahun ke depan?

Saya menyadari bahwa untuk menerapkan suatu sistem berbasis TI, diperlukan kompetensi tertentu. Tidak semua instansi pemerintah bisa menerapkannya, jadi perlu ada tahap–tahapannya. Pertama , kita akan mulai dengan e-announcement, pengumuman secara elektronik. Dekominfo bekerjasama dengan BAPPENAS dan Depkeu akan menggelola web site khusus, yang di dalamnya berisi pengumuman–pengumuman tender–tender pengadaan barang pemerintah.

Ada dua hal yang di umumkan. Pertama , rencana pengadaan barang dan jasa, kemudian kedua , pengumuman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Pengumuman rencana pengadaan barang dan jasa berisi rincian barang yang akan dibeli dan anggarannya berapa. Itu diumumkan ke publik.

Berikutnya adalah pengumuman pelaksanaan pengadaan, yang juga dibagi dua: Pertama , yang telah selesai dilaksanakan. Jadi, kalau kita pakai tahun sekarang, maka hasil tahun lalu kita umumkan, pemenang tendernya adalah A. Kedua , yang sedang berjalan. Yang sedang berjalan di setiap departemen akan diumumkan, saat ini mungkin setiap triwulan. Diharapkan semua itu bisa selesai tahun 2009.

Agar mereka bisa masuk dalam proses e-procurement ini secara utuh, setidaknya dibutuhkan empat kesiapan. Pertama , kesiapan sumber daya manusianya, khususnya panitia pengadaan. Mereka harus memahami proses dan sistemnya, sehingga mampu menjelaskan berbagai hal yang terkait dengan proses pengadaan itu. Juga dibutuhkan ketelitian dalam mengisi data dan informasinya. Jadi, harus ada capacity building . Kedua , infrastrukturnya. Artinya, instansi atau unit kerja yang menyelenggarakan e-procurement harus mempunyai komputer, web site dan sistem online , sehingga orang bisa melakukan pendaftaran dan bidding dari mana saja.

Ketiga , ada payung hukum yang terkait dengan kepres No. 80 atau amandemen penyempurnaanya. Keempat , tentu ada biayanya, baik untuk pengadaan maupun pelatihan SDM, termasuk pelatihan TOT ( Training for the Trainer ), kemudian biaya infrastruktur. Namun, yang juga penting adalah change management , karena bagaimana pun diperlukan kesiapan mental dan dilakukannya perubahan yang sesuai dengan kebutuhan. Karena, selain bertujuan menciptakan good governance , juga meningkatkan daya saing bangsa, dalam artian pengelolaannya dilakukan secara profesional.